È politica di SoftSpark Services s.r.l. che tutti i membri del personale partecipino attivamente a prevenire che i servizi di SoftSpark Services s.r.l. siano sfruttati da criminali e terroristi per scopi di riciclaggio di denaro o utilizzati per finanziare attività terroristiche attraverso vincite ottenute tramite scommesse sul sito web dell'azienda. Questa partecipazione ha come obiettivi:
- Garantire la conformità di SoftSpark Services s.r.l. con tutte le leggi applicabili, strumenti normativi e requisiti dell'ente di vigilanza pertinente
- Proteggere l'azienda e tutto il suo personale dai rischi associati a violazioni di leggi, regolamenti e requisiti di vigilanza
- Preservare il buon nome di SoftSpark Services s.r.l. contro il rischio di danni reputazionali presentati dall'implicazione in attività di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo
- Contribuire positivamente alla lotta contro il crimine e il terrorismo Per raggiungere questi obiettivi, è politica di SoftSpark Services s.r.l. che:
- Ogni membro del personale deve soddisfare i propri obblighi personali in base al proprio ruolo e posizione all'interno dell'azienda
- Le considerazioni commerciali non devono mai avere la precedenza sugli impegni di SoftSpark Services s.r.l. contro il riciclaggio di denaro
- L'azienda deve nominare un Responsabile della Segnalazione del Riciclaggio di Denaro (MLRO) e un dipendente designato per garantire la continuità durante la sua assenza, e devono ricevere tutta l'assistenza e la cooperazione da parte di tutti i membri del personale nello svolgimento dei compiti delle loro nomine. Qualsiasi riferimento a MLRO in questo documento includerà quello del dipendente designato nel caso in cui il MLRO sia temporaneamente assente.
SoftSpark Services s.r.l. ritiene che prima di implementare la sua Procedura di Gestione delle Frodi, sia essenziale identificare cosa sia, da un lato, il riciclaggio di denaro e cosa, dall'altro, costituisca il finanziamento del terrorismo.
Il riciclaggio di denaro è il movimento o il nascondimento dei proventi criminali con l'obiettivo di oscurare il legame tra il crimine e i fondi generati, in modo da poter usufruire dei profitti del crimine. Pertanto, l'obiettivo finale è quello di oscurare la fonte dei fondi.
Il finanziamento del terrorismo è il processo di rendere disponibili fondi o altri beni, direttamente o indirettamente, a gruppi terroristici o terroristi individuali per supportarli nelle loro operazioni. Questo può avvenire attraverso fondi derivanti da fonti legittime o da una combinazione di fonti lecite e illecite. Infatti, il finanziamento da fonti legali è una differenza chiave tra le organizzazioni terroristiche e le organizzazioni criminali tradizionali coinvolte in operazioni di riciclaggio di denaro. Anche se sembrerebbe logico che il finanziamento da fonti legittime non necessiti di essere riciclato, c'è comunque spesso la necessità per i terroristi di oscurare o mascherare i legami tra l'organizzazione o il terrorista individuale e le sue fonti di finanziamento legittime. Pertanto, il finanziamento del terrorismo riguarda principalmente l'oscuramento del destinatario finale dei fondi.
In alcuni casi in cui è necessario sollevare una STR o SAR, la comunicazione dovrà essere ridotta al minimo a causa di mandati legali. Tali casi in cui sono coinvolte terze parti possono talvolta richiedere molto più tempo del solito e non abbiamo visibilità o la capacità di accelerare tali procedure. A volte, sono coinvolte diverse parti, aggiungendo ulteriormente al tempo di risoluzione. Alcuni casi e incidenti richiedono anche una revisione da parte della gestione o legale, aumentando così i tempi di risoluzione.
In base alle leggi applicabili, SoftSpark Services s.r.l. adotta un approccio basato sul rischio. Identifica e analizza quindi i suoi rischi e successivamente utilizza misure, politiche, controlli e procedure per ridurre al minimo i rischi indesiderati, tra cui quelli relativi al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo. L'approccio consente flessibilità e discrezione significativa da parte di SoftSpark Services s.r.l.. Questo comporta una responsabilità significativa. Spetta a SoftSpark Services s.r.l. dimostrare tramite documentazione adeguata, inclusa ma non limitata a un processo di analisi del rischio, che ha valutato tutti i rischi e messo in atto misure adeguate per controllare questi rischi. In questo contesto, questa politica delinea i passaggi specifici che SoftSpark Services s.r.l. adotterà per garantire che la sua condotta sia in linea con l'Approccio Basato sul Rischio in merito alla considerazione e identificazione di quei rischi che incidono direttamente sul riciclaggio di denaro e sul finanziamento del terrorismo.
La gestione del rischio comporta:
- riconoscimento dell'esistenza del rischio
- svolgimento di una valutazione del rischio, e
- implementazione di sistemi e strategie per gestire e controllare i rischi identificati.
Non c'è dubbio che l'attività di gioco a distanza sia considerata rischiosa. Tuttavia, la valutazione del rischio identificherà i rischi chiave che l'azienda affronta e il livello di questi rischi, in modo che, di conseguenza, vengano adottate le misure necessarie per gestire e controllare i rischi identificati. Questa procedura specificherà i controlli e i processi da seguire per garantire che i rischi che SoftSpark Services s.r.l. ha identificato e che affronterà come parte delle sue operazioni non si materializzino. La valutazione del rischio organizzativo di SoftSpark Services s.r.l., che deve essere approvata dal Consiglio di Amministrazione, prende in considerazione i seguenti fattori:
- Rischio di Prodotto/Servizio/Transazione
Alcuni prodotti/servizi/transazioni di gioco sono più vulnerabili allo sfruttamento criminale rispetto ad altri. Questi includono, ad esempio, prodotti o servizi di gioco che consentono al cliente di influenzare l'esito di un gioco, sia da solo che in collusione con altri.
- Rischio di Interfaccia
Questo si riferisce al canale attraverso il quale SoftSpark Services s.r.l. stabilisce una relazione commerciale e/o attraverso il quale vengono effettuate le transazioni. Le interazioni non faccia a faccia, come nel caso dell'interfaccia commerciale di SoftSpark Services s.r.l., non sono più considerate automaticamente ad alto rischio, purché vengano adottate misure e controlli tecnologici per affrontare il rischio aumentato di frode d'identità o impersonificazione. SoftSpark Services s.r.l. si assicurerà di adottare un buon mix di metodi di verifica basati sia su fonti documentali che elettroniche come menzionato di seguito, per contrastare i rischi menzionati. Ad esempio, sebbene SoftSpark Services s.r.l. utilizzi database elettronici, è ben consapevole che i database confermano solo che i dettagli identificativi forniti corrispondono a quelli di una persona reale, e non che il cliente sia effettivamente quell'individuo. La fornitura di documenti di identificazione aggiuntivi fornirà ulteriori prove che SoftSpark Services s.r.l. era giustificata nel considerare che il cliente è effettivamente la persona che sostiene di essere.
