Politika SoftSpark Services s.r.l. je da svi članovi osoblja aktivno učestvuju u sprečavanju da usluge SoftSpark Services s.r.l. budu iskorišćene od strane kriminalaca i terorista u svrhe pranja novca ili korišćene za finansiranje terorističkih aktivnosti kroz dobitke ostvarene klađenjem na sajtu kompanije. Ova participacija ima za cilj:
- Osiguranje usklađenosti SoftSpark Services s.r.l. sa svim važećim zakonima, propisima i zahtevima relevantnog nadzornog tela
- Zaštita kompanije i svih njenih zaposlenih kao pojedinaca od rizika povezanih sa kršenjem zakona, propisa i nadzornih zahteva
- Očuvanje dobrog imena SoftSpark Services s.r.l. protiv rizika reputacione štete izazvane umešanošću u aktivnosti pranja novca i finansiranja terorizma
- Doprinos borbi protiv kriminala i terorizma. Da bi se postigli ovi ciljevi, politika SoftSpark Services s.r.l. je da:
- Svaki član osoblja ispunjava svoje lične obaveze u skladu sa svojom ulogom i pozicijom u kompaniji
- Komercijalni razlozi nikada neće imati prednost nad obavezama SoftSpark Services s.r.l. u vezi sa sprečavanjem pranja novca
- Kompanija će imenovati Službenika za izveštavanje o pranju novca (MLRO) i određenog zaposlenog da osigura kontinuitet tokom njegovog/njenog odsustva, i oni će imati svu pomoć i saradnju svih članova osoblja u obavljanju svojih dužnosti. Svaka referenca na MLRO u ovom dokumentu uključuje i određenog zaposlenog u slučaju privremenog odsustva MLRO-a.
SoftSpark Services s.r.l. veruje da je pre implementacije Procedure za upravljanje prevarama, neophodno identifikovati šta je, s jedne strane, pranje novca, a šta, s druge strane, predstavlja finansiranje terorizma.
Pranje novca je kretanje ili prikrivanje kriminalnih prihoda sa ciljem zamagljivanja veze između zločina i generisanih sredstava, kako bi se moglo koristiti profitima od zločina. Stoga, krajnji cilj je zamagljivanje izvora sredstava.
Finansiranje terorizma je proces stavljanja sredstava ili drugih sredstava na raspolaganje, direktno ili indirektno, terorističkim grupama ili pojedinačnim teroristima kako bi ih podržali u njihovim operacijama. Ovo se može desiti kroz sredstva koja potiču iz legitimnih izvora ili iz kombinacije zakonitih i nezakonitih izvora. Zaista, finansiranje iz legalnih izvora je ključna razlika između terorističkih organizacija i tradicionalnih kriminalnih organizacija uključenih u operacije pranja novca. Iako bi se činilo logičnim da finansiranje iz legitimnih izvora ne bi trebalo da bude oprano, ipak često postoji potreba za teroristima da zamagle ili prikriju veze između organizacije ili pojedinačnog teroriste i njegovih legitimnih izvora finansiranja. Stoga, finansiranje terorizma se uglavnom odnosi na zamagljivanje krajnjeg primaoca sredstava.
U određenim slučajevima kada je potrebno podići STR ili SAR, komunikacija će morati biti svedena na minimum zbog zakonskih mandata. Takvi slučajevi gde su uključene treće strane mogu ponekad trajati mnogo duže nego obično i nemamo uvid ili mogućnost da ubrzamo takve procedure. Ponekad je uključeno nekoliko strana, dodatno produžavajući vreme rešavanja. Neki slučajevi i incidenti takođe zahtevaju upravljanje ili pravnu reviziju, što takođe povećava vreme rešavanja.
U skladu sa važećim zakonima, SoftSpark Services s.r.l. usvaja pristup zasnovan na riziku. Stoga identifikuje i analizira svoje rizike i naknadno koristi mere, politike, kontrole i procedure kako bi suzbio bilo kakve neželjene rizike, među kojima su i oni povezani sa pranjem novca i finansiranjem terorizma. Pristup omogućava fleksibilnost i značajnu diskreciju koju SoftSpark Services s.r.l. može koristiti. Ovo samo po sebi podrazumeva značajnu odgovornost. Na SoftSpark Services s.r.l. je da pokaže putem adekvatne dokumentacije, uključujući ali ne ograničavajući se na proces analize rizika, da je procenio sve rizike i adekvatno postavio mere za kontrolu tih rizika. U tom smislu, ova politika izlaže specifične korake koje će SoftSpark Services s.r.l. usvojiti kako bi osigurao da je njegovo ponašanje u skladu sa pristupom zasnovanim na riziku u pogledu razmatranja i identifikacije onih rizika koji direktno utiču na pranje novca i finansiranje terorizma.
Upravljanje rizikom podrazumeva:
- prepoznavanje postojanja rizika
- sprovođenje procene rizika, i
- implementaciju sistema i strategija za upravljanje i kontrolu identifikovanih rizika.
Nema sumnje da se posao daljinskog igranja smatra rizičnim. Međutim, procena rizika će identifikovati ključne rizike sa kojima se kompanija suočava, kao i nivo tih rizika, kako bi se, shodno tome, usvojile potrebne mere za upravljanje i kontrolu identifikovanih rizika. Ova procedura će specificirati kontrole i procese koje treba slediti kako bi se osiguralo da rizici koje je SoftSpark Services s.r.l. identifikovao i sa kojima će se suočiti kao deo svojih operacija neće materijalizovati. Organizacijska procena rizika SoftSpark Services s.r.l. koja treba da bude odobrena od strane Upravnog odbora uzima u obzir sledeće faktore:
- Rizik proizvoda/usluge/transakcije
Neki proizvodi/usluge/transakcije u igrama su podložniji kriminalnoj eksploataciji od drugih. To uključuje, na primer, proizvode ili usluge u igrama koje omogućavaju korisniku da utiče na ishod igre, bilo da je to jedan igrač sam ili u dogovoru sa drugima.
- Rizik interfejsa
Ovo se odnosi na kanal kroz koji SoftSpark Services s.r.l. uspostavlja poslovni odnos i/ili kroz koji se transakcije obavljaju. Interakcije koje nisu licem u lice, kao što je u vezi sa poslovnim interfejsom SoftSpark Services s.r.l., više se ne smatraju automatski visokim rizikom, sve dok se usvajaju tehnološke mere i kontrole za rešavanje povećanog rizika od prevare identiteta ili lažnog predstavljanja. SoftSpark Services s.r.l. će se pobrinuti da usvoji dobar miks metoda verifikacije zasnovanih na dokumentarnim i elektronskim izvorima kao što je navedeno u nastavku, kako bi se suprotstavio pomenutim rizicima. Na primer, iako će SoftSpark Services s.r.l. koristiti elektronske baze podataka, dobro je svestan da baze podataka samo potvrđuju da identifikacioni podaci koji su dati odgovaraju stvarnoj osobi, a ne da je korisnik zapravo ta osoba. Dostavljanje dodatnih identifikacionih dokumenata pružiće dalji dokaz da je SoftSpark Services s.r.l. bio opravdan u razmatranju da je korisnik zapravo osoba za koju tvrdi da jeste.
