PAIEMENTS

1. Général

1.1 Déclaration de politique

La politique de SoftSpark Services s.r.l. est que tous les membres du personnel doivent participer activement à empêcher que les services de SoftSpark Services s.r.l. ne soient exploités par des criminels et des terroristes à des fins de blanchiment d'argent ou utilisés pour financer une activité terroriste par le biais de gains obtenus grâce aux paris sur le site Web de l'entreprise. Cette participation a pour objectifs :

- Assurer la conformité de SoftSpark Services s.r.l. avec toutes les lois applicables, les instruments statutaires de réglementation et les exigences de l'organisme de surveillance compétent

- Protéger l'entreprise et tout son personnel en tant qu'individus contre les risques associés aux violations de la loi, des règlements et des exigences de surveillance

- Préserver la bonne réputation de SoftSpark Services s.r.l. contre le risque de dommage à la réputation présenté par l'implication dans des activités de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme

- Apporter une contribution positive à la lutte contre le crime et le terrorisme Pour atteindre ces objectifs, la politique de SoftSpark Services s.r.l. est que :

- Chaque membre du personnel doit remplir ses obligations personnelles en fonction de son rôle et de sa position au sein de l'entreprise

- Les considérations commerciales ne doivent jamais être autorisées à prendre le pas sur les engagements de lutte contre le blanchiment d'argent de SoftSpark Services s.r.l.

- L'entreprise doit nommer un Responsable de la Lutte contre le Blanchiment d'Argent (MLRO), et un employé désigné pour assurer la continuité en son absence, et ils doivent recevoir toute l'assistance et la coopération de tous les membres du personnel dans l'exercice de leurs fonctions. Toute référence au MLRO dans ce document inclura celle de l'employé désigné si le MLRO est temporairement absent.

1.2 Définition

SoftSpark Services s.r.l. estime qu'avant de mettre en œuvre sa Procédure de Gestion de la Fraude, il est essentiel d'identifier ce qui est, d'une part, le blanchiment d'argent, et ce qui, d'autre part, constitue le financement du terrorisme.

Le blanchiment d'argent est le mouvement ou la dissimulation de produits criminels dans le but d'obscurcir le lien entre le crime et les fonds générés, afin de pouvoir profiter des bénéfices du crime. Ainsi, l'objectif ultime est d'obscurcir la source des fonds.

Le financement du terrorisme est le processus de mise à disposition de fonds ou d'autres actifs, directement ou indirectement, à des groupes terroristes ou à des terroristes individuels pour les soutenir dans leurs opérations. Cela peut se faire par le biais de fonds provenant de sources légitimes ou d'une combinaison de sources légales et illégales. En effet, le financement à partir de sources légales est une différence clé entre les organisations terroristes et les organisations criminelles traditionnelles impliquées dans des opérations de blanchiment d'argent. Bien qu'il semble logique que le financement à partir de sources légitimes n'ait pas besoin d'être blanchi, il y a néanmoins souvent un besoin pour les terroristes d'obscurcir ou de déguiser les liens entre l'organisation ou le terroriste individuel et ses sources de financement légitimes. Par conséquent, le financement du terrorisme concerne principalement l'obscurcissement du destinataire final des fonds.

Dans certains cas où un STR ou SAR doit être soulevé, la communication devra être réduite au minimum en raison des mandats légaux. De tels cas où des tiers sont impliqués peuvent parfois prendre beaucoup plus de temps que d'habitude et nous n'avons pas de visibilité ou la capacité d'accélérer ces procédures. Parfois, plusieurs parties sont impliquées, ce qui augmente encore le temps de résolution. Certains cas et incidents nécessitent également un examen par la direction ou un examen juridique, ce qui augmente également les temps de résolution.

2. L'approche basée sur le risque

2.1 Définition

Conformément aux lois applicables, SoftSpark Services s.r.l. adopte une approche basée sur le risque. Elle identifie et analyse donc ses risques et utilise ensuite des mesures, des politiques, des contrôles et des procédures pour réduire tout risque indésirable, parmi lesquels ceux liés au blanchiment d'argent et au financement du terrorisme. L'approche permet une flexibilité et une discrétion significative à exercer par SoftSpark Services s.r.l.. Cela implique en soi une responsabilité significative. Il appartient à SoftSpark Services s.r.l. de montrer par une documentation adéquate, y compris mais sans s'y limiter, un processus d'analyse des risques, qu'elle a évalué tous les risques et mis en place de manière adéquate toutes les mesures pour contrôler ces risques. À cet égard, cette politique expose les étapes spécifiques que SoftSpark Services s.r.l. adoptera afin de s'assurer que sa conduite est en ligne avec l'approche basée sur le risque en ce qui concerne la considération et l'identification de ces risques qui ont un impact direct sur le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme.

2.2 Évaluation des risques

La gestion des risques implique :

- reconnaissance de l'existence du risque

- réalisation d'une évaluation des risques, et

- mise en œuvre de systèmes et de stratégies pour gérer et contrôler les risques identifiés.

Il ne fait aucun doute que le secteur des jeux à distance est considéré comme risqué. L'évaluation des risques identifiera cependant les principaux risques auxquels l'entreprise est confrontée ainsi que le niveau de ces risques, de sorte que, par conséquent, les mesures nécessaires soient adoptées pour gérer et contrôler les risques identifiés. Cette procédure précisera les contrôles et processus à suivre afin de s'assurer que les risques que SoftSpark Services s.r.l. a identifiés et auxquels elle sera confrontée dans le cadre de ses opérations ne se matérialiseront pas. L'évaluation des risques organisationnels de SoftSpark Services s.r.l. qui doit être approuvée par le Conseil d'administration prend en compte les facteurs suivants :

- Risque Produit/Service/Transaction

Certains produits/services/transactions de jeu sont plus vulnérables à l'exploitation criminelle que d'autres. Ceux-ci incluent, par exemple, des produits ou services de jeu qui permettent au client d'influencer le résultat d'un jeu, que ce soit un joueur seul ou en collusion avec d'autres.

- Risque d'interface

Cela fait référence au canal par lequel SoftSpark Services s.r.l. établit une relation commerciale et/ou par lequel les transactions sont effectuées. Les interactions non en face à face, comme en ce qui concerne l'interface commerciale de SoftSpark Services s.r.l., ne sont plus considérées comme automatiquement à haut risque, tant que des mesures et des contrôles technologiques pour faire face au risque accru de fraude à l'identité ou d'usurpation d'identité sont adoptés. SoftSpark Services s.r.l. veillera à adopter un bon mélange de méthodes de vérification basées à la fois sur des sources documentaires et électroniques comme mentionné ci-dessous, afin de contrer les risques mentionnés. Par exemple, bien que SoftSpark Services s.r.l. utilise des bases de données électroniques, elle est bien consciente que les bases de données ne confirment que les détails d'identification fournis correspondent à ceux d'une personne réelle, et non que le client est réellement cet individu. La fourniture de documents d'identification supplémentaires fournira une preuve supplémentaire que SoftSpark Services s.r.l. était justifiée de considérer que le client est effectivement la personne qu'il prétend être.