- Rischio Geografico
Questo è il rischio posto a SoftSpark Services s.r.l. dalla posizione geografica dei clienti, ma anche dalle posizioni geografiche dei suoi fornitori e fornitori di servizi. L'elemento da considerare in relazione a questa procedura di gestione delle frodi è principalmente quello attribuibile ai clienti e alla fonte dei fondi dei suddetti clienti. La nazionalità, la residenza e il luogo di nascita di un cliente devono essere presi in considerazione poiché potrebbero indicare un rischio geografico aumentato. I paesi che hanno un sistema debole di lotta al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo, i paesi noti per soffrire di un livello significativo di corruzione e i paesi soggetti a sanzioni internazionali in relazione al terrorismo o alla proliferazione di armi di distruzione di massa saranno considerati ad alto rischio. L'opposto è anche vero e quindi può essere considerato come presentante un rischio medio o basso.
Le valutazioni del rischio sono 'lavori in corso'. Tali valutazioni devono essere costantemente rivalutate man mano che emergono nuovi rischi. I rischi possono emergere a causa di cambiamenti nella tecnologia, che possono rendere più facile il riciclaggio di denaro o i tentativi di finanziamento del terrorismo. Altri cambiamenti includono l'ampliamento della base clienti o l'aggiunta di giochi e metodi di pagamento che presentano un profilo di rischio diverso da quelli già offerti, il che richiederà quindi una revisione della valutazione del rischio aziendale. In assenza di tali cambiamenti, SoftSpark Services s.r.l. rivaluterà la sua valutazione del rischio aziendale almeno una volta all'anno, per valutare se sono necessarie modifiche. Nel determinare il livello di rischio posto da un cliente, verrà presa in considerazione l'accumulazione di tutti gli indicatori rilevanti. Questi insieme determinano il profilo di rischio del giocatore contribuendo alla totalità del profilo di rischio del giocatore.
- Rischio Cliente
Questo si riferisce al tipo di cliente a cui viene fornito il servizio. La valutazione del rischio posto da una persona fisica si basa generalmente sull'attività economica della persona e/o sulla fonte di ricchezza. Nell'identificare il livello di rischio inerente a una relazione, SoftSpark Services s.r.l. valuterà quale sarebbe la probabilità che un cliente possa riciclare proventi di crimine attraverso il servizio di SoftSpark Services s.r.l.. Un cliente con un alto reddito che spende un quarto del suo stipendio mensile in scommesse non è probabilmente ad alto rischio, anche se l'importo scommesso è elevato. D'altra parte, un lavoratore con salario minimo che spende il suo unico stipendio in scommesse sarà più probabilmente considerato ad alto rischio. Inoltre, l'individuo sarà sottoposto a screening per determinare se è una persona politicamente esposta (PEP) o in qualche modo associata a un PEP. Verranno effettuati controlli anche per garantire che l'individuo non sia soggetto a sanzioni o altre misure statutarie.
La Procedura di Gestione delle Frodi si concentrerà ora sulla procedura di conoscenza del cliente e sull'identificazione dei rischi legati alle loro transazioni e all'origine dei loro fondi, sia da dove sono stati ottenuti i fondi sia dalla fonte dei fondi da cui il cliente ha inviato i fondi.
Come descritto sopra, una valutazione del rischio non può mai essere un esercizio valido per tutti. SoftSpark Services s.r.l. effettuerà in questo senso una valutazione del rischio al momento di entrare in una relazione commerciale con, o effettuare una transazione occasionale per un cliente. Ai fini della chiarezza, SoftSpark Services s.r.l. non accetterà giocatori aziendali, solo giocatori individuali. La valutazione del rischio menzionata consentirà a SoftSpark Services s.r.l. di sviluppare un profilo di rischio riguardante il cliente e classificare il rischio come basso, medio o alto, consentendo così di identificare i controlli che devono essere adottati. Il profilo di rischio del giocatore non sarà completato al momento della registrazione. La parte di registrazione del processo significherà solo l'inizio della raccolta di informazioni, e come tale il profilo di rischio sarà aumentato e affinato con lo sviluppo della relazione con il giocatore. Detto ciò, se ci fosse un cambiamento nella relazione commerciale intrattenuta con il cliente, che quindi comporta anche un cambiamento nel rischio identificato, le misure adottate per controllare il rischio saranno adattate di conseguenza. Inoltre, il monitoraggio continuo, come spiegato più dettagliatamente di seguito, garantirà che qualsiasi cambiamento nel rischio venga individuato il prima possibile. Il livello di monitoraggio sarà commisurato al rischio posto dal particolare cliente, ma verranno messi in atto sistemi per rilevare situazioni rischiose in via di sviluppo.
Per iniziare, SoftSpark Services s.r.l. adotta misure CDD per determinare chi sono i suoi clienti. Tutti i dettagli raccolti nella fase di registrazione vengono utilizzati per costruire il profilo del cliente. Ulteriore profilazione del cliente viene effettuata, basata sull'attività del cliente e anche sugli aspetti comportamentali particolari. Questo aspetto di profilazione aiuterà a determinare il rischio associato al particolare giocatore e quindi anche a facilitare l'identificazione di comportamenti futuri insoliti. CDD è diviso nelle seguenti tre parti:
A. Identificazione e Verifica del Cliente
L'identificazione consiste nella raccolta dei dati personali del giocatore. Queste informazioni vengono raccolte durante il processo di registrazione. Le informazioni personali da raccogliere servono per avviare la procedura Know Your Client (KYC), che include la raccolta dei seguenti dati personali:
a) Nome e cognome
b) Indirizzo di residenza permanente
c) Data di nascita, poiché il giocatore deve avere più di diciotto anni (o qualsiasi altra età applicabile nella giurisdizione particolare del giocatore)
d) Indirizzo email valido
e) Luogo di nascita
f) Nazionalità, e
g) Numero di riferimento dell'identità, ove applicabile.
Una volta fornite le informazioni sopra, SoftSpark Services s.r.l. verificherà innanzitutto se l'individuo in questione è una Persona Politicamente Esposta (PEP), un familiare del PEP o un associato commerciale stretto del PEP. Un database elettronico affidabile, come opensanctions.org e complyadvantage.com, sarà integrato e utilizzato a questo riguardo. Se si determina che un individuo è un PEP o in qualche modo correlato a un PEP, allora l'individuo sarà considerato lui stesso un PEP e non sarà autorizzato a registrarsi come giocatore con SoftSpark Services s.r.l., poiché quest'ultima ha una politica rigorosa di non accettare PEP come giocatori. Questo significa quindi che la determinazione se un individuo è un PEP (come sopra definito) avverrà nella fase di registrazione.
L'account sarà formalmente aperto una volta che l'email del giocatore sarà stata verificata. In qualsiasi situazione in cui il giocatore venga immediatamente identificato come ad alto rischio, SoftSpark Services s.r.l. può immediatamente richiedere ulteriori dettagli personali e la verifica degli stessi dettagli forniti. In ogni caso, SoftSpark Services s.r.l. garantirà che sia sempre in grado di determinare che il cliente è chi sostiene di essere e che le misure adottate siano sufficientemente efficaci per contrastare il rischio di frode d'identità e impersonificazione.
La verifica consiste nel confermare i dati personali raccolti per scopi di identificazione attraverso l'uso di dati indipendenti, informazioni e documentazione ottenuti da fonti affidabili. Se vengono identificate incongruenze nelle informazioni personali fornite dal cliente, SoftSpark Services s.r.l. valuterà se adottare misure di identificazione e verifica aggiuntive.