- Geografski rizik
Ovo je rizik koji SoftSpark Services s.r.l. predstavlja geografska lokacija korisnika, ali i geografske lokacije njegovih dobavljača i pružalaca usluga. Element koji treba uzeti u obzir u vezi sa ovom procedurom upravljanja prevarama je prvenstveno onaj koji se pripisuje korisnicima i izvoru sredstava tih korisnika. Nacionalnost, prebivalište i mesto rođenja korisnika treba uzeti u obzir jer oni mogu biti indikativni za povećan geografski rizik. Zemlje koje imaju slab sistem za sprečavanje pranja novca i borbu protiv terorizma, zemlje za koje se zna da pate od značajnog nivoa korupcije i zemlje koje su pod međunarodnim sankcijama u vezi sa terorizmom ili proliferacijom oružja za masovno uništenje smatraće se visokorizičnim. Suprotno je takođe tačno i stoga se može smatrati da predstavljaju srednji ili nizak rizik.
Procene rizika su 'radovi u toku'. Takve procene treba stalno preispitivati kako se pojavljuju novi rizici. Rizici mogu nastati zbog promena u tehnologiji, što može olakšati pokušaje pranja novca ili finansiranja terorizma. Druge promene uključuju širenje baze korisnika ili dodavanje igara i metoda plaćanja koje predstavljaju drugačiji profil rizika od onih koji su već ponuđeni, što će stoga zahtevati reviziju procene poslovnog rizika. U nedostatku bilo kakvih takvih promena, SoftSpark Services s.r.l. će ponovo proceniti svoju procenu poslovnog rizika najmanje jednom godišnje, kako bi procenio da li su potrebne bilo kakve promene. U određivanju nivoa rizika koji predstavlja korisnik, uzimaće se u obzir akumulacija svih relevantnih indikatora. Ovi zajedno određuju profil rizika igrača koji doprinosi ukupnosti profila rizika igrača.
- Rizik korisnika
Ovo se odnosi na vrstu korisnika kojem se pruža usluga. Procena rizika koji predstavlja fizičko lice obično se zasniva na ekonomskoj aktivnosti osobe i/ili izvoru bogatstva. U identifikaciji nivoa rizika inherentnog u odnosu, SoftSpark Services s.r.l. će proceniti kolika bi bila verovatnoća da korisnik može oprati prihode od kriminala kroz uslugu SoftSpark Services s.r.l. Korisnik sa visokim primanjima koji troši četvrtinu svoje mesečne plate na klađenje verovatno neće predstavljati visok rizik, čak i ako je iznos koji se kladi veliki. S druge strane, korisnik sa minimalnom platom koji troši svoju jedinu platu na klađenje verovatno će predstavljati visok rizik. Nadalje, pojedinac će biti pregledan kako bi se utvrdilo da li je politički izložena osoba (PEP), ili na bilo koji način povezan sa PEP-om. Takođe će se sprovesti provere kako bi se osiguralo da pojedinac nije podložan bilo kakvim sankcijama ili drugim zakonskim merama.
Procedura za upravljanje prevarama će se sada fokusirati na proceduru upoznavanja korisnika i identifikaciju rizika povezanih sa njihovim transakcijama i poreklom njihovih sredstava, kako iz izvora iz kojeg su sredstva dobijena, tako i iz izvora sredstava iz kojeg je korisnik poslao sredstva.
Kao što je gore opisano, procena rizika nikada ne može biti univerzalna vežba. SoftSpark Services s.r.l. će u tom smislu sprovesti procenu rizika prilikom ulaska u poslovni odnos sa, ili obavljanja povremene transakcije za korisnika. Radi jasnoće, SoftSpark Services s.r.l. neće prihvatati korporativne igrače, već samo pojedinačne igrače. Pomenuta procena rizika će omogućiti SoftSpark Services s.r.l. da razvije profil rizika u vezi sa korisnikom i kategorizuje rizik kao nizak, srednji ili visok, čime će omogućiti identifikaciju kontrola koje treba usvojiti. Profil rizika igrača neće biti završen prilikom registracije. Deo procesa registracije će samo označiti početak prikupljanja informacija, i kao takav profil rizika će se povećavati i usavršavati razvojem odnosa sa igračem. Rečeno je da, ako dođe do promene u poslovnom odnosu sa korisnikom, što stoga takođe podrazumeva promenu u identifikovanom riziku, mere usvojene za kontrolu rizika će biti prilagođene u skladu s tim. Nadalje, kontinuirano praćenje, kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, osiguraće da se svaka promena u riziku uoči što je pre moguće. Nivo praćenja će biti proporcionalan riziku koji predstavlja određeni korisnik, ali će se uspostaviti sistemi kako bi se otkrile razvijajuće rizične situacije.
Za početak SoftSpark Services s.r.l. usvaja CDD mere kako bi utvrdio ko su njegovi korisnici. Svi podaci prikupljeni u fazi registracije koriste se za izgradnju profila korisnika. Dalje profilisanje korisnika vrši se na osnovu aktivnosti korisnika i takođe na osnovu posebnih ponašajnih aspekata. Ovaj aspekt profilisanja će pomoći u određivanju rizika povezanog sa određenim igračem i takođe olakšati identifikaciju budućeg neobičnog ponašanja. CDD je podeljen na sledeća tri dela:
A. Identifikacija i verifikacija korisnika
Identifikacija se sastoji u prikupljanju ličnih podataka igrača. Ove informacije se prikupljaju tokom procesa registracije. Lične informacije koje treba prikupiti su da bi se započela procedura Poznavanja svog klijenta (KYC), koja uključuje prikupljanje sledećih ličnih podataka:
a) Ime i prezime
b) Stalna adresa prebivališta
c) Datum rođenja, jer igrač mora biti stariji od osamnaest godina (ili bilo koje druge starosne dobi koja je primenljiva u određenoj jurisdikciji igrača)
d) Važeća email adresa
e) Mesto rođenja
f) Nacionalnost, i
g) Referentni broj identiteta gde je primenljivo.
Kada se navedene informacije dostave, SoftSpark Services s.r.l. će prvo utvrditi da li je dotična osoba Politički izložena osoba (PEP), član porodice PEP-a ili blizak poslovni saradnik PEP-a. Pouzdana elektronska baza podataka, kao što su opensanctions.org i complyadvantage.com biće integrisana i korišćena u ovom pogledu. Ako se utvrdi da je pojedinac PEP ili na bilo koji način povezan sa PEP-om, tada će se smatrati da je i sam PEP i neće mu biti dozvoljeno da se registruje kao igrač kod SoftSpark Services s.r.l., jer potonji ima strogu politiku neprihvatanja PEP-ova kao igrača. To stoga znači da će se utvrđivanje da li je pojedinac PEP (prema gore navedenoj definiciji) obaviti u fazi registracije.
Račun će biti formalno otvoren kada se verifikuje email igrača. U bilo kojoj situaciji kada se igrač odmah identifikuje kao visokorizičan, SoftSpark Services s.r.l. može odmah zatražiti dodatne lične podatke i verifikaciju istih podataka. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da je u svakom trenutku u mogućnosti da utvrdi da je korisnik onaj za koga tvrdi da jeste i da su usvojene mere dovoljno efikasne da se suprotstave riziku od prevare identiteta i lažnog predstavljanja.
Verifikacija se sastoji u potvrđivanju ličnih podataka prikupljenih u svrhe identifikacije korišćenjem nezavisnih podataka, informacija i dokumentacije dobijene iz pouzdanih izvora. Ako se identifikuju nedoslednosti u ličnim informacijama koje je korisnik pružio, SoftSpark Services s.r.l. će razmotriti da li da usvoji dodatne mere identifikacije i verifikacije.