- Risque géographique

Il s'agit du risque posé à SoftSpark Services s.r.l. par la localisation géographique des clients, mais aussi par les localisations géographiques de ses fournisseurs et prestataires de services. L'élément à prendre en compte dans le cadre de cette procédure de gestion de la fraude est principalement celui attribuable aux clients et à la source des fonds desdits clients. La nationalité, la résidence et le lieu de naissance d'un client doivent être pris en compte car ils peuvent être indicatifs d'un risque géographique accru. Les pays qui ont un système de lutte contre le blanchiment d'argent et le terrorisme contrefait faible, les pays connus pour souffrir d'un niveau significatif de corruption et les pays soumis à des sanctions internationales en lien avec le terrorisme ou la prolifération des armes de destruction massive seront considérés comme à haut risque. L'inverse est également vrai et peut donc être considéré comme présentant un risque moyen ou faible.

Les évaluations des risques sont des « travaux en cours ». Ces évaluations doivent être constamment réévaluées à mesure que de nouveaux risques émergent. Les risques peuvent émerger en raison de changements technologiques, qui peuvent rendre les tentatives de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme plus faciles à réaliser. D'autres changements incluent l'élargissement de la base de clients ou l'ajout de jeux et de méthodes de paiement qui présentent un profil de risque différent de ceux déjà offerts, ce qui nécessitera donc une révision de l'évaluation des risques commerciaux. En l'absence de tels changements, SoftSpark Services s.r.l. réévaluera son évaluation des risques commerciaux au moins une fois par an, afin d'évaluer si des modifications sont nécessaires. En déterminant le niveau de risque posé par un client, l'accumulation de tous les indicateurs pertinents sera prise en compte. Ceux-ci, ensemble, déterminent le profil de risque du joueur contribuant à la totalité du profil de risque du joueur.

- Risque client

Cela concerne le type de client auquel le service est fourni. L'évaluation du risque posé par une personne physique est généralement basée sur l'activité économique de la personne et/ou la source de sa richesse. En identifiant le niveau de risque inhérent à une relation, SoftSpark Services s.r.l. évaluera quelle serait la probabilité qu'un client puisse blanchir les produits du crime par le biais du service de SoftSpark Services s.r.l.. Un client à revenu élevé qui dépense un quart de son salaire mensuel en paris n'est pas susceptible de constituer un risque élevé, même si le montant misé est important. En revanche, un salarié au salaire minimum qui dépense son seul salaire en paris constituera plus probablement un risque élevé. De plus, l'individu sera examiné afin de déterminer s'il est une personne politiquement exposée (PEP), ou de quelque manière que ce soit associé à un PEP. Des vérifications seraient également effectuées pour s'assurer que l'individu n'est pas soumis à des sanctions ou à d'autres mesures statutaires.

Diligence Raisonnée du Client (CDD)

3.1 Procédure

La Procédure de Gestion de la Fraude se concentrera désormais sur la procédure de connaissance des clients et l'identification des risques liés à leurs transactions et à l'origine de leurs fonds, à la fois d'où les fonds ont été obtenus et de la source des fonds d'où le client a envoyé les fonds.

Comme décrit ci-dessus, une évaluation des risques ne peut jamais être un exercice unique pour tous. SoftSpark Services s.r.l. effectuera à cet égard une évaluation des risques lors de l'entrée dans une relation commerciale avec, ou de la réalisation d'une transaction occasionnelle pour un client. Aux fins de clarté, SoftSpark Services s.r.l. n'acceptera pas de joueurs corporatifs, uniquement des joueurs individuels. L'évaluation des risques mentionnée permettra à SoftSpark Services s.r.l. de développer un profil de risque concernant le client et de classer le risque comme faible, moyen ou élevé, lui permettant ainsi d'identifier les contrôles qui doivent être adoptés. Le profil de risque du joueur ne sera pas complété lors de l'inscription. La partie inscription du processus ne signifiera que le début de la collecte d'informations, et en tant que telle, le profil de risque sera augmenté et affiné avec le développement de la relation avec le joueur. Cela dit, s'il y a un changement dans la relation commerciale entretenue avec le client, ce qui implique donc également un changement dans le risque identifié, les mesures adoptées pour contrôler le risque seront adaptées en conséquence. De plus, une surveillance continue, comme expliqué plus en détail ci-dessous, garantira que tout changement de risque est détecté dès que possible. Le niveau de surveillance sera proportionnel au risque posé par le client particulier, mais des systèmes seront mis en place pour détecter les situations à risque en développement.

Pour commencer, SoftSpark Services s.r.l. adopte des mesures de CDD afin de déterminer qui sont ses clients. Tous les détails collectés lors de l'inscription sont utilisés pour construire le profil du client. Un profilage supplémentaire du client est effectué, basé sur l'activité du client et également sur les aspects comportementaux particuliers. Cet aspect de profilage aidera à déterminer le risque attaché au joueur particulier et facilitera ainsi l'identification de comportements inhabituels futurs. Le CDD est divisé en trois parties ci-dessous :

A. Identification et Vérification du Client

L'identification consiste en la collecte des détails personnels du joueur. Ces informations sont collectées lors du processus d'inscription. Les informations personnelles à collecter sont pour commencer la procédure Connaître Votre Client (KYC), qui comprend la collecte des détails personnels suivants :

a) Nom et prénom

b) Adresse résidentielle permanente

c) Date de naissance, car le joueur doit avoir plus de dix-huit ans (ou tout autre âge applicable dans la juridiction particulière du joueur)

d) Adresse e-mail valide

e) Lieu de naissance

f) Nationalité, et

g) Numéro de référence d'identité, le cas échéant.

Une fois les informations ci-dessus fournies, SoftSpark Services s.r.l. vérifiera d'abord si l'individu en question est une Personne Politiquement Exposée (PEP), un membre de la famille du PEP ou un proche associé commercial du PEP. Une base de données électronique fiable, telle que opensanctions.org et complyadvantage.com sera intégrée et utilisée à cet égard. S'il est déterminé qu'un individu est un PEP ou de quelque manière que ce soit lié à un PEP, alors l'individu sera lui-même considéré comme un PEP et ne sera pas autorisé à s'inscrire en tant que joueur avec SoftSpark Services s.r.l., car ce dernier a une politique stricte de ne pas accepter les PEP en tant que joueurs. Cela signifie donc que la détermination de savoir si un individu est un PEP (selon la définition ci-dessus) aura lieu au stade de l'inscription.

Le compte sera officiellement ouvert une fois que l'e-mail du joueur aura été vérifié. Dans toute situation où le joueur est immédiatement identifié comme étant à haut risque, SoftSpark Services s.r.l. peut immédiatement demander des détails personnels supplémentaires et la vérification des mêmes détails fournis. Dans tous les cas, SoftSpark Services s.r.l. veillera à être en mesure à tout moment de déterminer que le client est bien celui qu'il prétend être et que les mesures adoptées sont suffisamment efficaces pour contrer le risque de fraude à l'identité et d'usurpation d'identité.