Questo avverrà in uno dei due modi:
- Fonti documentali,
Come regola, questo metodo di verifica verrà effettuato facendo riferimento a documenti emessi dal governo contenenti un'immagine fotografica insieme all'identità del giocatore (ad esempio passaporto, carta d'identità, patente di guida ecc.). Se l'indirizzo di residenza del giocatore non può essere verificato utilizzando uno dei documenti appena menzionati, SoftSpark Services s.r.l. richiederà documenti alternativi affidabili come una bolletta recente, estratti conto bancari, corrispondenza da enti governativi o pubblici ecc., in modo da poter verificare l'indirizzo. I documenti richiesti saranno ricevuti tramite posta elettronica e, se ritenuto necessario, potranno essere richiesti documenti notarili.
SoftSpark Services s.r.l. garantirà che tutti i documenti ricevuti siano chiari, leggibili, di buona qualità e autentici o riflettano quelli autentici. Alcuni documenti, come i passaporti, possono essere più facili da verificare poiché possono essere controllati rispetto ad altre fonti. In altri casi, come per quanto riguarda le bollette, il processo di verifica può essere meno facile. SoftSpark Services s.r.l. effettuerà controlli aggiuntivi utilizzando programmi software/applicazioni specifici; che saranno integrati come soluzione per assistere gli utenti nel loro lavoro.
In relazione alla validità delle informazioni fornite, SoftSpark Services s.r.l. prenderà in considerazione anche altri dati raccolti dal giocatore come la geolocalizzazione, i dati dell'indirizzo IP ecc. che dovrebbero in circostanze normali corroborare i dati contenuti nei documenti forniti dal giocatore. Ci saranno eccezioni, in cui l'indirizzo IP non corrisponderà al paese/posizione. Tali istanze dovranno essere verificate caso per caso e la verifica/chiarimento sarà ottenuta direttamente dal giocatore.
- Mezzi elettronici
Questi includono fonti come E-ID o Bank-ID e database commerciali elettronici. SoftSpark Services s.r.l. è ben consapevole che l'affidabilità di questi database potrebbe non essere sempre la migliore. A questo proposito, considererà quale fonte di informazioni alimenta il database e se tali dati sono generalmente noti per essere mantenuti aggiornati. Quando si utilizzano i database elettronici menzionati, SoftSpark Services s.r.l. utilizzerà anche altre prove documentali per una migliore conferma/affidabilità. Questo perché un risultato positivo sul database elettronico significherà solo che esiste un individuo i cui dati personali corrispondono a quelli forniti dal cliente, ma non che il cliente sia quell'individuo. D'altra parte, quando si utilizzano fonti elettroniche come E-ID e Bank-ID, che possono essere accessibili solo tramite l'uso di credenziali detenute da un individuo specifico, non verranno richiesti ulteriori mezzi di verifica, poiché queste fonti sono ritenute fornire un collegamento sufficientemente forte.
B. Ottenere informazioni sullo scopo e la natura prevista della relazione commerciale
L'obiettivo dietro l'apertura di un conto di gioco è abbastanza evidente e quindi non verranno richieste chiarificazioni sul motivo per cui è stata fatta una richiesta di apertura del conto. Tuttavia, potrebbe esserci un motivo ulteriore sulla base del quale il conto è stato aperto, possibilmente anche per riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo. Se SoftSpark Services s.r.l. ha il sospetto che sussista un tale motivo ulteriore, condurrà ulteriori indagini e richiederà dati e documentazioni aggiuntivi per giustificare i suoi sospetti o per confermare che non ci sono effettivamente indicazioni giustificabili di un motivo illegale.
Non c'è un periodo di tempo o un periodo specifico in cui verranno effettuati questi controlli aggiuntivi, poiché verranno semplicemente effettuati quando sorge il sospetto. Pertanto, l'indagine potrebbe dover essere condotta al momento della registrazione, mentre in altri casi non sarà necessario fino a quando non verranno raggiunte le soglie AML obbligatorie specifiche.
Nel caso in cui debbano essere effettuati controlli prima del periodo obbligatorio, SoftSpark Services s.r.l. raccoglierà prima informazioni sufficienti e, ove necessario, documentazione per stabilire la fonte di ricchezza del giocatore. Identificare la fonte di ricchezza del giocatore consiste nel determinare le attività che generano il patrimonio netto del giocatore, il che porterà poi SoftSpark Services s.r.l. a determinare se questo importo di ricchezza giustifica il suo livello di attività del conto previsto e reale. SoftSpark Services s.r.l. profilerà anche il giocatore all'interno della matrice di rischio del giocatore (come da tabella nella sezione successiva). Dove il rischio determinato a seguito dei controlli è medio o basso, SoftSpark Services s.r.l. accetterà una dichiarazione dal cliente con dettagli, come la natura dell'occupazione/attività, e una dichiarazione riguardante il salario annuo. Ricerche su reti professionali e social media verranno utilizzate anche a scopo di verifica. Se il rischio è alto o SoftSpark Services s.r.l. ha dubbi sulla veridicità delle informazioni raccolte, il giocatore sarà invitato a fornire ulteriore documentazione indipendente e affidabile che dimostri la presunta fonte di ricchezza. Ad esempio, l'individuo potrebbe essere invitato a inviare una copia della sua busta paga o a fornire altre prove documentate per confermare la sua dichiarazione.
C. Monitoraggio Continuo
Questo comporta in ultima analisi il monitoraggio delle transazioni dei clienti, dei dati personali e dei cambiamenti nelle loro circostanze o preferenze di scommessa, per garantire che siano coerenti con l'attività prevista e, in caso contrario, per identificare perché si sono verificati i cambiamenti. L'obiettivo è che transazioni soggettivamente insolite di grandi dimensioni, cambiamenti nei modelli di gioco e altre attività 'fuori dall'ordinario' vengano identificate e analizzate. A questo proposito, è importante che SoftSpark Services s.r.l. garantisca che le informazioni dei giocatori siano mantenute aggiornate. Incoraggerà e persino obbligherà i giocatori tramite i termini e le condizioni a informare SoftSpark Services s.r.l. di eventuali cambiamenti e possibilmente a fornire documentazione per confermare gli stessi. Attraverso il processo di monitoraggio, il livello di rischio verrà rivisto e verrà effettuata un'analisi per stabilire se il rating di rischio precedentemente stabilito debba essere modificato o meno. Qualsiasi incongruenza nelle informazioni dovrà essere giustificata e SoftSpark Services s.r.l. si riserva il diritto di richiedere ulteriori prove corroboranti.
Un adeguato monitoraggio continuo comporta anche l'esame attento delle transazioni del giocatore e dei modelli di gioco per garantire che siano in linea con la conoscenza di SoftSpark Services s.r.l. del giocatore, della sua attività di gioco e del profilo di rischio. Se i due non coincidono, SoftSpark Services s.r.l. metterà in discussione la situazione. Ogni volta che SoftSpark Services s.r.l. richiede ulteriori informazioni, prenderà sempre nota delle sue scoperte per dimostrare la sua conformità. Se persiste qualsiasi incongruenza identificata senza che venga affrontata con successo, SoftSpark Services s.r.l. analizzerà se è necessario presentare un rapporto alle autorità competenti e prenderà anche una decisione se ritiene necessario sospendere l'account del giocatore.