Ovo će se obaviti na jedan od dva načina:
- Dokumentarni izvori,
Po pravilu, ovaj metod verifikacije će se sprovoditi pozivanjem na dokumente koje izdaje Vlada i koji sadrže fotografsku sliku zajedno sa identitetom igrača (npr. pasoš, lična karta, vozačka dozvola itd.). Ako se adresa prebivališta igrača ne može verifikovati korišćenjem bilo kojeg od upravo pomenutih dokumenata, SoftSpark Services s.r.l. će zatražiti alternativne pouzdane dokumente kao što su nedavni račun za komunalne usluge, izvod iz bankovnog računa, korespondencija od Vlade ili javnih entiteta itd., kako bi mogao da verifikuje adresu. Dokumenti koji se traže biće primljeni putem elektronske pošte, a ako se smatra potrebnim, mogu se zatražiti i overeni dokumenti.
SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da su svi primljeni dokumenti jasni, čitljivi, dobrog kvaliteta i autentični ili da odražavaju autentične. Neki dokumenti, kao što su pasoši, mogu biti lakši za verifikaciju jer se mogu proveriti u odnosu na druge izvore. U drugim slučajevima, kao što je u vezi sa računima za komunalne usluge, proces verifikacije može biti manje lak. SoftSpark Services s.r.l. će sprovesti dodatne provere korišćenjem specifičnih softverskih programa/aplikacija; koji će biti integrisani kao rešenje za pomoć korisnicima u obavljanju njihovog posla.
U pogledu validnosti informacija koje su pružene, SoftSpark Services s.r.l. će takođe razmotriti druge podatke koji su prikupljeni od igrača kao što su geo-lokacija, IP adresa itd. koji bi pod normalnim okolnostima trebali da potvrde podatke sadržane u dokumentima koje je igrač pružio. Postojaće izuzeci, gde se IP adresa neće poklapati sa zemljom/lokacijom. Takvi slučajevi biće provereni pojedinačno i verifikacija/pojašnjenje će biti dobijeno direktno od igrača.
- Elektronska sredstva
Ovo uključuje izvore kao što su E-ID ili Bank-ID i elektronske komercijalne baze podataka. SoftSpark Services s.r.l. je dobro svestan da pouzdanost ovih baza podataka možda nije uvek najbolja. U tom smislu će razmotriti koji izvor informacija hrani bazu podataka i da li su takvi podaci opšte poznati kao ažurirani. Kada koristi pomenute elektronske baze podataka, SoftSpark Services s.r.l. će takođe koristiti druge dokumentarne dokaze za bolju potvrdu/pouzdanost. To je zato što pozitivan rezultat na elektronskoj bazi podataka samo znači da postoji pojedinac čiji lični podaci odgovaraju onima koje je klijent pružio, ali ne i da je klijent ta osoba. S druge strane, kada koristi elektronske izvore kao što su E-ID i Bank-ID, koji se mogu pristupiti samo korišćenjem akreditiva koje poseduje određeni pojedinac, neće se tražiti dodatna sredstva verifikacije, jer se ovi izvori smatraju da pružaju dovoljno jaku vezu.
B. Dobijanje informacija o svrsi i nameravanoj prirodi poslovnog odnosa
Cilj otvaranja naloga za igranje je prilično očigledan i stoga se neće tražiti pojašnjenja zašto je podnet zahtev za otvaranje naloga. Međutim, može postojati skriveni motiv na osnovu kojeg je nalog otvoren, možda čak i za pranje novca ili finansiranje terorizma. Ako SoftSpark Services s.r.l. ima bilo kakvu sumnju da takav skriveni motiv postoji, tada će sprovesti dalju istragu i zatražiti dodatne podatke i dokumentaciju kako bi ili opravdao svoje sumnje ili potvrdio da zaista ne postoje opravdane indikacije ilegalnog motiva.
Ne postoji specifičan vremenski okvir ili period kada će se ovi dodatni pregledi sprovoditi, jer će se jednostavno sprovoditi kada se pojavi sumnja. Stoga će istraga možda morati da se sprovede prilikom registracije, dok u drugim slučajevima neće biti potrebno da se sprovede sve dok se ne dostignu specifični obavezni AML pragovi.
U slučaju da se bilo kakve provere sprovedu pre obaveznog perioda, SoftSpark Services s.r.l. će prvo prikupiti dovoljno informacija, i gde je to potrebno, dokumentaciju kako bi utvrdio izvor bogatstva igrača. Identifikacija izvora bogatstva igrača sastoji se u određivanju aktivnosti koje generišu neto vrednost igrača, što će zatim dovesti SoftSpark Services s.r.l. do utvrđivanja da li ova količina bogatstva opravdava njegov projektovani i stvarni nivo aktivnosti na računu. SoftSpark Services s.r.l. će u ovoj fazi takođe profilisati igrača unutar matrice rizika igrača (prema tabeli u sledećem odeljku). Gde je rizik utvrđen nakon provera srednji ili nizak, SoftSpark Services s.r.l. će prihvatiti izjavu od korisnika sa detaljima, kao što su priroda zaposlenja/poslovanja, i izjava o godišnjoj plati. Pretrage na profesionalnim mrežama i društvenim medijima takođe će se koristiti za svrhe verifikacije. Ako je rizik visok ili SoftSpark Services s.r.l. sumnja u verodostojnost prikupljenih informacija, od igrača će se tražiti da dostavi dalju nezavisnu i pouzdanu dokumentaciju koja dokazuje navodni izvor bogatstva. Tako na primer, pojedinac može biti zamoljen da pošalje kopiju svoje platne liste ili dostavi takve druge dokumentovane dokaze kako bi potvrdio svoju izjavu.
C. Kontinuirano praćenje
Ovo na kraju podrazumeva praćenje transakcija klijenata, ličnih podataka i promena u njihovim okolnostima ili preferencijama klađenja, kako bi se osiguralo da su u skladu sa očekivanom aktivnošću, a ako nisu, da se identifikuje zašto su se promene dogodile. Cilj je da se subjektivno neobično velike transakcije, promene u obrascima igranja i druge 'vanredne' aktivnosti identifikuju i analiziraju. U tom smislu, važno je da SoftSpark Services s.r.l. osigura da su informacije o igračima ažurirane. Ohrabriće i čak obavezati igrače putem uslova i odredbi da obaveste SoftSpark Services s.r.l. o bilo kakvim promenama i eventualno pruže dokumentaciju da to potvrde. Kroz proces praćenja, nivo rizika će biti preispitan i izvršiće se analiza da li prethodno utvrđena ocena rizika treba da se promeni ili ne. Bilo kakve nedoslednosti u informacijama biće opravdane i SoftSpark Services s.r.l. zadržava pravo da zatraži dodatne dokaze.
Adekvatan kontinuirani nadzor takođe podrazumeva pažljivo ispitivanje transakcija i obrazaca igranja igrača kako bi se osiguralo da su u skladu sa znanjem SoftSpark Services s.r.l. o igraču, njegovoj aktivnosti igranja i profilu rizika. Ako se to dvoje ne poklapa, SoftSpark Services s.r.l. će na sličan način ispitati situaciju. Kad god SoftSpark Services s.r.l. zatraži dodatne informacije, uvek će zabeležiti svoja saznanja kako bi dokazao svoju usklađenost. Ako bilo koja identifikovana nedoslednost i dalje postoji bez uspešnog rešavanja, SoftSpark Services s.r.l. će analizirati da li je potrebno podneti izveštaj relevantnim vlastima i takođe doneti odluku da li smatra da je potrebno suspendovati račun igrača.