La vérification consiste à confirmer les détails personnels collectés à des fins d'identification par l'utilisation de données indépendantes, d'informations et de documents obtenus à partir de sources fiables. Si des incohérences dans les informations personnelles fournies par le client sont identifiées, SoftSpark Services s.r.l. envisagera d'adopter des mesures d'identification et de vérification supplémentaires.

Cela se fera de l'une des deux manières :

- Sources documentaires,

En règle générale, cette méthode de vérification sera effectuée en faisant référence à des documents délivrés par le gouvernement contenant une image photographique avec l'identité du joueur (par exemple, passeport, carte d'identité, permis de conduire, etc.). Si l'adresse résidentielle du joueur ne peut pas être vérifiée en utilisant l'un des documents mentionnés, SoftSpark Services s.r.l. demandera des documents alternatifs fiables tels qu'une facture de services publics récente, des relevés de compte bancaire, une correspondance du gouvernement ou d'entités publiques, etc., afin de pouvoir vérifier l'adresse. Les documents demandés seront reçus par courrier électronique et, si nécessaire, des documents notariés pourront être demandés.

SoftSpark Services s.r.l. veillera à ce que tous les documents reçus soient clairs, lisibles, de bonne qualité et authentiques ou reflètent des documents authentiques. Certains documents, tels que les passeports, peuvent être plus faciles à vérifier car ils peuvent être vérifiés par rapport à d'autres sources. Dans d'autres cas, comme en ce qui concerne les factures de services publics, le processus de vérification peut être moins facile. SoftSpark Services s.r.l. effectuera des vérifications supplémentaires en utilisant des programmes/applications logiciels spécifiques ; qui seront intégrés comme solution pour aider les utilisateurs dans leur travail.

En ce qui concerne la validité des informations fournies, SoftSpark Services s.r.l. prendra également en compte d'autres données collectées auprès du joueur telles que la géolocalisation, les données d'adresse IP, etc., qui devraient dans des circonstances normales corroborer les données contenues dans les documents fournis par le joueur. Il y aura des exceptions, où l'adresse IP ne correspondra pas au pays / lieu. De tels cas devront être vérifiés au cas par cas et une vérification / clarification sera obtenue directement auprès du joueur.

- Moyens électroniques

Cela inclut des sources comme E-ID ou Bank-ID et des bases de données commerciales électroniques. SoftSpark Services s.r.l. est bien consciente que la fiabilité de ces bases de données peut ne pas toujours être la meilleure. À cet égard, elle prendra en compte quelle source d'information alimente la base de données et si ces données sont généralement connues pour être maintenues à jour. Lors de l'utilisation des bases de données électroniques mentionnées, SoftSpark Services s.r.l. utilisera également d'autres preuves documentaires pour une meilleure confirmation / fiabilité. Cela est dû au fait qu'un résultat positif sur la base de données électronique signifiera seulement qu'il existe un individu dont les détails personnels correspondent à ceux fournis par le client, mais pas que le client est cet individu. D'autre part, lors de l'utilisation de sources électroniques comme E-ID et Bank-ID, qui ne peuvent être accessibles que par l'utilisation de références détenues par un individu spécifique, aucun moyen de vérification supplémentaire ne sera demandé, car ces sources sont considérées comme fournissant un lien suffisamment fort.

B. Obtention d'informations sur l'objectif et la nature prévue de la relation commerciale

L'objectif derrière l'ouverture d'un compte de jeu est assez évident et donc aucune clarification quant à la raison pour laquelle une demande d'ouverture de compte a été faite ne sera recherchée. Cependant, il peut y avoir un motif ultérieur sur la base duquel le compte a été ouvert, éventuellement même pour le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme. Si SoftSpark Services s.r.l. a des soupçons qu'un tel motif ultérieur subsiste, elle mènera une enquête plus approfondie et demandera des données et des documents supplémentaires pour soit justifier ses soupçons, soit confirmer qu'il n'y a effectivement aucune indication justifiable d'un motif illégal.

Il n'y a pas de délai ou de période spécifique lorsque ces vérifications supplémentaires seront effectuées, car elles seront simplement effectuées lorsque le soupçon survient. Par conséquent, l'enquête peut devoir être menée lors de l'inscription, tandis que dans d'autres cas, elle ne devra pas être effectuée avant que les seuils AML obligatoires spécifiques ne soient atteints.

Dans le cas où des vérifications doivent être effectuées avant la période obligatoire, SoftSpark Services s.r.l. collectera d'abord suffisamment d'informations, et si nécessaire, des documents pour établir la source de richesse du joueur. Identifier la source de richesse du joueur consiste à déterminer les activités qui génèrent la valeur nette du joueur, ce qui amènera ensuite SoftSpark Services s.r.l. à déterminer si ce montant de richesse justifie son niveau projeté et réel d'activité de compte. SoftSpark Services s.r.l. profilera également le joueur dans la matrice de risque du joueur (comme indiqué dans le tableau de la section suivante). Lorsque le risque déterminé après les vérifications est moyen ou faible, SoftSpark Services s.r.l. acceptera une déclaration du client avec des détails, tels que la nature de l'emploi/affaires, et une déclaration concernant le salaire annuel. Des recherches sur les réseaux professionnels et les médias sociaux seront également utilisées à des fins de vérification. Si le risque est élevé ou si SoftSpark Services s.r.l. a des doutes quant à la véracité des informations collectées, le joueur sera invité à fournir des documents indépendants et fiables supplémentaires qui prouvent la source de richesse alléguée. Par exemple, l'individu peut être invité à envoyer une copie de sa fiche de paie ou à fournir d'autres preuves documentées pour confirmer sa déclaration.

C. Surveillance Continue

Cela implique finalement la surveillance des transactions des clients, des détails personnels et des changements dans leurs circonstances ou préférences de paris, afin de s'assurer qu'ils sont cohérents avec l'activité anticipée, et sinon, d'identifier pourquoi les changements ont eu lieu. L'objectif est que des transactions inhabituellement importantes, des changements dans les habitudes de jeu et d'autres activités « hors du commun » soient identifiés et analysés. À cet égard, il est important pour SoftSpark Services s.r.l. de s'assurer que les informations des joueurs sont maintenues à jour. Elle encouragera et obligera même les joueurs via les termes et conditions à informer SoftSpark Services s.r.l. de tout changement, et éventuellement à fournir des documents pour confirmer le même. Grâce au processus de surveillance, le niveau de risque sera réexaminé et une analyse de savoir si la notation de risque précédemment établie doit être modifiée ou non sera effectuée. Toute incohérence dans les informations devra être justifiée et SoftSpark Services s.r.l. se réserve le droit de demander des preuves supplémentaires corroborantes.