Infine, per quanto riguarda i PEP, potrebbe verificarsi uno scenario in cui un giocatore potrebbe non essere stato considerato un PEP al momento della registrazione, ma lo diventa durante il corso della relazione commerciale. Se, durante il monitoraggio continuo, SoftSpark Services s.r.l. viene a conoscenza di tale cambiamento, SoftSpark Services s.r.l. terminerà la sua relazione commerciale poiché ha una politica rigorosa di non accettare PEP come giocatori. Se dovesse essere il caso che per qualche motivo o altro, l'individuo non fosse stato identificato come PEP anche se lo era al momento della registrazione, ma viene successivamente identificato come tale, SoftSpark Services s.r.l. annullerà qualsiasi vincita ottenuta dall'individuo e trasferirà i fondi depositati alla fonte originale da cui i fondi sono originati. Chiuderà quindi l'account del giocatore, come da procedura descritta nella sezione 3.3 di seguito.
Come descritto ulteriormente sopra, l'account del giocatore sarà aperto con successo una volta che il giocatore si registra fornendo le informazioni personali di base richieste. Il sistema è impostato per impedire ai minori di registrarsi rifiutando qualsiasi data di nascita inserita che indicherebbe che il giocatore ha meno di diciotto anni (o qualsiasi altra età secondo la legislazione specifica - come la Lettonia - 21 anni).
Qualsiasi verifica dei dettagli del giocatore (ad eccezione delle conferme PEP) può avvenire in qualsiasi momento a discrezione di SoftSpark Services s.r.l.. Tuttavia, almeno, deve essere sicuramente effettuata quando l'importo depositato dai giocatori raggiunge il valore cumulativo di € 2.000. Non fa differenza se tali depositi sono stati effettuati tramite un'unica operazione o diverse operazioni che sembrano essere collegate o meno. SoftSpark Services s.r.l. metterà quindi in atto un sistema che calcola su base giornaliera se il giocatore ha raggiunto il limite di deposito di € 2.000 sul suo account. Un altro fattore importante che il sistema includerà è l'identificazione di possibili account multipli, che sarebbero stati creati specificamente per frodare l'azienda attraverso l'abuso di bonus o specificamente per non raggiungere mai il limite di deposito richiesto di € 2.000, garantendo così che l'account rimanga non verificato.
Fino al momento in cui viene raggiunta questa soglia, SoftSpark Services s.r.l. condurrà un monitoraggio continuo come da punto C della sezione 3.1 sopra, per garantire che le informazioni del giocatore siano ancora corrette. Inoltre, se SoftSpark Services s.r.l. nota in qualsiasi momento eventuali incongruenze tra le informazioni fornite dal giocatore e qualsiasi altra informazione acquisita, SoftSpark Services s.r.l. metterà in discussione le discrepanze e prenderà qualsiasi azione correttiva che ritiene necessaria. Inoltre, se sospetta riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, seguirà la procedura descritta nella sezione 4 di seguito.
| Rischio identificato | Misure Adottate |
|---|---|
| Basso | 1.Verifica dei Dati Personali 2.Il Monitoraggio Continuo viene effettuato per garantire che la relazione rimanga a Basso Rischio e che la soglia non venga superata di nuovo 3.Eventuali casi sospetti di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati 4.Ulteriori dati personali ritenuti necessari da SoftSpark Services s.r.l. vengono raccolti 5.La Verifica dei Dati Personali avviene utilizzando documenti contenenti fotografie dell'individuo |
| Medio | 1.Vengono raccolte informazioni sulla Fonte di Ricchezza 2.Viene effettuato un monitoraggio continuo per essere in grado di rilevare attività insolite e anche per mantenere aggiornate le informazioni e il profilo 3.Eventuali casi sospetti di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo devono essere segnalati 4.Ulteriori dati personali ritenuti necessari da SoftSpark Services s.r.l. vengono raccolti 5.La Verifica dei Dati Personali avviene utilizzando documenti contenenti fotografie dell'individuo |
| Alto | 1. Le informazioni sulla fonte di ricchezza vengono raccolte 2. Viene effettuato un monitoraggio continuo per poter rilevare attività insolite e anche per mantenere aggiornate le informazioni e il profilo 3. Le fonti dei fondi potrebbero dover essere determinate per transazioni specifiche |
Una volta raggiunta la soglia indicata, il profilo di rischio del giocatore sarà confermato sulla base della valutazione del rischio effettuata ai sensi della precedente sezione 2.2. Quest’ultima dovrà essere effettuata prima che siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui viene raggiunta la soglia di 2.000 EUR. La valutazione del rischio determinerà se il rischio posto dall’individuo è basso, medio o alto. Le misure adottate per controllare il rischio in questione variano, come indicato nella tabella riportata di seguito:
SoftSpark Services s.r.l. consentirà ai giocatori di continuare a utilizzare il proprio conto di gioco mentre è ancora in fase di acquisizione delle informazioni e/o della documentazione necessarie dal giocatore interessato, salvo che emergano o siano presenti altri fattori che ci impediscano di consentirlo. Tuttavia, fino al momento in cui SoftSpark Services s.r.l. avrà effettivamente acquisito le suddette informazioni e/o documentazione e avrà verificato l’identità del giocatore, non consentirà al giocatore di effettuare alcun prelievo dal proprio conto, indipendentemente dall’importo coinvolto.
Inoltre, qualora siano trascorsi trenta giorni dal momento in cui è stata raggiunta la soglia di 2.000 EUR e il giocatore non abbia fornito le informazioni e/o la documentazione richieste, SoftSpark Services s.r.l. potrà porre fine al rapporto commerciale con il giocatore, seguendo la procedura stabilita nella sezione successiva.
SoftSpark Services s.r.l. terminerà il suo rapporto commerciale con un giocatore se non fornisce le informazioni e/o la documentazione richieste, che SoftSpark Services s.r.l. ha ripetutamente richiesto. SoftSpark Services s.r.l. annullerà eventuali vincite e trasferirà quindi i fondi depositati alla fonte originale da cui i fondi provengono se non vi è alcun rischio commerciale e transazionale aggiuntivo presente, come periodi di chargeback e simili. Qualsiasi approvazione per tale azione deve essere presa dalla direzione senior e solo una volta accertato che non vi è alcuna restrizione sul trasferimento dei fondi. Se SoftSpark Services s.r.l. trova impossibile restituire i fondi al giocatore attraverso gli stessi canali, come misura di ultima istanza, trasferirà i fondi a un unico conto detenuto presso un istituto di credito o finanziario in una giurisdizione rispettabile a nome del giocatore. Se non viene reso disponibile un tale conto, i fondi continueranno a essere detenuti a nome del giocatore. I fondi continueranno a essere detenuti sul conto fino a quando il giocatore non fornirà dettagli adeguati per il trasferimento. Se ciò non si materializza mai, dopo il trascorrere di 30 mesi, eventuali fondi rimanenti sul conto possono anche essere trasferiti all'ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Ogni volta che si trasferiscono tali fondi, SoftSpark Services s.r.l. indicherà nelle istruzioni che accompagnano i fondi che questi vengono trasferiti a causa dell'incapacità di completare il CDD. SoftSpark Services s.r.l. valuterà anche se ci sono motivi per presentare un Rapporto di Transazione Sospetta (STR), secondo la procedura descritta di seguito.