Na kraju, u vezi sa PEP-ovima, može se pojaviti scenario u kojem igrač možda nije bio smatran PEP-om u fazi registracije, ali postaje jedan tokom trajanja poslovnog odnosa. Ako, prilikom sprovođenja kontinuiranog praćenja, SoftSpark Services s.r.l. postane svestan takve promene, SoftSpark Services s.r.l. će prekinuti svoj poslovni odnos jer ima strogu politiku neprihvatanja PEP-ova kao igrača. Ako je slučaj da iz nekog razloga pojedinac nije bio identifikovan kao PEP čak i ako je bio PEP u fazi registracije, ali je kasnije identifikovan kao takav, SoftSpark Services s.r.l. će poništiti sve dobitke koje je pojedinac ostvario i zatim će preneti deponovana sredstva na originalni izvor iz kojeg su sredstva potekla. Zatim će zatvoriti račun igrača, prema proceduri izloženoj u odeljku 3.3 ispod.
Kao što je gore opisano, račun igrača će biti uspešno otvoren kada se igrač registruje pružajući tražene osnovne lične informacije. Sistem je postavljen da spreči maloletnike da se registruju odbijanjem bilo kog unetog datuma rođenja koji bi značio da je igrač mlađi od osamnaest godina (ili bilo koje druge starosne dobi prema specifičnom zakonodavstvu – kao što je Letonija – 21 godina).
Bilo koja verifikacija podataka o igraču (osim potvrda PEP-a) može se dogoditi u bilo kojem trenutku po diskreciji SoftSpark Services s.r.l. Međutim, najmanje, mora se definitivno sprovesti kada iznos deponovan od strane igrača dostigne kumulativnu vrednost od 2.000 €. Nema razlike da li su takvi depoziti izvršeni putem jedne operacije ili nekoliko operacija koje izgledaju povezane ili ne. SoftSpark Services s.r.l. će stoga uspostaviti sistem koji svakodnevno izračunava da li je igrač dostigao limit depozita od 2.000 € na svom računu. Drugi važan faktor koji će sistem uključiti je identifikacija mogućih višestrukih računa, koji bi računi bili specifično kreirani da ili prevare kompaniju zloupotrebom bonusa ili specifično da nikada ne dostignu potrebni limit depozita od 2.000 €, i time osiguraju da račun ostane neverifikovan.
Do trenutka kada se dostigne ovaj prag, SoftSpark Services s.r.l. će sprovoditi kontinuirano praćenje prema tački C iz odeljka 3.1 gore, kako bi osigurao da su informacije o igraču još uvek tačne. Nadalje, ako SoftSpark Services s.r.l. primeti u bilo kojem trenutku bilo kakve nedoslednosti između informacija koje je igrač pružio i bilo kojih drugih informacija koje dobije, SoftSpark Services s.r.l. će ispitati neslaganja i preduzeti bilo kakve korektivne mere koje smatra potrebnim. Pored toga, ako sumnja na pranje novca ili finansiranje terorizma, pratiće proceduru izloženu u odeljku 4 ispod.
| Risk identified | Measures Adopted |
|---|---|
| Low | 1.Verifikacija ličnih podataka 2.Sprovodi se kontinuirano praćenje kako bi se osiguralo da odnos ostane nizak rizik i da se prag ne prekorači ponovo 3.Bilo koji sumnjivi slučajevi pranja novca ili finansiranja terorizma treba da se prijave 4.Dodatni lični podaci koje SoftSpark Services s.r.l. smatra potrebnim se prikupljaju 5.Verifikacija ličnih podataka se vrši korišćenjem dokumenata koji sadrže fotografije pojedinca |
| Medium | 1.Informacije o izvoru bogatstva se prikupljaju 2.Sprovodi se kontinuirano praćenje kako bi se mogle otkriti neobične aktivnosti, kao i da bi se informacije i profil ažurirali 3.Bilo koji sumnjivi slučajevi pranja novca ili finansiranja terorizma treba da se prijave 4.Dodatni lični podaci koje SoftSpark Services s.r.l. smatra potrebnim se prikupljaju 5.Verifikacija ličnih podataka se vrši korišćenjem dokumenata koji sadrže fotografije pojedinca |
| High | 1. Informacije o izvoru bogatstva se prikupljaju 2. Sprovodi se kontinuirano praćenje kako bi se mogle otkriti neobične aktivnosti, kao i da bi se informacije i profil ažurirali 3. Izvori sredstava mogu biti potrebni za određene transakcije |
Nakon dostizanja navedenog praga, profil rizika igrača biće potvrđen na osnovu procene rizika sprovedene u skladu sa odeljkom 2.2 iznad. Navedena procena biće sprovedena pre isteka trideset dana od trenutka kada je dostignut prag od 2.000 EUR. Procena rizika će utvrditi da li je rizik koji predstavlja konkretno lice nizak, srednji ili visok. Mere koje se primenjuju za kontrolu predmetnog rizika razlikuju se, u skladu sa tabelom navedenom u nastavku:
SoftSpark Services s.r.l. će omogućiti igračima da nastave da koriste svoj nalog za igre dok još uvek pribavlja potrebne informacije i/ili dokumentaciju od predmetnog igrača, osim ako se pojave ili već postoje drugi faktori koji nas sprečavaju da to omogućimo. Međutim, sve dok SoftSpark Services s.r.l. stvarno ne pribavi navedene informacije i/ili dokumentaciju i ne proveri identitet igrača, igraču neće biti omogućeno da izvrši bilo kakvu isplatu sa svog naloga, nezavisno od iznosa o kojem je reč.
Nadalje, ako je od trenutka kada je dostignut prag od 2.000 EUR proteklo trideset dana, a igrač nije dostavio tražene informacije i/ili dokumentaciju, SoftSpark Services s.r.l. može prekinuti poslovni odnos sa igračem, u skladu sa postupkom utvrđenim u sledećem odeljku.
SoftSpark Services s.r.l. će prekinuti svoj poslovni odnos sa igračem ako on ne dostavi tražene informacije i/ili dokumentaciju, koje je SoftSpark Services s.r.l. više puta tražio od njega. SoftSpark Services s.r.l. će poništiti sve dobitke i zatim prebaciti uložena sredstva na izvor odakle su sredstva potekla ako ne postoji dodatni poslovni i transakcioni rizik, kao što su periodi povraćaja sredstava i slično. Svaka odobrenja za takvu akciju moraju biti doneta od strane višeg menadžmenta i samo kada se utvrdi da nema ograničenja za transfer sredstava. Ako SoftSpark Services s.r.l. smatra da je nemoguće vratiti sredstva igraču kroz iste kanale, kao poslednje sredstvo, sredstva će biti prebačena na jedinstveni račun kod kreditne ili finansijske institucije u uglednoj jurisdikciji na ime igrača. Ako takav račun nije dostupan, sredstva će se i dalje držati na ime igrača. Sredstva će se držati na računu dok igrač ne dostavi adekvatne detalje za transfer. Ako se to nikada ne realizuje, nakon isteka 30 meseci, sva sredstva koja ostanu na računu mogu biti prebačena ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Prilikom prebacivanja takvih sredstava, SoftSpark Services s.r.l. će uputiti uputstva koja prate sredstva da se ona prebacuju zbog nemogućnosti završetka CDD. SoftSpark Services s.r.l. će takođe razmotriti da li postoje osnove za podnošenje Izveštaja o sumnjivoj transakciji (STR), prema proceduri opisanoj u nastavku.