Une surveillance continue adéquate implique également d'examiner attentivement les transactions et les habitudes de jeu du joueur afin de s'assurer qu'elles sont en ligne avec la connaissance de SoftSpark Services s.r.l. du joueur, de son activité de jeu et de son profil de risque. Si les deux ne coïncident pas, alors SoftSpark Services s.r.l. questionnera de la même manière la situation. Chaque fois que SoftSpark Services s.r.l. demande des informations supplémentaires, elle prendra toujours note de ses conclusions afin de prouver sa conformité. Si une incohérence identifiée persiste sans être résolue avec succès, SoftSpark Services s.r.l. analysera si un rapport doit être soumis aux autorités compétentes et prendra également une décision sur la nécessité de suspendre le compte du joueur.

Enfin, en ce qui concerne les PEP, un scénario peut se présenter où un joueur peut ne pas avoir été considéré comme un PEP au stade de l'inscription, mais le devient au cours de la relation commerciale. Si, lors de la surveillance continue, SoftSpark Services s.r.l. prend connaissance d'un tel changement, SoftSpark Services s.r.l. mettra fin à sa relation commerciale car elle a une politique stricte de ne pas accepter les PEP en tant que joueurs. Si c'est le cas que pour une raison ou une autre, l'individu n'avait pas été identifié comme étant un PEP même s'il était un PEP au stade de l'inscription, mais est ensuite identifié comme tel, SoftSpark Services s.r.l. annulera tous les gains obtenus par l'individu, et transférera ensuite les fonds déposés, à la source d'origine d'où les fonds proviennent. Elle fermera ensuite le compte du joueur, conformément à la procédure décrite dans la section 3.3 ci-dessous.

3.2 Calendrier et Application des mesures de CDD

Comme décrit plus haut, le compte du joueur sera ouvert avec succès une fois que le joueur s'inscrit en fournissant les informations personnelles de base demandées. Le système est configuré pour empêcher les mineurs de s'inscrire en rejetant toute date de naissance insérée qui signifierait que le joueur a moins de dix-huit ans (ou tout autre âge selon la législation spécifique - comme la Lettonie - 21 ans).

Toute vérification des détails du joueur (à l'exception des confirmations PEP) peut avoir lieu à tout moment à la discrétion de SoftSpark Services s.r.l.. Cependant, au moins, elle doit absolument être effectuée lorsque le montant déposé par les joueurs atteint la valeur cumulative de 2 000 €. Peu importe si ces dépôts ont été effectués via une seule opération ou plusieurs opérations qui semblent être liées ou non. SoftSpark Services s.r.l. mettra donc en place un système qui calcule quotidiennement si le joueur a atteint la limite de dépôt de 2 000 € sur son compte. Un autre facteur important que le système inclura est l'identification de comptes multiples possibles, qui auraient été spécifiquement créés pour soit frauder l'entreprise par abus de bonus, soit spécifiquement pour ne jamais atteindre la limite de dépôt requise de 2 000 €, et donc s'assurer que le compte reste non vérifié.

Jusqu'à ce que ce seuil soit atteint, SoftSpark Services s.r.l. effectuera une surveillance continue comme indiqué au point C de la section 3.1 ci-dessus, afin de s'assurer que les informations du joueur sont toujours correctes. De plus, si SoftSpark Services s.r.l. remarque à tout moment des incohérences entre les informations fournies par le joueur et toute autre information qu'elle acquiert, SoftSpark Services s.r.l. questionnera les divergences et prendra toute mesure corrective qu'elle juge nécessaire. De plus, si elle soupçonne un blanchiment d'argent ou un financement du terrorisme, elle suivra la procédure décrite dans la section 4 ci-dessous.

Une fois le seuil mentionné atteint, le profil de risque du joueur sera confirmé sur la base de l’évaluation des risques effectuée conformément à la section 2.2 ci-dessus. Cette dernière devra être réalisée avant l’expiration d’un délai de trente jours à compter du moment où le seuil de 2 000 EUR est atteint. L’évaluation des risques déterminera si le risque présenté par la personne concernée est faible, moyen ou élevé. Les mesures visant à contrôler le risque en question varient, conformément au tableau présenté ci-dessous :

SoftSpark Services s.r.l. permettra aux joueurs de continuer à utiliser leur compte de jeu pendant qu’elle recueille encore les informations et/ou documents nécessaires auprès du joueur concerné, sauf si d’autres facteurs empêchant cette possibilité surviennent ou sont présents. Toutefois, jusqu’à ce que SoftSpark Services s.r.l. obtienne effectivement les informations et/ou documents susmentionnés et vérifie l’identité du joueur, elle ne permettra pas au joueur d’effectuer de retrait depuis son compte, quel que soit le montant concerné.

En outre, si trente jours se sont écoulés depuis que le seuil de 2 000 EUR a été atteint et que le joueur n’a pas fourni les informations et/ou documents demandés, SoftSpark Services s.r.l. peut mettre fin à la relation commerciale avec le joueur, conformément à la procédure prévue dans la section suivante.

3.3 Résiliation de la relation commerciale

SoftSpark Services s.r.l. mettra fin à sa relation commerciale avec un joueur s'il ne fournit pas les informations et/ou la documentation demandées, que SoftSpark Services s.r.l. lui a demandées à plusieurs reprises. SoftSpark Services s.r.l. annulera tous les gains et transférera ensuite les fonds déposés à la source d'origine d'où proviennent les fonds s'il n'y a pas de risque commercial et transactionnel supplémentaire, comme les périodes de rétrofacturation, etc. Toute approbation pour une telle action doit être prise par la direction générale et uniquement une fois qu'il a été vérifié qu'il n'y a pas de restriction sur le transfert des fonds. Si SoftSpark Services s.r.l. trouve impossible de renvoyer les fonds au joueur par les mêmes canaux, il les renverra, en dernier recours, à un compte unique détenu auprès d'une institution de crédit ou financière dans une juridiction réputée au nom du joueur. Si aucun compte de ce type n'est disponible, les fonds continueront d'être détenus au nom des joueurs. Les fonds seront conservés sur le compte jusqu'à ce que le joueur fournisse des détails adéquats pour le transfert. Si cela ne se matérialise jamais, après 30 mois, les fonds restants sur le compte peuvent également être remis à l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN. Lors de la remise de ces fonds, SoftSpark Services s.r.l. indiquera dans les instructions accompagnant les fonds qu'ils sont remis en raison de l'incapacité à compléter le CDD. SoftSpark Services s.r.l. envisagera également s'il existe des motifs de déposer un rapport de transaction suspecte (STR), conformément à la procédure décrite ci-dessous.