SoftSpark Services s.r.l. condurrà anche esercizi di due diligence prima di entrare in qualsiasi rapporto commerciale con terze parti. Questi esercizi saranno condotti dalla direzione senior insieme al dipartimento legale e al MLRO. Proprio come il CDD, la due diligence aziendale (BDD) cercherà di identificare quali rischi emergerebbero se SoftSpark Services s.r.l. si impegnasse in affari con la terza parte. Nel condurre questa valutazione, verrà determinato se la fonte, la natura e il volume degli affari da introdurre tramite la terza parte possono essere stabiliti. SoftSpark Services s.r.l. darà anche molta importanza al fatto che un fornitore sia già un fornitore approvato secondo i requisiti dell'ANJOUAN GAMING AUTHORITY. È anche considerato positivo se un fornitore che attualmente non è approvato cerca l'approvazione al momento della stipula del contratto con SoftSpark Services s.r.l. La valutazione cercherà anche di stabilire se la terza parte ha rapporti commerciali con altre terze parti che sono note per non essere rispettabili, o se la terza parte conduce i suoi affari in o da una giurisdizione non rispettabile. A tal proposito, SoftSpark Services s.r.l. chiederà alla terza parte di fornirle copie originali/certificate di tutta la documentazione necessaria, inclusi, certificato di costituzione della società, memorandum e statuto, certificato di buona reputazione, bilanci annuali, identificazione degli ufficiali della società così come un elenco degli azionisti e una lettera di referenza bancaria, confermando che gli affari della società sono gestiti in modo corretto. Una volta determinato che la terza parte conduce affari in modo tale da non compromettere la posizione di SoftSpark Services s.r.l., le parti concorderanno i termini del rapporto commerciale e firmeranno gli accordi e la documentazione pertinenti. Come parte del BDD, SoftSpark Services s.r.l. condurrà un monitoraggio continuo per garantire che la terza parte continui a condurre i suoi affari in modo diligente, basandosi sulla propria esperienza del modo in cui i servizi sono forniti. Inoltre, SoftSpark Services s.r.l. si riserva anche il diritto di includere una clausola di Diritto di Audit nell'accordo che firma con la terza parte, se ritenuto necessario.
Qualsiasi revisione antiriciclaggio condotta sarà annotata separatamente nel file della terza parte. In ogni caso, SoftSpark Services s.r.l. si riserva sempre il diritto di terminare il suo rapporto commerciale con qualsiasi terza parte se ritiene che nel condurre affari con la terza parte, stia mettendo a rischio la sua conformità ai suoi obblighi di antiriciclaggio e finanziamento del terrorismo. La notifica all'ANJOUAN GAMING AUTHORITY sarà data secondo l'accordo e secondo i requisiti della stessa autorità.
SoftSpark Services s.r.l. può decidere di fare affidamento sulle informazioni e sulla documentazione raccolte nella fase di onboarding del cliente da una terza parte e/o ingaggiare un agente. In entrambi i casi, SoftSpark Services s.r.l. garantirà che la terza parte sia stabilita in uno Stato membro dell'UE o in una giurisdizione rispettabile che adotta le stesse misure di antiriciclaggio o contrasto del finanziamento del terrorismo come stabilito dalle leggi applicabili di Anjouan, o misure equivalenti. Nel determinare quest'ultimo, SoftSpark Services s.r.l. si affiderà a fonti rispettabili come i rapporti di valutazione del Financial Action Task Force on Money laundering, i rapporti del FMI, ecc.
Se SoftSpark Services s.r.l. decide di fare affidamento sulle informazioni fornite da una terza parte, può comunque richiedere al giocatore di fornirle eventuali documenti di verifica. In tali circostanze, SoftSpark Services s.r.l. condurrà comunque la valutazione del rischio basata sul cliente, determinerà il rating di rischio del cliente e condurrà un monitoraggio continuo. Il rapporto tra SoftSpark Services s.r.l. e la terza parte sarà stabilito in un accordo, e una delle condizioni sarà che la terza parte fornisca a SoftSpark Services s.r.l. documenti riguardanti i giocatori, immediatamente su richiesta. SoftSpark Services s.r.l. includerà anche una clausola di Diritto di Audit nell'accordo e testerà periodicamente questo accordo, per garantire che i dettagli personali e la documentazione necessari del giocatore vengano raccolti secondo le specifiche concordate.
Una copia di questa procedura sarà fornita anche alla terza parte per garantire che i requisiti CDD e le soglie applicabili siano adeguatamente comunicati, e quindi la terza parte non avrà mai la scusa di non essere a conoscenza di quali siano i requisiti aziendali applicabili. SoftSpark Services s.r.l. può, ogni volta che consentito dalla legge, optare per l'utilizzo dei servizi di agenti per accogliere o servire i clienti. SoftSpark Services s.r.l. può richiedere all'agente di effettuare i controlli necessari di antiriciclaggio/contrasto del finanziamento del terrorismo e l'adozione di misure durante l'accoglienza o il servizio di uno dei clienti di SoftSpark Services s.r.l. In ogni caso, tuttavia, SoftSpark Services s.r.l. garantirà che qualsiasi applicazione delle misure CDD venga eseguita diligentemente e come richiesto dalle leggi applicabili. SoftSpark Services s.r.l. è ben consapevole che nell'esercitare l'affidamento o nell'utilizzare agenti, rimane in ultima analisi responsabile di garantire che stia aderendo ai suoi obblighi di antiriciclaggio/contrasto del finanziamento del terrorismo.
Mentre la descrizione dettagliata delle responsabilità del MLRO è delineata nella Politica dei Ruoli e delle Responsabilità delle Risorse Umane, la responsabilità principale del MLRO sarà quella di considerare eventuali segnalazioni interne di transazioni insolite o sospette che vengono sollevate all'interno dell'azienda e, seguire queste segnalazioni e anche presentare un STR all'Unità di Analisi dell'Intelligence Finanziaria (FIAU), quando ritenuto necessario. Il MLRO agirà anche come canale principale attraverso il quale verranno condotte tutte le comunicazioni con la FIAU. Si assicurerà che SoftSpark Services s.r.l. stia implementando efficacemente le politiche e le procedure che ha adottato per affrontare i suoi obblighi di antiriciclaggio/contrasto del finanziamento del terrorismo. Il MLRO sarà responsabile del monitoraggio di eventuali aggiornamenti sulle sanzioni
liste come quella del Financial Action Task Force (FATF) e dell'Office of Foreign Assets Control (OFAC). Aggiornerà quindi il resto del personale su eventuali modifiche alle liste delle sanzioni e su eventuali cambiamenti fondamentali alla legge applicabile. SoftSpark Services s.r.l. garantirà che l'individuo nominato come MLRO goda di sufficiente anzianità e comando per poter agire indipendentemente dalla sua gestione.