SoftSpark Services s.r.l. će takođe sprovoditi due diligence vežbe pre nego što uđe u bilo kakve poslovne odnose sa trećim stranama. Ove vežbe će sprovoditi viši menadžment zajedno sa pravnim odeljenjem i MLRO. Kao i CDD, poslovni due diligence (BDD) će nastojati da identifikuje koji rizici bi se pojavili ako SoftSpark Services s.r.l. stupi u poslovanje sa trećom stranom. Prilikom sprovođenja ove procene, utvrdiće se da li se može utvrditi izvor, priroda i obim poslovanja koje će biti uvedeno putem treće strane. SoftSpark Services s.r.l. će takođe pridavati veliku važnost činjenici da je dobavljač već odobren dobavljač prema zahtevima ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Takođe se smatra pozitivnim ako dobavljač koji trenutno nije odobren traži odobrenje u trenutku sklapanja ugovora sa SoftSpark Services s.r.l. Procena će takođe nastojati da utvrdi da li treća strana ima poslovne odnose sa drugim trećim stranama za koje se zna da nisu ugledne, ili ako treća strana obavlja svoje poslovanje u ili iz neugledne jurisdikcije. U tom smislu, SoftSpark Services s.r.l. će tražiti od treće strane da mu dostavi originalne/overene kopije sve potrebne dokumentacije, uključujući, sertifikat o osnivanju kompanije, memorandum i statut, sertifikat o dobrom stanju, godišnje finansijske izveštaje, identifikaciju službenika kompanije kao i listu akcionara, i pismo bankovne reference, potvrđujući da se poslovi kompanije vode na dobar način. Kada se utvrdi da treća strana obavlja poslovanje na način koji neće ugroziti poziciju SoftSpark Services s.r.l., strane će se dogovoriti o uslovima poslovnog odnosa i potpisati relevantne ugovore i dokumentaciju. Kao deo BDD, SoftSpark Services s.r.l. će sprovoditi kontinuirano praćenje kako bi se osiguralo da treća strana i dalje obavlja svoje poslovanje na pažljiv način, na osnovu sopstvenog iskustva o načinu na koji se usluge pružaju. Nadalje, SoftSpark Services s.r.l. takođe zadržava pravo da uključi klauzulu o pravu na reviziju u ugovor koji potpisuje sa trećom stranom, ako se to smatra potrebnim.
Svaka revizija protiv pranja novca koja se sprovodi biće posebno zabeležena u dosijeu treće strane. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. će uvek zadržati svoje pravo da prekine svoj poslovni odnos sa bilo kojom trećom stranom ako smatra da u poslovanju sa trećom stranom ugrožava svoju usklađenost sa obavezama protiv pranja novca i finansiranja terorizma. Obaveštenje ANJOUAN GAMING AUTHORITY biće dato prema ugovoru i prema zahtevima iste vlasti.
SoftSpark Services s.r.l. može odlučiti da se osloni na informacije i dokumentaciju prikupljenu u fazi prijema klijenata od strane treće strane, i/ili angažovati agenta. U oba slučaja, SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da je treća strana osnovana u državi članici EU ili uglednoj jurisdikciji koja usvaja iste mere protiv pranja novca ili suzbijanja finansiranja terorizma kao što su navedene u važećim zakonima Anjouana, ili mere koje su ekvivalentne njima. Prilikom određivanja potonjeg, SoftSpark Services s.r.l. će se osloniti na ugledne izvore kao što su izveštaji o evaluaciji Radne grupe za finansijsku akciju protiv pranja novca, izveštaji o zemljama MMF-a itd.
Ako SoftSpark Services s.r.l. odluči da se osloni na informacije koje je pružila treća strana, može i dalje zatražiti od igrača da mu dostavi bilo koje verifikacione dokumente. U takvim okolnostima, SoftSpark Services s.r.l. će i dalje samostalno sprovesti procenu rizika zasnovanu na klijentu, odrediti ocenu rizika klijenta i sprovesti kontinuirano praćenje. Odnos između SoftSpark Services s.r.l. i treće strane biće definisan u ugovoru, a jedan od uslova će biti da treća strana dostavi SoftSpark Services s.r.l. dokumente koji se odnose na igrače, odmah po zahtevu. SoftSpark Services s.r.l. će takođe uključiti klauzulu o pravu na reviziju u ugovor i zaista će periodično testirati ovaj aranžman, kako bi se osiguralo da se neophodni lični podaci igrača i dokumentacija prikupljaju prema dogovorenim specifikacijama.
Kopija ove procedure će takođe biti dostavljena trećoj strani kako bi se osiguralo da su CDD zahtevi i primenjeni pragovi adekvatno komunicirani, i tako treća strana nikada neće imati izgovor da nije bila svesna šta su primenjeni zahtevi kompanije. SoftSpark Services s.r.l. može, kad god to zakon dozvoljava, odlučiti da koristi usluge agenata kako bi prijemio ili servisirao klijente. SoftSpark Services s.r.l. može zatražiti od agenta da sprovede potrebne kontrole protiv pranja novca/suzbijanja finansiranja terorizma i usvajanje mera prilikom prijema ili servisiranja jednog od klijenata SoftSpark Services s.r.l. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da se svaka primena CDD mera sprovodi pažljivo i kako to zahtevaju važeći zakoni. SoftSpark Services s.r.l. je dobro svesna da u vršenju oslanjanja ili korišćenju agenata, ostaje krajnje odgovorna za osiguranje da se pridržava svojih obaveza protiv pranja novca/suzbijanja finansiranja terorizma.
Dok je detaljan opis odgovornosti MLRO-a naveden u Politici uloga i odgovornosti ljudskih resursa, glavna odgovornost MLRO-a biće razmatranje bilo kakvih internih izveštaja o neobičnim ili sumnjivim transakcijama koje se podnose unutar kompanije, i, praćenje ovih izveštaja i takođe podnošenje STR-a Jedinici za finansijsku inteligenciju i analizu (FIAU), kada se to smatra potrebnim. MLRO će takođe delovati kao glavni kanal kroz koji će se sprovoditi bilo kakva komunikacija sa FIAU. On će osigurati da SoftSpark Services s.r.l. efikasno sprovodi politike i procedure koje je usvojila kako bi se adresirale njene obaveze protiv pranja novca/suzbijanja finansiranja terorizma. MLRO će biti odgovoran za praćenje bilo kakvih ažuriranja o sankcijama
listama kao što su lista Radne grupe za finansijsku akciju (FATF) i Kancelarija za kontrolu strane imovine (OFAC). On će zatim obavestiti ostatak osoblja o bilo kakvim izmenama na listama sankcija i bilo kakvim temeljnim promenama u važećem zakonu. SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da osoba imenovana kao MLRO uživa dovoljno visok položaj i autoritet da može delovati nezavisno od svog menadžmenta.