3.4 Relations B2B

SoftSpark Services s.r.l. effectuera également des exercices de diligence raisonnable avant d'entrer dans toute relation commerciale avec des tiers. Ces exercices seront réalisés par la direction générale avec le département juridique et le MLRO. Tout comme le CDD, la diligence raisonnable commerciale (BDD) visera à identifier les risques qui pourraient émerger si SoftSpark Services s.r.l. s'engage dans des affaires avec le tiers. Lors de cette évaluation, il sera déterminé si la source, la nature et le volume des affaires à introduire via le tiers peuvent être établis. SoftSpark Services s.r.l. accordera également beaucoup d'importance au fait qu'un fournisseur est déjà un fournisseur approuvé selon les exigences de l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN. Il est également considéré comme positif si un fournisseur qui n'est actuellement pas approuvé cherche à obtenir une approbation au moment de la conclusion d'un contrat avec SoftSpark Services s.r.l. L'évaluation visera également à établir si le tiers a des relations commerciales avec d'autres tiers qui ne sont pas réputés, ou si le tiers mène ses affaires dans ou depuis une juridiction non réputée. À cet égard, SoftSpark Services s.r.l. demandera au tiers de lui fournir des copies originales/certifiées de toute la documentation nécessaire, y compris, le certificat d'incorporation de la société, le mémorandum et les statuts, le certificat de bonne réputation, les états financiers annuels, l'identification des dirigeants de la société ainsi qu'une liste des actionnaires, et une lettre de référence bancaire, confirmant que les affaires de la société sont traitées de manière satisfaisante. Une fois qu'il a été déterminé que le tiers mène ses affaires de manière à ne pas compromettre la position de SoftSpark Services s.r.l., les parties conviendront des termes de la relation commerciale et signeront les accords et la documentation pertinents. Dans le cadre du BDD, SoftSpark Services s.r.l. effectuera une surveillance continue pour s'assurer que le tiers continue de mener ses affaires de manière diligente, sur la base de leur propre expérience de la manière dont les services sont fournis. En outre, SoftSpark Services s.r.l. se réserve également le droit d'inclure une clause de droit d'audit dans l'accord qu'il signe avec le tiers, si cela est jugé nécessaire.

Toute révision anti-blanchiment d'argent effectuée sera notée séparément dans le dossier du tiers. Dans tous les cas, SoftSpark Services s.r.l. se réserve toujours le droit de mettre fin à sa relation commerciale avec tout tiers s'il estime qu'en faisant affaire avec le tiers, il met en danger sa conformité à ses obligations de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme. Une notification à l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN sera donnée conformément à l'accord et aux exigences de la même autorité.

3.5 Dépendance et agents

SoftSpark Services s.r.l. peut décider de se fier aux informations et à la documentation collectées lors de l'intégration du client par un tiers, et/ou d'engager un agent. Dans l'un ou l'autre des cas, SoftSpark Services s.r.l. s'assurera que le tiers est établi dans un État membre de l'UE ou une juridiction réputée qui adopte les mêmes mesures de lutte contre le blanchiment d'argent ou de lutte contre le financement du terrorisme que celles énoncées dans les lois applicables d'Anjouan, ou des mesures équivalentes. En déterminant ces dernières, SoftSpark Services s.r.l. se fiera à des sources réputées telles que les rapports d'évaluation du Groupe d'action financière sur le blanchiment d'argent, les rapports de pays du FMI, etc.

Si SoftSpark Services s.r.l. décide de se fier aux informations fournies par un tiers, il peut toujours demander au joueur de lui fournir des documents de vérification. Dans de telles circonstances, SoftSpark Services s.r.l. effectuera toujours lui-même l'évaluation des risques basée sur le client, déterminera la notation des risques du client et effectuera une surveillance continue. La relation entre SoftSpark Services s.r.l. et le tiers sera définie dans un accord, et l'une des conditions sera que le tiers fournisse à SoftSpark Services s.r.l. des documents concernant les joueurs, immédiatement sur demande. SoftSpark Services s.r.l. inclura également une clause de droit d'audit dans l'accord et testera périodiquement cet arrangement, pour s'assurer que les détails personnels et la documentation nécessaires des joueurs sont collectés conformément aux spécifications convenues.

Une copie de cette procédure sera également fournie au tiers afin de s'assurer que les exigences du CDD et les seuils applicables sont correctement communiqués, et ainsi le tiers n'aura jamais l'excuse de ne pas être au courant des exigences applicables de l'entreprise. SoftSpark Services s.r.l. peut, chaque fois que la loi le permet, opter pour utiliser les services d'agents afin d'intégrer ou de servir les clients. SoftSpark Services s.r.l. peut demander à l'agent de procéder aux contrôles nécessaires de lutte contre le blanchiment d'argent/lutte contre le financement du terrorisme et à l'adoption de mesures lors de l'intégration ou du service d'un client de SoftSpark Services s.r.l. Dans tous les cas, cependant, SoftSpark Services s.r.l. s'assurera que toute application des mesures de CDD est effectuée avec diligence et comme l'exigent les lois applicables. SoftSpark Services s.r.l. est bien conscient qu'en exerçant une dépendance ou en utilisant des agents, il reste finalement responsable de s'assurer qu'il respecte ses obligations de lutte contre le blanchiment d'argent/lutte contre le financement du terrorisme.

4. Déclaration d'activité et de transactions suspectes

4.1 Nomination de l'agent de déclaration de blanchiment d'argent (MLRO)

Bien que la description détaillée des responsabilités du MLRO soit décrite dans la politique des rôles et responsabilités des ressources humaines, la principale responsabilité du MLRO sera de considérer tout rapport interne de transactions inhabituelles ou suspectes qui sont soulevées au sein de l'entreprise, et de faire un suivi de ces rapports et également de déposer un STR auprès de l'Unité d'analyse du renseignement financier (FIAU), lorsque cela est jugé nécessaire. Le MLRO agira également comme le principal canal par lequel toute communication avec la FIAU sera menée. Il s'assurera que SoftSpark Services s.r.l. met en œuvre efficacement les politiques et procédures qu'il a adoptées pour répondre à ses obligations de lutte contre le blanchiment d'argent/lutte contre le financement du terrorisme. Le MLRO sera responsable de la surveillance de toute mise à jour sur les sanctions

listes telles que celle du Groupe d'action financière (GAFI) et de l'Office of Foreign Assets Control (OFAC). Il mettra ensuite à jour le reste du personnel sur toute modification des listes de sanctions et tout changement fondamental à la loi applicable. SoftSpark Services s.r.l. s'assurera que la personne nommée comme MLRO bénéficie d'une ancienneté et d'une autorité suffisantes pour pouvoir agir indépendamment de sa direction.

Le MLRO aura accès à toutes les informations/documentations nécessaires et aux employés de l'entreprise pour remplir efficacement ses obligations. SoftSpark Services s.r.l. a également nommé un employé désigné qui pourrait agir en tant que MLRO pendant l'absence du MLRO. Les nominations du MLRO ainsi que de l'employé désigné seront portées à la connaissance de l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN, afin que l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN, ainsi que la FIAU, puissent adresser directement leurs questions et demandes à eux, chaque fois que le besoin se fait sentir. Ainsi, ces individus agiront comme un point de contact entre SoftSpark Services s.r.l. et les autorités compétentes en matière de lutte contre le blanchiment d'argent/lutte contre le financement du terrorisme.