Il MLRO avrà accesso a tutte le informazioni/documentazione necessarie e ai dipendenti dell'azienda per svolgere efficacemente i suoi obblighi. SoftSpark Services s.r.l. ha anche nominato un dipendente designato che sarebbe in grado di agire come MLRO durante l'assenza del MLRO. Le nomine del MLRO e del dipendente designato saranno rese note all'ANJOUAN GAMING AUTHORITY, in modo che l'ANJOUAN GAMING AUTHORITY, così come la FIAU, possano rivolgere domande e richieste direttamente a loro, ogni volta che si presenta la necessità. Pertanto, tali individui agiranno come punto di contatto tra SoftSpark Services s.r.l. e le autorità competenti in materia di antiriciclaggio/contrasto del finanziamento del terrorismo.
SoftSpark Services s.r.l. può sviluppare un sospetto o avere motivi ragionevoli per sospettare che l'attività su un conto sia collegata al riciclaggio di denaro o al finanziamento del terrorismo. In quel momento, SoftSpark Services s.r.l. garantirà che tutti i requisiti CDD siano soddisfatti, indipendentemente dal fatto che sia stata raggiunta o meno una soglia applicabile. Di conseguenza, presenterà un STR il prima possibile.
4.2.1 Procedure di segnalazione interna
Come descritto più dettagliatamente nella sezione 6 di seguito, tutto il personale che comunica con i giocatori o ha accesso a informazioni sugli affari dei clienti riceverà una formazione antiriciclaggio. In questo modo, sarebbero in grado di identificare quale azione del giocatore dovrebbe ragionevolmente portarli a sospettare che si stia tentando o sia stato effettuato un riciclaggio di denaro o un'attività di finanziamento del terrorismo. Ad esempio, ci si aspetterebbe che si rendano conto che se un giocatore tenta di registrare più di un account con SoftSpark Services s.r.l., o se deposita importi considerevoli durante una singola sessione tramite più carte prepagate, allora tali azioni dovrebbero costituire indicatori o segnali di allarme che dovrebbero portarli a mettere in discussione il comportamento del giocatore. A quel punto, il dipendente può cercare spiegazioni dal giocatore in modo sottile, senza rivelare il suo sospetto al giocatore. Questa divulgazione è vietata sia direttamente che indirettamente, e quindi tutti i membri del personale devono essere astuti in questo senso. Se l'ufficiale non riesce a ottenere informazioni convincenti e, dopo una considerazione completa, l'ufficiale è ancora sospettoso di gioco scorretto, allora a quel punto informerà il suo superiore immediato. Ovviamente, prima di riferire al suo superiore, il dipendente dovrà essere soddisfatto che vi sia un chiaro indicatore di intento di eludere le salvaguardie e che sia presente l'uso del sistema finanziario per scopi criminali.
Ci possono essere casi in cui il manager non è d'accordo con l'ufficiale, ma l'ufficiale ritiene comunque di avere motivi ragionevoli per sospettare un illecito. In tali circostanze, il dipendente deve comunque informare il MLRO dei suoi sospetti. Il dipendente può discutere la questione direttamente con il MLRO e non è in alcun modo obbligato a informare o coinvolgere il suo manager. Al ricevimento del rapporto interno dal dipendente, il MLRO ne riconoscerà la ricezione per iscritto, riferendosi al rapporto per la sua data e numero di file univoco, senza includere il nome della/e persona/e sospettata/e. In questo modo, l'obbligo legale dell'ufficiale di segnalare sarà considerato adempiuto. Il dipendente sarà autorizzato a discutere la questione internamente solo con la direzione o con altri dipendenti, se ritenuto necessario, dopo aver ottenuto l'approvazione del MLRO. Qualsiasi discussione esterna è vietata e sarà considerata come avviso. Se si verificano circostanze che rendono difficile per il dipendente comunicare con il giocatore senza rischiare alcuna possibilità di avviso, il dipendente deve chiedere consiglio e seguire le istruzioni del MLRO. Questa procedura costituirà la procedura interna di SoftSpark Services s.r.l. per la segnalazione di attività e transazioni sospette.
4.2.2 Procedure di segnalazione esterna
Come già descritto nella sezione precedente, il MLRO riceverà e valuterà le segnalazioni interne di sospetto. Aprirà e manterrà un registro dettagliando i progressi relativi a ciascun rapporto, annotando tutte le informazioni che devono essere documentate per garantire che venga mantenuta una traccia adeguata delle ragioni che hanno portato alla sua decisione. Tale documentazione può anche essere utilizzata per assistere le Autorità in qualsiasi analisi o indagine sul sospetto riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, quando tali dettagli sono richiesti direttamente dal MLRO. Questo registro sarà detenuto dal MLRO e sarà accessibile solo a lui, e non farà parte del file del giocatore. Il MLRO raccoglierà tutte le informazioni necessarie e porrà eventuali domande a qualsiasi dipendente di SoftSpark Services s.r.l. come parte della sua indagine. I dipendenti (sia quelli che hanno presentato il rapporto interno sia altri) forniranno al MLRO informazioni pertinenti. Facendo ciò, non violeranno il loro obbligo di riservatezza del cliente. Una volta che il MLRO decide che ci sono motivi ragionevoli che giustificano la presentazione di un STR tramite il sistema di presentazione online dell'Autorità, farà questa divulgazione formale alla FIAU per conto di SoftSpark Services s.r.l.. Non verranno fatte copie né dei rapporti interni né di quelli esterni. Il MLRO manterrà tali registri sicuri. Il MLRO informerà, se appropriato, l'autore del rapporto interno se è stata fatta o meno una divulgazione formale. Dopo una divulgazione formale, il MLRO prenderà le azioni richieste dalle Autorità in relazione alla divulgazione e seguirà di conseguenza le loro istruzioni.
4.2.3 Cosa dovrebbe dare origine a un'attività sospetta?
Per chiarezza, la segnalazione STR coprirà:
Qualsiasi attività che porta SoftSpark Services s.r.l. a pensare che una persona sia collegata al riciclaggio di denaro/finanziamento del terrorismo o a qualsiasi provento di reato, o che uno dei due sia stato commesso o possa essere commesso, indipendentemente dal fatto che siano state effettuate transazioni o meno.
Qualsiasi istanza in cui fatti oggettivi porteranno SoftSpark Services s.r.l. ad avere motivi ragionevoli per sospettare che il riciclaggio di denaro/finanziamento del terrorismo o dei proventi di reato possa essere in corso.
SoftSpark Services s.r.l. sarà obbligata a presentare un STR alla FIAU in merito all'attività svolta sulla base della sua Licenza di Gioco di Anjouan e, di conseguenza, notificare l'ANJOUAN GAMING AUTHORITY, quando ritenuto necessario e secondo le istruzioni fornite dalla FIAU.
4.2.4 Interruzione/continuazione del lavoro a seguito di un sospetto
A causa della natura dei prodotti e dei servizi di gioco offerti da SoftSpark Services s.r.l. e della natura delle transazioni in questione, SoftSpark Services s.r.l. non sarà sempre in grado di astenersi dall'eseguire una transazione in sospeso prima della presentazione di un STR. Questo perché se SoftSpark Services s.r.l. si astiene dall'accettare una transazione quando di solito lo fa istantaneamente, il ritardo nell'accettazione potrebbe indurre il giocatore a sapere che è sospettato di attività fraudolenta. Qualsiasi ritardo potrebbe pregiudicare un'analisi o un'indagine sulla transazione sospetta. Pertanto, ogni volta che SoftSpark Services s.r.l. sospetta riciclaggio di denaro/finanziamento del terrorismo, SoftSpark Services s.r.l. procederà comunque con l'esecuzione della transazione sospetta. Tuttavia, SoftSpark Services s.r.l. presenterà un STR alla FIAU immediatamente dopo l'esecuzione della transazione.