MLRO će imati pristup svim potrebnim informacijama/dokumentaciji i zaposlenima u kompaniji kako bi efikasno obavljao svoje obaveze. SoftSpark Services s.r.l. je takođe imenovala određenog zaposlenog koji bi mogao delovati kao MLRO tokom odsustva MLRO-a. Imenovanja MLRO-a kao i određenog zaposlenog biće poznata ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kako bi ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kao i FIAU, mogli direktno da se obrate njima sa pitanjima i zahtevima, kad god se ukaže potreba. Tako će takve osobe delovati kao kontakt tačka između SoftSpark Services s.r.l. i relevantnih vlasti u pitanjima vezanim za pranje novca/suzbijanje finansiranja terorizma.
SoftSpark Services s.r.l. može razviti sumnju ili imati razumne osnove da sumnja da je aktivnost na računu povezana sa pranjem novca ili finansiranjem terorizma. U tom trenutku, SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da su svi CDD zahtevi ispunjeni, bez obzira na to da li je dostignut bilo koji primenljivi prag. Posledično će podneti STR što je pre moguće.
4.2.1 Interne procedure prijavljivanja
Kao što je detaljnije opisano u odeljku 6 ispod, svo osoblje koje komunicira sa igračima ili ima pristup informacijama o poslovima klijenata, dobiće obuku o pranju novca. Na taj način, oni bi mogli da identifikuju koje akcije igrača bi ih razumno navele da sumnjaju da se pokušava ili je izvršena aktivnost pranja novca ili finansiranja terorizma. Na primer, očekivalo bi se da shvate da ako igrač pokuša da registruje više od jednog računa kod SoftSpark Services s.r.l., ili ako položi značajne iznose tokom jedne sesije putem više pre-paid kartica, tada bi takve akcije trebale predstavljati indikatore ili crvene zastavice koje bi ih trebale navesti da preispitaju ponašanje igrača. U tom trenutku, zaposleni može suptilno tražiti objašnjenja od igrača, bez otkrivanja svoje sumnje igraču. Ovo otkrivanje je zabranjeno bilo direktno ili indirektno, i stoga svi članovi osoblja moraju biti pronicljivi u tom pogledu. Ako službenik ne uspe da dobije bilo kakve uverljive informacije, i nakon potpunog razmatranja službenik i dalje sumnja na nepravdu, tada će u tom trenutku obavestiti svog neposrednog nadređenog. Očigledno je da pre nego što prijavi svom nadređenom, zaposleni će morati biti uveren da postoji jasna indikacija namere da se zaobiđu zaštitne mere, i da je prisutna upotreba finansijskog sistema u kriminalne svrhe.
Mogu postojati slučajevi u kojima se menadžer ne slaže sa službenikom, ali službenik i dalje oseća da ima razumne osnove da sumnja na nepravdu. U takvim okolnostima, zaposleni je dužan da obavesti MLRO o svojim sumnjama. Zaposleni može direktno razgovarati o tom pitanju sa MLRO i nije dužan da obavesti ili uključi svog menadžera. Po prijemu internog izveštaja od zaposlenog, MLRO će potvrditi njegov prijem u pisanom obliku, pozivajući se na izveštaj po datumu i jedinstvenom broju dosijea, bez uključivanja imena osobe(a) osumnjičenih. Na taj način, zakonska obaveza službenika da prijavi smatraće se ispunjenom. Zaposleni će moći da razgovara o tom pitanju interno sa menadžmentom, ili sa drugim zaposlenima, ako se to uopšte smatra potrebnim, nakon što dobije odobrenje od MLRO. Bilo kakve spoljne diskusije su zabranjene i smatraće se kao upozorenje. Ako se pojave okolnosti koje otežavaju zaposlenom da komunicira sa igračem bez rizika od bilo kakve mogućnosti upozorenja, zaposleni treba da zatraži savet i prati uputstva MLRO. Ova procedura će predstavljati internu proceduru SoftSpark Services s.r.l. za prijavljivanje sumnjive aktivnosti i transakcija.
4.2.2 Eksterne procedure prijavljivanja
Kao što je već opisano u prethodnom odeljku, MLRO će primiti i proceniti interne izveštaje o sumnji. On će otvoriti i održavati dnevnik u kojem će beležiti napredak vezan za svaki izveštaj, beležeći sve informacije koje treba dokumentovati kako bi se osiguralo da se održava adekvatan trag razloga koji su doveli do njegove odluke. Takva dokumentacija može se koristiti i za pomoć vlastima u bilo kojoj analizi ili istrazi sumnjivog pranja novca ili finansiranja terorizma, kada takve detalje direktno zatraži MLRO. Ovaj dnevnik će držati MLRO i biće dostupan samo njemu, i neće biti deo dosijea igrača. MLRO će prikupiti sve potrebne informacije i postaviti bilo kakva pitanja bilo kojem od zaposlenih SoftSpark Services s.r.l. kao deo svoje istrage. Zaposleni (bilo oni koji su podneli interni izveštaj ili ne) će dostaviti MLRO relevantne informacije. U tome neće kršiti svoju obavezu poverljivosti klijenata. Kada MLRO odluči da postoje razumne osnove koje opravdavaju podnošenje STR-a putem sistema za online podnošenje prijava vlasti, on će podneti ovu formalnu prijavu FIAU u ime SoftSpark Services s.r.l. Neće se praviti kopije ni internog ni eksternog izveštaja. MLRO će čuvati takve zapise sigurno. MLRO će, gde je to prikladno, obavestiti pokretača internog izveštaja da li je formalna prijava podneta ili ne. Nakon formalne prijave, MLRO će preduzeti takve radnje koje zahtevaju vlasti u vezi sa prijavom i u skladu s tim pratiti njihova uputstva.
4.2.3 Šta bi trebalo da izazove sumnjivu aktivnost?
Radi jasnoće, STR prijavljivanje će pokrivati:
Bilo koja aktivnost koja navodi SoftSpark Services s.r.l. da misli da je osoba povezana sa pranjem novca/finansiranjem terorizma ili bilo kojim prihodima od kriminala, ili da se bilo koja od dve vrši, ili može biti izvršena, nezavisno od toga da li su transakcije izvršene ili ne.
Bilo koji slučaj u kojem će objektivne činjenice navesti SoftSpark Services s.r.l. da ima razumne osnove da sumnja da se pranje novca/finansiranje terorizma ili prihoda od kriminala može odvijati.
SoftSpark Services s.r.l. će biti obavezna da podnese STR FIAU u vezi sa aktivnostima koje se sprovode na osnovu njene Anjouan Gaming Licence, i u skladu s tim obavesti ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kada se to smatra potrebnim i prema uputstvima datim od strane FIAU.
4.2.4 Zaustavljanje/nastavak rada nakon sumnje
Zbog prirode proizvoda i usluga igara koje nudi SoftSpark Services s.r.l., i prirode transakcija u pitanju, SoftSpark Services s.r.l. neće uvek biti u mogućnosti da se uzdrži od izvršenja transakcije koja je na čekanju pre podnošenja STR-a. To je zato što bi, ako bi SoftSpark Services s.r.l. odbila da prihvati transakciju kada to obično čini odmah, kašnjenje u prihvatanju moglo navesti igrača da zna da se sumnja da je umešan u prevarne aktivnosti. Bilo kakvo kašnjenje može ugroziti analizu ili istragu sumnjive transakcije. Stoga, kad god SoftSpark Services s.r.l. sumnja na pranje novca/finansiranje terorizma, SoftSpark Services s.r.l. će i dalje nastaviti sa izvršenjem sumnjive transakcije. Međutim, SoftSpark Services s.r.l. će podneti STR FIAU odmah nakon izvršenja transakcije.