4.2 Déclaration d'activité et de transactions suspectes

SoftSpark Services s.r.l. peut développer un soupçon ou avoir des motifs raisonnables de soupçonner qu'une activité sur un compte est liée au blanchiment d'argent ou au financement du terrorisme. À ce moment-là, SoftSpark Services s.r.l. s'assurera que toutes les exigences du CDD sont remplies, indépendamment du fait qu'un seuil applicable ait été atteint. Il soumettra par conséquent un STR dès que possible.

4.2.1 Procédures de déclaration interne

Comme décrit plus en détail dans la section 6 ci-dessous, tout le personnel communiquant avec les joueurs, ou ayant accès à des informations sur les affaires des clients, recevra une formation sur la lutte contre le blanchiment d'argent. De cette manière, ils seraient en mesure d'identifier quelle action d'un joueur devrait raisonnablement les amener à soupçonner qu'une activité de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme est tentée ou a été réalisée. Par exemple, ils seraient censés réaliser que si un joueur tente d'enregistrer plus d'un compte avec SoftSpark Services s.r.l., ou s'il dépose des montants considérables au cours d'une seule session au moyen de plusieurs cartes prépayées, alors de telles actions devraient constituer des indicateurs ou des signaux d'alarme qui devraient les amener à remettre en question le comportement du joueur. À ce stade, l'employé peut subtilement demander des explications au joueur, sans révéler son soupçon au joueur. Cette divulgation est interdite, que ce soit directement ou indirectement, et donc tous les membres du personnel doivent être astucieux à cet égard. Si l'agent ne parvient pas à obtenir des informations convaincantes, et après une considération complète, l'agent est toujours soupçonneux de jeu déloyal, alors à ce moment-là, il doit informer son supérieur immédiat. Évidemment, avant de signaler à son supérieur, l'employé devra être convaincu qu'il existe une indication claire de l'intention de contourner les mesures de protection, et que l'utilisation du système financier à des fins criminelles est présente.

Il peut y avoir des cas où le gestionnaire n'est pas d'accord avec l'agent, mais l'agent estime toujours avoir des motifs raisonnables de soupçonner un acte répréhensible. Dans de telles circonstances, l'employé doit informer le MLRO de ses soupçons. L'employé peut discuter de la question directement avec le MLRO et n'est en aucun cas obligé d'informer ou d'impliquer son gestionnaire. À la réception du rapport interne de l'employé, le MLRO accusera réception par écrit, en se référant au rapport par sa date et son numéro de dossier unique, sans inclure le nom de la ou des personnes soupçonnées. De cette manière, l'obligation légale de l'agent de signaler sera considérée comme remplie. L'employé ne sera autorisé à discuter de la question en interne avec la direction, ou avec d'autres employés, que si cela est jugé nécessaire, après avoir obtenu l'approbation du MLRO. Toute discussion externe est interdite et sera considérée comme un avertissement. Si des circonstances surviennent qui rendent difficile pour l'employé de communiquer avec le joueur sans risquer la possibilité d'un avertissement, l'employé doit demander conseil et suivre les instructions du MLRO. Cette procédure constituera la procédure interne de SoftSpark Services s.r.l. pour signaler les activités et transactions suspectes.

4.2.2 Procédures de déclaration externe

Comme déjà décrit dans la section précédente, le MLRO recevra et évaluera les rapports de suspicion internes. Il ouvrira et maintiendra un journal détaillant les progrès liés à chaque rapport, notant toute information qui doit être documentée afin de s'assurer qu'un historique adéquat des raisons ayant conduit à sa décision est maintenu. Cette documentation peut également être utilisée pour aider les autorités dans toute analyse ou enquête sur le blanchiment d'argent suspecté ou le financement du terrorisme, lorsque ces détails sont directement demandés au MLRO. Ce journal sera détenu par le MLRO et ne sera accessible qu'à lui, et ne fera pas partie du dossier du joueur. Le MLRO rassemblera toutes les informations nécessaires et posera des questions à tout employé de SoftSpark Services s.r.l. dans le cadre de son enquête. Les employés (qu'ils aient soumis le rapport interne ou non) fourniront au MLRO des informations pertinentes. Ce faisant, ils ne violeront pas leur obligation de confidentialité envers le client. Une fois que le MLRO décide qu'il existe des motifs raisonnables justifiant la soumission d'un STR via le système de soumission en ligne de l'autorité, il fera cette divulgation formelle à la FIAU au nom de SoftSpark Services s.r.l. Aucune copie des rapports internes ou externes ne sera faite. Le MLRO conservera ces dossiers en sécurité. Le MLRO informera, le cas échéant, l'auteur du rapport interne si une divulgation formelle a été faite ou non. Après une divulgation formelle, le MLRO prendra les mesures requises par les autorités en lien avec la divulgation et suivra en conséquence leurs instructions.

4.2.3 Qu'est-ce qui devrait donner lieu à une activité suspecte ?

Pour plus de clarté, le rapport STR couvrira :

Toute activité qui amène SoftSpark Services s.r.l. à penser qu'une personne est liée au blanchiment d'argent/financement du terrorisme ou à tout produit du crime, ou que l'un ou l'autre est en train d'être commis, ou peut être commis, indépendamment du fait que des transactions aient eu lieu ou non.

Tout cas où des faits objectifs amèneront SoftSpark Services s.r.l. à avoir des motifs raisonnables de soupçonner que le blanchiment d'argent/le financement du terrorisme ou des produits du crime peut avoir lieu.

SoftSpark Services s.r.l. sera obligé de soumettre un STR à la FIAU concernant l'activité effectuée sur la base de sa licence de jeu d'Anjouan, et de notifier en conséquence l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN, lorsque cela est jugé nécessaire et conformément aux instructions données par la FIAU.

4.2.4 Arrêt/continuation du travail suite à un soupçon

En raison de la nature des produits et services de jeu offerts par SoftSpark Services s.r.l., et de la nature des transactions en question, SoftSpark Services s.r.l. ne sera pas toujours en mesure de s'abstenir d'effectuer une transaction en attente avant le dépôt d'un STR. En effet, si SoftSpark Services s.r.l. s'abstient d'accepter une transaction alors qu'il le fait habituellement instantanément, le retard dans l'acceptation peut amener le joueur à savoir qu'il est soupçonné d'activité frauduleuse. Tout retard peut nuire à une analyse ou à une enquête sur la transaction suspectée. Par conséquent, chaque fois que SoftSpark Services s.r.l. soupçonne un blanchiment d'argent/financement du terrorisme, alors SoftSpark Services s.r.l. procédera tout de même à l'exécution de la transaction suspectée. Cependant, SoftSpark Services s.r.l. soumettra un STR à la FIAU immédiatement après l'exécution de la transaction.