4.2.5 Divieto di divulgazione
✓ Divulgazioni all'Autorità di vigilanza, in questo caso l'ANJOUAN GAMING AUTHORITY;
✓ Divulgazioni tra soggetti appartenenti allo stesso gruppo;
✓ Divulgazioni tra un soggetto che svolge un'attività 'rilevante' e un altro soggetto che svolge attività simili e dove requisiti simili sono imposti dalla giurisdizione. Le persone che si trovano all'interno della stessa persona giuridica o all'interno di una struttura più ampia a cui appartengono, che hanno proprietà, gestione comuni;
✓ Condivisione di informazioni basata sulla stessa transazione, dove i soggetti e l'attività correlata sono soggetti agli stessi obblighi legali e le persone appartengono alla stessa categoria professionale e quindi hanno obblighi simili in materia di segreto professionale e protezione dei dati;
✓ Divulgazioni da parte di un soggetto nel corso di procedimenti avviati in merito a ritardi nell'esecuzione delle transazioni, dove il soggetto stava effettivamente seguendo le istruzioni come da FIAU;
✓ Divulgazione da parte di un soggetto a un'autorità di vigilanza come da richiesta fatta dall'autorità di vigilanza, in questo caso, l'ANJOUAN GAMING AUTHORITY.
SoftSpark Services s.r.l. valuterà attentamente anche qualsiasi delle misure che decide di adottare nei confronti del giocatore sospetto, a seguito della presentazione di un STR. Per non compromettere alcuna indagine, prima di intraprendere qualsiasi azione del genere, SoftSpark Services s.r.l. cercherà guida dagli analisti della FIAU. SoftSpark Services s.r.l. considererà, per quanto possibile, tali azioni come una misura di ultima istanza e non caricherà inutilmente la FIAU con ogni piccolo sospetto. In caso di sospetti minori che non giustificano la segnalazione, aumenterà invece il monitoraggio continuo e presenterà STR alla FIAU solo una volta che un sospetto persiste o gli indicatori aumentano. SoftSpark Services s.r.l. garantirà una corretta documentazione di tale processo decisionale interno.
Ogni volta che un giocatore effettua una richiesta di prelievo, indipendentemente dal metodo di pagamento utilizzato, SoftSpark Services s.r.l. garantirà, prima di accedere a tale richiesta, che l'istituzione a cui i fondi devono essere trasferiti sia situata in una giurisdizione rispettabile e abbia requisiti equivalenti di antiriciclaggio/contro il finanziamento del terrorismo come quelli applicabili a SoftSpark Services s.r.l.. Ovviamente, questo si collega anche alle istituzioni da cui vengono accettati i depositi dei giocatori. Come regola generale, i prelievi verranno elaborati solo alla stessa fonte da cui i fondi provengono. Questa misura limiterà il rischio di prelievi riusciti di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo.
Le richieste di prelievo saranno eseguite secondo la seguente procedura:
✓ Le richieste di prelievo verranno elaborate immediatamente su richiesta.
✓ Non possono essere elaborati prelievi in contanti in nessuna circostanza. Le transazioni in contanti sono specificamente vietate e infatti non ci sono metodi che i giocatori possono applicare per elaborare trasferimenti di fondi in contanti.
✓ Il gameplay verrà controllato così come tutte le transazioni finanziarie.
✓ SoftSpark Services s.r.l. valuterà anche se gli individui stanno giocando in modo equo, o se il sistema di gioco è stato in qualche modo manipolato, o se il sistema è, alternativamente, malfunzionante, e il giocatore stava in qualche modo approfittando di un bug senza, di conseguenza, informare SoftSpark Services s.r.l., come richiesto dai Termini e Condizioni.
✓ Verrà fatto riferimento anche al fatto che la verifica CDD sia stata condotta. Se non è stata ancora eseguita poiché il requisito di deposito non è stato raggiunto, viene presa una decisione di gestione per stabilire se è ritenuto necessario condurre la verifica CDD in questa fase prima di completare il processo di prelievo.
✓ Viene condotta/verificata anche la valutazione del rischio per garantire che il rischio del giocatore rispetto alla sua attività con SoftSpark Services s.r.l. sia determinato.
✓ I requisiti CDD applicabili saranno come da sezione 3.2 sopra.
✓ Se il giocatore non fornisce i documenti necessari per consentire la verifica, quando richiesto, o se diventa chiaro che la verifica non può avvenire perché l'individuo ha agito in modo fraudolento, i prelievi non verranno elaborati. Una volta che diventa chiaro a SoftSpark Services s.r.l. che l'individuo stava tentando di agire in modo fraudolento, bloccherà il conto del giocatore, annullerà tutte le vincite e restituirà semplicemente il deposito al conto da cui i fondi provengono.
✓ Nel caso in cui i prelievi non possano essere elaborati sul conto da cui i fondi provengono, come quando il giocatore utilizza Mastercard o Paysafecard, allora SoftSpark Services s.r.l. richiederà formalmente i documenti di verifica del giocatore e richiederà anche i dettagli di un altro sistema di pagamento che può essere confermato essere a nome del giocatore e quindi minimizzare il rischio di trasferire fondi a un individuo diverso dalla persona che aveva originariamente inviato i depositi. Questo processo è in atto per scoraggiare il furto di carte di credito e il furto di identità.
Nel caso in cui sia richiesto un pagamento manuale a causa di chiusure di conti, i pagamenti verranno effettuati entro 10 giorni lavorativi, purché l'importo non superi il limite di prelievo settimanale e purché non vi siano altre revisioni di frode o verifica in sospeso non soddisfatte.
Nel caso in cui siano richiesti documenti sulla fonte dei fondi/fonte di ricchezza, la decisione verrà presa entro 30 giorni dal ricevimento di tutti i documenti richiesti. Se i documenti forniti richiedono ulteriori documenti da inviare, questa scadenza si sposta a 30 giorni dal ricevimento dell'ultimo documento. Nel caso in cui i documenti non vengano forniti entro 30 giorni, il conto verrà limitato e la decisione su come procedere con i fondi è a discrezione della direzione e del dipartimento legale.
È politica di SoftSpark Services s.r.l. che tutto il personale che ha contatti con i clienti o accesso a informazioni sugli affari dei clienti riceva una formazione antiriciclaggio per garantire che la loro conoscenza e comprensione sia a un livello appropriato. Inoltre, la formazione sarà fornita almeno una volta all'anno per mantenere la consapevolezza e garantire che gli obblighi legali dell'azienda siano soddisfatti. Qualsiasi formazione fornita terrà conto della praticità di assegnare compiti diversi al personale in base al loro ruolo e tutte le informazioni accessibili saranno su base di necessità di sapere. Tuttavia, verrà fornita una formazione sull'intero processo ai dipendenti, per garantire che ogni ufficiale abbia una comprensione olistica della due diligence, KYC, AML e delle procedure di pagamento, poiché queste sono strettamente correlate.