4.2.5 Zabrana otkrivanja
✓ Otkrivanja nadzornoj vlasti, u ovom slučaju ANJOUAN GAMING AUTHORITY;
✓ Otkrivanja između subjekata u istoj grupi;
✓ Otkrivanja između subjekta koji obavlja 'relevantnu aktivnost' i drugog subjekta koji obavlja slične aktivnosti i gde slični zahtevi nameće jurisdikcija. Osobe su unutar iste pravne osobe ili unutar veće strukture kojoj pripadaju, koje imaju zajedničko vlasništvo, upravljanje;
✓ Deljenje informacija na osnovu iste transakcije, gde su subjekti i povezana aktivnost podložni istim pravnim obavezama i osobe su iste profesionalne kategorije i stoga imaju slične obaveze u pogledu profesionalne tajnosti i zaštite podataka;
✓ Otkrivanja od strane subjekta u toku postupka pokrenutog zbog kašnjenja u izvršenju transakcija, gde je subjekt zapravo sledio uputstva prema FIAU;
✓ Otkrivanje od strane subjekta nadzornoj vlasti prema zahtevu nadzorne vlasti, u ovom pogledu, ANJOUAN GAMING AUTHORITY.
SoftSpark Services s.r.l. će takođe pažljivo razmotriti bilo koje mere koje odluči da usvoji prema sumnjivom igraču, nakon podnošenja STR-a. Kako ne bi ugrozila bilo kakvu istragu, pre preduzimanja bilo kakve takve akcije, SoftSpark Services s.r.l. će tražiti smernice od analitičara FIAU. SoftSpark Services s.r.l. će, koliko god je to moguće, smatrati takve akcije merom poslednjeg izbora, i neće nepotrebno opterećivati FIAU svakom malom sumnjom. U slučajevima manjih sumnji koje ne opravdavaju prijavljivanje, umesto toga će povećati kontinuirano praćenje i podneti STR-ove FIAU tek kada sumnja potraje ili se indikatori povećaju. SoftSpark Services s.r.l. će osigurati pravilnu dokumentaciju takvog internog donošenja odluka.
Kad god igrač podnese zahtev za povlačenje, bez obzira na korišćeni način plaćanja, SoftSpark Services s.r.l. će, pre nego što udovolji takvom zahtevu, osigurati da je institucija kojoj će sredstva biti prebačena smeštena u uglednoj jurisdikciji i ima ekvivalentne zahteve za borbu protiv pranja novca/suzbijanje finansiranja terorizma kao što su primenljivi na SoftSpark Services s.r.l. Očigledno je da se ovo takođe odnosi na institucije od kojih se prihvataju depoziti igrača. Kao opšte pravilo, povlačenja će se obrađivati samo na isti izvor odakle su sredstva potekla. Ova mera će ograničiti rizik od uspešnog pranja novca ili povlačenja sredstava za finansiranje terorizma.
Zahtevi za povlačenje će se sprovoditi prema sledećoj proceduri:
✓ Zahtevi za povlačenje će se obrađivati odmah po zahtevu.
✓ Nema mogućnosti obrade povlačenja gotovine ni pod kojim okolnostima. Gotovinske transakcije su izričito zabranjene i zapravo ne postoje metode koje igrači mogu primeniti za obradu bilo kakvih transfera sredstava u gotovini.
✓ Igra će biti proverena kao i sve finansijske transakcije.
✓ SoftSpark Services s.r.l. će takođe razmotriti da li pojedinci igraju pošteno, ili da li je sistem igara na bilo koji način manipulisan, ili da li sistem, alternativno, ne funkcioniše ispravno, a igrač je na bilo koji način iskoristio bilo kakvu grešku bez, u skladu s tim, obaveštavanja SoftSpark Services s.r.l., prema zahtevima Uslova i odredbi.
✓ Takođe će se napraviti referenca na to da li je sprovedena CDD verifikacija. Ako još nije sprovedena jer zahtev za depozit nije dostignut, donosi se odluka menadžmenta o tome da li se smatra potrebnim sprovesti CDD verifikaciju u ovoj fazi pre nego što se završi proces povlačenja.
✓ Takođe se sprovodi/proverava procena rizika kako bi se osiguralo da je rizik igrača u vezi sa njegovom aktivnošću sa SoftSpark Services s.r.l. određen.
✓ Primeniće se primenljivi CDD zahtevi prema odeljku 3.2 iznad.
✓ Ako igrač ne dostavi potrebne dokumente za verifikaciju, kada se to zatraži, ili ako postane jasno da verifikacija ne može biti sprovedena jer je pojedinac postupio prevarno, povlačenja neće biti obrađena. Kada postane jasno SoftSpark Services s.r.l. da je pojedinac pokušavao da postupi prevarno, blokiraće račun igrača, poništiti sve dobitke i jednostavno vratiti depozit na račun odakle su sredstva potekla.
✓ U slučaju da povlačenja ne mogu biti obrađena na račun odakle su sredstva potekla, kao što je kada igrač koristi Mastercard ili Paysafecard, tada će SoftSpark Services s.r.l. formalno zatražiti dokumente za verifikaciju igrača i takođe zatražiti detalje o drugom sistemu plaćanja koji može biti potvrđen da je na ime igrača i tako minimizirati rizik od prebacivanja sredstava na pojedinca koji je različit od osobe koja je prvobitno izvršila depozite. Ovaj proces je uspostavljen kako bi se obeshrabrila krađa kreditnih kartica i krađa identiteta.
U slučaju kada je potrebna ručna isplata zbog zatvaranja računa, isplate će biti izvršene u roku od 10 radnih dana, pod uslovom da iznos ne prelazi nedeljni limit povlačenja i pod uslovom da nema drugih nerešenih pregleda prevare ili verifikacije.
U slučaju da su potrebni dokumenti o izvoru sredstava/izvoru bogatstva, odluka će biti doneta u roku od 30 dana po prijemu svih potrebnih dokumenata. Ako dostavljeni dokumenti zahtevaju dodatne dokumente koji će biti poslati, ovaj rok se pomera na 30 dana od prijema poslednjeg dokumenta. U slučaju da dokumenti nisu dostavljeni u roku od 30 dana, račun će biti ograničen, a odluka o tome kako postupiti sa sredstvima je na diskreciji menadžmenta i pravnog odeljenja.
Politika SoftSpark Services s.r.l. je da svo osoblje koje ima kontakt sa klijentima, ili pristup informacijama o poslovima klijenata, dobije obuku o pranju novca kako bi se osiguralo da je njihovo znanje i razumevanje na odgovarajućem nivou. Obuka će se nadalje pružati najmanje jednom godišnje kako bi se održala svest i osiguralo da se ispunjavaju zakonske obaveze kompanije. Svaka obuka koja se pruži uzimaće u obzir praktičnost dodeljivanja različitih zadataka osoblju prema njihovoj ulozi, i sve informacije koje su dostupne biće na osnovu potrebe za znanjem. Međutim, obuka o celom procesu biće pružena zaposlenima, kako bi se osiguralo da svaki službenik ima holističko razumevanje due diligence, KYC, AML i procedura isplate, jer su one veoma blisko povezane.