4.2.5 Interdiction de divulgation

✓ Divulgations à l'autorité de surveillance, dans ce cas l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN ;

✓ Divulgations entre personnes assujetties au sein du même groupe ;

✓ Divulgations entre une personne assujettie exerçant une « activité pertinente » et une autre personne exerçant des activités similaires et où des exigences similaires sont imposées par la juridiction. Les personnes étant au sein de la même personne morale ou au sein d'une structure plus large à laquelle elles appartiennent, qui ont une propriété, une gestion communes ;

✓ Partage d'informations basé sur la même transaction, où les personnes assujetties et l'activité connexe sont soumises aux mêmes obligations légales et les personnes appartiennent à la même catégorie professionnelle et ont donc des obligations similaires en matière de secret professionnel et de protection des données ;

✓ Divulgations par une personne assujettie dans le cadre de procédures engagées en raison de retards dans l'exécution des transactions, où la personne assujettie suivait effectivement les instructions de la FIAU ;

✓ Divulgation par une personne assujettie à une autorité de surveillance conformément à la demande faite par l'autorité de surveillance, à cet égard, l'AUTORITÉ DES JEUX D'ANJOUAN.

SoftSpark Services s.r.l. examinera également attentivement toutes les mesures qu'il décide d'adopter vis-à-vis du joueur suspect, suite à la soumission d'un STR. Afin de ne pas compromettre une enquête, avant d'entreprendre toute action de ce type, SoftSpark Services s.r.l. demandera des conseils aux analystes de la FIAU. SoftSpark Services s.r.l. considérera, autant que possible, ces actions comme une mesure de dernier recours, et ne surchargera pas inutilement la FIAU avec chaque petit soupçon. Dans les cas de soupçons mineurs ne justifiant pas de rapport, il augmentera plutôt la surveillance continue et ne soumettra des STR à la FIAU qu'une fois qu'un soupçon persiste ou que les indicateurs augmentent. SoftSpark Services s.r.l. s'assurera d'une documentation appropriée de cette prise de décision interne.

5. Procédure de gestion des paiements

Chaque fois qu'un joueur fait une demande de retrait, quel que soit le mode de paiement utilisé, SoftSpark Services s.r.l. s'assurera, avant d'accéder à une telle demande, que l'institution à laquelle les fonds doivent être remis est située dans une juridiction réputée et a des exigences équivalentes de lutte contre le blanchiment d'argent/lutte contre le financement du terrorisme applicables à SoftSpark Services s.r.l. Évidemment, cela concerne également les institutions d'où les dépôts des joueurs sont acceptés. En règle générale, les retraits ne seront traités que vers la même source d'où proviennent les fonds. Cette mesure limitera le risque de blanchiment d'argent ou de retraits de financement du terrorisme réussis.

Les demandes de retrait seront effectuées selon la procédure suivante :

✓ Les demandes de retrait seront traitées immédiatement sur demande.

✓ Aucun retrait en espèces ne peut être traité en aucune circonstance. Les transactions en espèces sont spécifiquement interdites et en fait, il n'existe aucun moyen pour les joueurs de traiter des transferts de fonds en espèces.

✓ Le gameplay sera vérifié ainsi que toutes les transactions financières.

✓ SoftSpark Services s.r.l. examinera également si les individus jouent équitablement, ou si le système de jeu a été manipulé de quelque manière que ce soit, ou si le système est, alternativement, défectueux, et le joueur a de quelque manière que ce soit profité de tout bug sans, en conséquence, informer SoftSpark Services s.r.l., conformément aux exigences des Termes et Conditions.

✓ Une référence sera également faite pour savoir si la vérification du CDD a été effectuée. Si elle n'a pas encore été effectuée car l'exigence de dépôt n'a pas été atteinte, une décision de gestion est prise pour savoir s'il est jugé nécessaire d'effectuer la vérification du CDD à ce stade avant de terminer le processus de retrait.

✓ L'évaluation des risques est également effectuée / vérifiée pour s'assurer que le risque du joueur vis-à-vis de son activité avec SoftSpark Services s.r.l. est déterminé.

✓ Les exigences du CDD applicables seront conformes à la section 3.2 ci-dessus.

✓ Si le joueur ne fournit pas les documents nécessaires pour que la vérification ait lieu, lorsqu'elle est demandée, ou s'il devient clair que la vérification ne peut pas avoir lieu parce que l'individu a agi de manière frauduleuse, les retraits ne seront pas traités. Une fois qu'il devient clair pour SoftSpark Services s.r.l. que l'individu tentait d'agir de manière frauduleuse, il bloquera le compte du joueur, annulera tous les gains et retournera simplement le dépôt au compte d'où proviennent les fonds.

✓ Dans le cas où les retraits ne peuvent pas être traités vers le compte d'où proviennent les fonds, comme lorsque le joueur utilise Mastercard ou Paysafecard, alors SoftSpark Services s.r.l. demandera formellement des documents de vérification du joueur et demandera également des détails sur un autre système de paiement qui peut être confirmé être au nom du joueur et donc minimiser le risque de remettre des fonds à une personne différente de celle qui avait initialement remis les dépôts. Ce processus est en place pour décourager le vol de cartes de crédit et le vol d'identité.

Dans le cas où un paiement manuel est requis en raison de la fermeture de comptes, les paiements seront effectués dans un délai de 10 jours ouvrables, tant que le montant ne dépasse pas la limite de retrait hebdomadaire et tant qu'il n'y a pas d'autre fraude en attente ou de vérification non satisfaite.

Dans le cas où des documents sur la source des fonds/source de richesse sont requis, la décision sera prise dans les 30 jours suivant la réception de tous les documents requis. Si les documents fournis nécessitent l'envoi de documents supplémentaires, ce délai est reporté à 30 jours depuis la réception du dernier document. Dans le cas où les documents ne sont pas fournis dans les 30 jours, le compte sera restreint et la décision sur la manière de procéder avec les fonds est à la discrétion de la direction et du département juridique.

6. Formation

Il est de la politique de SoftSpark Services s.r.l. que tout le personnel ayant un contact avec les clients, ou ayant accès à des informations sur les affaires des clients, reçoive une formation sur la lutte contre le blanchiment d'argent pour s'assurer que leurs connaissances et leur compréhension sont à un niveau approprié. Une formation sera en outre dispensée au moins une fois par an afin de maintenir la sensibilisation et de s'assurer que les obligations légales de l'entreprise sont respectées. Toute formation donnée prendra en compte la praticité d'attribuer différentes tâches au personnel en fonction de leur rôle, et toutes les informations accessibles seront sur une base de besoin de savoir. Cependant, une formation sur l'ensemble du processus sera fournie aux employés, afin de s'assurer que chaque agent a une compréhension holistique des procédures de diligence raisonnable, KYC, AML et de paiement, car elles sont très étroitement liées.

À la lumière de la gravité des obligations imposées par la loi et les règlements, et de la gravité des sanctions possibles, le MLRO s'assurera que les informations sur ces obligations sont disponibles pour tous les membres du personnel à tout moment. Le MLRO s'assurera également que des formations continues sont dispensées, c'est-à-dire, au besoin, même sur la base de demandes directes faites par les employés.