Alla luce della serietà degli obblighi imposti dalla legge e dai regolamenti e della gravità delle possibili sanzioni, il MLRO garantirà che le informazioni su questi obblighi siano disponibili per tutti i membri del personale in ogni momento. Il MLRO garantirà anche che venga fornita una formazione continua, cioè, quando necessario, anche in base a richieste dirette fatte dai dipendenti.
I programmi di formazione includeranno test per garantire che ogni individuo abbia raggiunto il livello appropriato di conoscenza e comprensione. I test possono essere condotti in vari modi, sia attraverso test formali, valutazione tramite discussione di casi studio o altri mezzi. Particolare attenzione sarà data alle esigenze di formazione della direzione senior e del team di conformità, la cui conoscenza e comprensione devono essere più approfondite.
✓ informare ogni membro del personale dei programmi di formazione che devono seguire e del calendario per il completamento;
✓ verificare che ogni membro del personale abbia completato i programmi di formazione assegnati, inviando promemoria a chi non ha completato i programmi secondo il calendario applicabile;
✓ mantenere registri della formazione completata, inclusi i risultati dei test o altre valutazioni che dimostrano che ogni individuo ha raggiunto un livello di competenza appropriato;
✓ aggiornare i file personali dei dipendenti con i dettagli della formazione svolta e i risultati ottenuti, ove applicabile;
✓ riferire alla direzione senior eventuali casi in cui i membri del personale non rispondono o i cui risultati sono insoddisfacenti, per emettere rimproveri o fornire formazione aggiuntiva in base al caso individuale.
Al completamento di un ciclo di formazione, il Dipartimento HR garantirà la continuità della formazione continua e otterrà anche aggiornamenti dal MLRO in merito ai cambiamenti nel settore, in modo che l'HR possa garantire che la formazione aggiornata sia organizzata e fornita a tutti i membri del personale.
✓ l'efficacia dei programmi completati; e
✓ fare suggerimenti su diversi metodi di erogazione.
✓ il tipo di istruzioni e transazioni del cliente che contano come 'significative' e quindi dovrebbero essere portate alla loro attenzione
✓ identificare istruzioni e transazioni del cliente che, sebbene non di natura normalmente considerata 'significativa', sono in qualche modo insolite o anomale e dovrebbero essere considerate in relazione a un possibile sospetto di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo. Il MLRO determinerà le esigenze di formazione per il proprio ruolo e garantirà di sottoporsi a Educazione Professionale Continua (CPE) come richiesto per adempiere ai propri obblighi legali.
L'obiettivo di tutta la formazione fornita è garantire che il personale sia in grado di identificare qualsiasi tentativo o effettiva attività di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo esercitata dai giocatori quando utilizzano i servizi di SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars utilizza un fornitore esterno di terze parti per la procedura di verifica semplificata della due diligence e non è responsabile per errori se si verifica un errore da parte del fornitore esterno.
Quando vengono raccolte informazioni per scopi CDD, il personale di servizio responsabile:
✓ manterrà i registri nel file del cliente.
✓ registrerà i casi in cui le informazioni richieste non sono state fornite o le spiegazioni fornite non sono state soddisfacenti.
✓ garantirà che tutti i registri siano mantenuti in modo coerente in modo che siano accessibili e comprensibili ad altri membri autorizzati del personale, incluso il MLRO.
I registri delle transazioni e dei clienti dalla data della transazione e dalla fine del rapporto commerciale rispettivamente, sono conservati finché SoftSpark Services s.r.l. ha un valido motivo legale per mantenere tali registri. Tali motivi sono limitati solo agli obblighi legali che SoftSpark Services s.r.l. deve rispettare, come obblighi di antiriciclaggio, regolamenti fiscali, ecc. I registri sono di conseguenza archiviati. I giocatori hanno la possibilità di accedere alle transazioni dal loro profilo per un periodo di 2 mesi.
Se SoftSpark Services s.r.l. determina che un record di un giocatore deve essere conservato per un periodo prolungato a causa del fatto che è stato presentato un rapporto riguardo a quel giocatore, tutti i record pertinenti saranno conservati nel sistema live e non archiviati. Questo viene fatto per garantire che SoftSpark Services s.r.l. rispetti i suoi obblighi di antiriciclaggio. Una volta completata l'indagine e il MLRO è stato informato di conseguenza, i record verranno trattati come tutte le altre informazioni e verrà quindi applicata la stessa politica di archiviazione.
La conformità a questa politica sarà costantemente testata e garantita. Il Consiglio di Amministrazione si riserva il diritto di coinvolgere revisori esterni per esaminare se l'azienda sta rispettando le misure stabilite in questa procedura. I risultati di tali audit e eventuali raccomandazioni appropriate per l'azione saranno riportati al Consiglio di Amministrazione. Quest'ultimo richiederà quindi un feedback dalla direzione in merito ai suggerimenti fatti dai revisori. Sulla base delle raccomandazioni e del feedback della direzione, i direttori prenderanno una decisione su quali processi/procedure modificare o introdurre. Verrà discusso e deciso anche un calendario per l'implementazione. Il feedback sull'implementazione di eventuali modifiche deve essere riportato ai direttori, poiché sono in ultima analisi responsabili delle operazioni dell'azienda.
Il MLRO sarà ovviamente coinvolto e il suo contributo sarà considerato fondamentale in questo processo. Sarà incaricato di monitorare gli aspetti delle politiche e delle procedure di CDD e antiriciclaggio dell'azienda. Qualsiasi carenza in queste procedure o nella conformità ad esse, che richiede una rettifica urgente, sarà affrontata immediatamente dal MLRO, che segnalerà tali incidenti al Consiglio di Amministrazione come appropriato. Chiederà anche al Consiglio di fornirgli il supporto necessario.
Il MLRO auditerà direttamente la procedura, almeno una volta all'anno. Il MLRO riferirà anche i suoi risultati al Consiglio di Amministrazione. Questo rapporto includerà:
✓ un riepilogo di eventuali cambiamenti nell'ambiente normativo in cui opera SoftSpark Services s.r.l.
✓ un riepilogo delle attività AML all'interno dell'azienda, inclusi il numero di segnalazioni interne di sospetto ricevute dal MLRO e il numero di divulgazioni fatte alle Autorità.
✓ dettagli di eventuali carenze di conformità su cui è già stata intrapresa un'azione, insieme a rapporti sui risultati.
✓ dettagli di eventuali carenze di conformità su cui è necessario intraprendere un'azione, insieme a azioni raccomandate, inclusi tempi suggeriti e supporto gestionale richiesto.
✓ un piano per lo sviluppo continuo del personale coinvolto, inclusi attività periodiche di formazione e sensibilizzazione per tutto il personale rilevante.
Dove è indicata un'azione gestionale, il Consiglio di Amministrazione richiederà alla direzione di fornire il loro feedback e il calendario di quando verranno intraprese le azioni necessarie.
Questa procedura sarà rivista e aggiornata almeno ogni sei mesi. Tuttavia, ciò può avvenire più frequentemente, se vengono introdotti cambiamenti nella legislazione o nelle linee guida in qualsiasi momento, o se ritenuto necessario.