Les programmes de formation comprendront des tests pour s'assurer que chaque individu a atteint le niveau approprié de connaissances et de compréhension. Les tests peuvent être effectués de différentes manières, que ce soit par des tests formels, une évaluation via la discussion d'études de cas, ou d'autres moyens. Une attention particulière sera accordée aux besoins de formation de la direction générale et de l'équipe de conformité, dont les connaissances et la compréhension doivent être les plus approfondies.

Le département des ressources humaines (RH) :

✓ informera chaque membre du personnel des programmes de formation qu'il doit suivre, et du calendrier de réalisation ;

✓ vérifiera que chaque membre du personnel a terminé les programmes de formation qui lui ont été assignés, en envoyant des rappels à ceux qui n'ont pas terminé les programmes selon le calendrier applicable ;

✓ conservera des dossiers de formation complétés, y compris les résultats des tests ou d'autres évaluations démontrant que chaque individu a atteint un niveau de compétence approprié ;

✓ mettra à jour les dossiers personnels des employés avec les détails de la formation suivie et les résultats obtenus le cas échéant ;

✓ référera à la direction générale tout cas où des membres du personnel ne répondent pas ou dont les résultats sont insatisfaisants, pour émettre des réprimandes ou fournir une formation supplémentaire selon le cas individuel.

Le MLRO aura un accès complet à tous les dossiers détenus par le département des RH.

À la fin d'un cycle de formation, le département des RH s'assurera de la continuité de la formation continue et obtiendra également des mises à jour du MLRO concernant les changements survenus dans le domaine, afin que les RH puissent s'assurer que des formations à jour sont organisées et fournies à tous les membres du personnel.

Les responsables hiérarchiques fourniront également des commentaires au département des RH concernant :

✓ l'efficacité des programmes complétés ; et

✓ faire des suggestions quant à différentes méthodes de diffusion.

Les responsables hiérarchiques compléteront la formation fournie au personnel de soutien en donnant des conseils au quotidien sur :

✓ le type d'instructions et de transactions client qui comptent comme « significatives » et qui doivent être portées à leur attention

✓ identifier les instructions et transactions client qui, bien que n'étant pas de nature à être normalement considérées comme « significatives », sont d'une certaine manière inhabituelles ou anormales et doivent être considérées en ce qui concerne un éventuel soupçon de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme. Le MLRO déterminera les besoins de formation pour son propre rôle et s'assurera qu'il/elle suit une formation professionnelle continue (CPE) comme requis pour remplir ses obligations légales.

L'objectif de toutes les formations fournies est de s'assurer que le personnel est capable d'identifier toute tentative ou activité réelle de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme exercée par les joueurs lors de l'utilisation des services de SoftSpark Services s.r.l.

Chipstars utilise un fournisseur tiers externe pour la procédure de vérification de diligence simplifiée et n'est pas responsable des erreurs si une erreur se produit du côté des fournisseurs externes.

7. Conservation des dossiers d'informations de diligence raisonnable des clients

Lorsque des informations sont collectées à des fins de CDD, le personnel de service responsable :

✓ conservera les dossiers dans le dossier client.

✓ enregistrera les cas où les informations demandées n'ont pas été fournies, ou les explications fournies n'ont pas été satisfaisantes.

✓ s'assurera que tous les dossiers sont conservés de manière cohérente afin qu'ils soient accessibles et compréhensibles par d'autres membres autorisés du personnel, y compris le MLRO.

Les dossiers de transactions et de clients à partir de la date de la transaction et de la fin de la relation commerciale respectivement, sont conservés tant que SoftSpark Services s.r.l. a une raison légale valable de conserver ces dossiers. Ces raisons sont limitées uniquement aux obligations légales auxquelles SoftSpark Services s.r.l. doit se conformer, telles que les obligations de lutte contre le blanchiment d'argent, les réglementations fiscales, etc. Les dossiers sont ensuite archivés. Les joueurs ont la possibilité d'accéder aux transactions depuis leur profil pendant une période de 2 mois.

Si SoftSpark Services s.r.l. détermine qu'un dossier de joueur doit être conservé pendant une période prolongée en raison du fait qu'un rapport a été déposé concernant ce joueur, tous les dossiers pertinents seront conservés sur le système en direct et non archivés. Cela est fait afin de s'assurer que SoftSpark Services s.r.l. se conforme à ses obligations de lutte contre le blanchiment d'argent. Une fois l'enquête terminée et le MLRO informé en conséquence, les dossiers seront traités de la même manière que toutes les autres informations et la même politique d'archivage s'appliquera alors.

8. Surveillance et gestion de la conformité

La conformité à cette politique sera constamment testée et assurée. Le conseil d'administration se réserve le droit d'engager des auditeurs externes pour examiner si l'entreprise se conforme aux mesures énoncées dans cette procédure. Les résultats de ces audits et toute recommandation appropriée pour action seront rapportés au conseil d'administration. Ce dernier demandera ensuite des commentaires à la direction concernant les suggestions faites par les auditeurs. Sur la base des recommandations ainsi que des commentaires de la direction, les administrateurs prendront une décision sur les processus/procédures à modifier ou à introduire. Un calendrier de mise en œuvre sera également discuté et décidé. Les commentaires sur la mise en œuvre de tout changement doivent être rapportés aux administrateurs, car ils sont finalement responsables des opérations de l'entreprise.

Le MLRO sera évidemment impliqué et son apport sera jugé primordial dans le cadre de ce processus. Il sera chargé de surveiller les aspects des politiques et procédures de CDD et de lutte contre le blanchiment d'argent de l'entreprise. Toute lacune dans ces procédures ou leur conformité, nécessitant une rectification urgente, sera traitée immédiatement par le MLRO, qui signalera ces incidents au conseil d'administration si nécessaire. Il demandera également au conseil de lui fournir tout soutien nécessaire.

Le MLRO auditera directement la procédure, au moins une fois par an. Le MLRO rapportera également ses conclusions au conseil d'administration. Ce rapport comprendra :

✓ un résumé de tout changement dans l'environnement réglementaire dans lequel SoftSpark Services s.r.l. opère.

✓ un résumé des activités de lutte contre le blanchiment d'argent au sein de l'entreprise, y compris le nombre de rapports de suspicion internes reçus par le MLRO et le nombre de divulgations faites aux autorités.

✓ détails de toute lacune de conformité sur laquelle une action a déjà été prise, ainsi que des rapports sur les résultats.

✓ détails de toute lacune de conformité sur laquelle une action doit être prise, ainsi que des actions recommandées, y compris le délai suggéré et le soutien de la direction requis.

✓ un aperçu des plans pour le développement continu du personnel impliqué, y compris des activités de formation et de sensibilisation périodiques pour tout le personnel concerné.

Là où une action de gestion est indiquée, le conseil d'administration demandera à la direction de fournir leurs commentaires et le calendrier de la prise des mesures nécessaires.

Cette procédure sera révisée et mise à jour au moins tous les six mois. Cependant, cela peut avoir lieu plus fréquemment, si des changements dans la législation ou les directives sont introduits à tout moment, ou si cela est jugé nécessaire.