U svetlu ozbiljnosti obaveza koje nameću zakon i propisi, i težine mogućih kazni, MLRO će osigurati da informacije o ovim obavezama budu dostupne svim članovima osoblja u svakom trenutku. MLRO će takođe osigurati da se pruža kontinuirana obuka, to jest, kada god se ukaže potreba, čak i na osnovu direktnih zahteva zaposlenih.
Programi obuke će uključivati testiranje kako bi se osiguralo da je svaki pojedinac postigao odgovarajući nivo znanja i razumevanja. Testiranje se može sprovoditi na različite načine, bilo kroz formalno testiranje, procenu putem diskusije o studijama slučaja, ili drugim sredstvima. Posebna pažnja će biti posvećena potrebama obuke višeg menadžmenta i tima za usklađenost, čije znanje i razumevanje mora biti najtemeljnije.
✓ obavestiti svakog člana osoblja o programima obuke koje su dužni da pohađaju, i rasporedu za završetak;
✓ proveriti da li je svaki član osoblja završio programe obuke koji su im dodeljeni, izdajući podsetnike svakom ko nije završio programe prema primenljivom rasporedu;
✓ voditi evidenciju o završenoj obuci, uključujući rezultate testova ili drugih procena koji pokazuju da je svaki pojedinac postigao odgovarajući nivo kompetencije;
✓ ažurirati lične dosijee zaposlenih sa detaljima o obuci koju su pohađali i rezultatima koji su postignuti gde je to primenljivo;
✓ uputiti višem menadžmentu sve slučajeve u kojima članovi osoblja ne odgovaraju ili čiji rezultati nisu zadovoljavajući, kako bi izdali opomene ili pružili dodatnu obuku prema pojedinačnom slučaju.
Po završetku ciklusa obuke, HR odeljenje će osigurati kontinuitet kontinuirane obuke i takođe dobiti ažuriranja od MLRO u vezi sa promenama koje se dešavaju na terenu, kako bi HR mogao osigurati da se organizuje i pruži ažurirana obuka svim članovima osoblja.
✓ efikasnošću završenih programa; i
✓ davanjem predloga za različite metode isporuke.
✓ vrsti instrukcija klijenata i transakcija koje se smatraju 'značajnim' i stoga bi ih trebalo dovesti do njihove pažnje
✓ identifikaciji instrukcija klijenata i transakcija koje, iako nisu prirode koja se obično smatra 'značajnom', su na neki način neobične ili anomalne i treba ih razmotriti u vezi sa mogućom sumnjom na pranje novca ili finansiranje terorizma. MLRO će odrediti potrebe za obukom za svoju ulogu i osigurati da on/ona pohađa Kontinuiranu profesionalnu edukaciju (CPE) kako bi ispunio/la svoje zakonske obaveze.
Cilj sve obuke koja se pruža je da se osigura da osoblje bude sposobno da identifikuje bilo kakav pokušaj ili stvarnu aktivnost pranja novca ili finansiranja terorizma koju igrači sprovode prilikom korišćenja usluga SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars koristi eksternog trećeg dobavljača za pojednostavljenu proceduru verifikacije due diligence i nije odgovoran za greške ako dođe do greške na strani eksternog dobavljača.
Kada se informacije prikupljaju za potrebe CDD, odgovorno osoblje za usluge će:
✓ čuvati evidenciju u dosijeu klijenta.
✓ zabeležiti slučajeve kada tražene informacije nisu dostavljene, ili objašnjenja nisu bila zadovoljavajuća.
✓ osigurati da se sve evidencije čuvaju na dosledan način kako bi bile dostupne i razumljive drugim ovlašćenim članovima osoblja, uključujući MLRO.
Evidencije o transakcijama i klijentima od datuma transakcije i kraja poslovnog odnosa, čuvaju se sve dok SoftSpark Services s.r.l. ima valjan pravni razlog za čuvanje takvih evidencija. Takvi razlozi su ograničeni samo na zakonske obaveze koje SoftSpark Services s.r.l. mora da poštuje, kao što su obaveze protiv pranja novca, poreski propisi itd. Evidencije se stoga arhiviraju. Igrači imaju mogućnost pristupa transakcijama sa svog profila u periodu od 2 meseca.
Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da je potrebno zadržati evidenciju igrača na duži period zbog činjenice da je podnet izveštaj u vezi sa tim igračem, sve relevantne evidencije će biti zadržane u živom sistemu i neće biti arhivirane. Ovo se radi kako bi se osiguralo da SoftSpark Services s.r.l. ispunjava svoje obaveze protiv pranja novca. Kada se istraga/zapisi završe i MLRO bude u skladu s tim obavešten, tada će se evidencije tretirati kao i sve druge informacije i tada će se primeniti ista politika arhiviranja.
Usklađenost sa ovom politikom će se stalno testirati i osiguravati. Odbor direktora zadržava pravo da angažuje eksterne revizore kako bi ispitali da li kompanija poštuje mere navedene u ovoj proceduri. Nalazi takvih revizija i sve odgovarajuće preporuke za akciju biće prijavljeni Odboru direktora. Potonji će zatim zatražiti povratne informacije od menadžmenta u vezi sa predlozima koje su dali revizori. Na osnovu preporuka kao i povratnih informacija menadžmenta, direktori će doneti odluku o tome koje procese/procedure treba izmeniti ili uvesti. Takođe će se diskutovati i odlučiti o vremenskom okviru za implementaciju. Povratne informacije o implementaciji bilo kakvih promena biće prijavljene direktorima, jer su oni krajnje odgovorni za poslovanje kompanije.
MLRO će očigledno biti uključen i njegov doprinos će se smatrati ključnim u vezi sa ovim procesom. On će biti zadužen za praćenje aspekata politike i procedura CDD i protiv pranja novca kompanije. Svaka nedostatak u ovim procedurama ili usklađenosti sa njima, koja zahteva hitno ispravljanje, biće odmah rešena od strane MLRO, koji će o takvim incidentima obavestiti Odbor direktora prema potrebi. Takođe će zatražiti od Odbora da mu pruži svu potrebnu podršku.
MLRO će direktno revidirati proceduru, najmanje jednom godišnje. MLRO će takođe prijaviti svoje nalaze Odboru direktora. Ovaj izveštaj će uključivati:
✓ sažetak bilo kakvih promena u regulatornom okruženju u kojem SoftSpark Services s.r.l. posluje.
✓ sažetak AML aktivnosti unutar kompanije, uključujući broj internih izveštaja o sumnji koje je primio MLRO i broj prijava podnetih vlastima.
✓ detalje o bilo kakvim nedostacima u usklađenosti na koje je već preduzeta akcija, zajedno sa izveštajima o ishodima.
✓ detalje o bilo kakvim nedostacima u usklađenosti na koje treba preduzeti akciju, zajedno sa preporučenim akcijama uključujući predloženi vremenski okvir i potrebnu podršku menadžmenta.
✓ pregled planova za kontinuirani razvoj uključenog osoblja, uključujući periodičnu obuku i aktivnosti podizanja svesti za sve relevantno osoblje.
Gde je naznačena akcija menadžmenta, Odbor direktora će zatražiti od menadžmenta da pruži svoje povratne informacije i vremenski okvir kada će biti preduzeta potrebna akcija.
Ova procedura će biti pregledana i ažurirana najmanje svakih šest meseci. Međutim, ovo se može desiti češće, ako se u bilo kojem trenutku uvedu promene u zakonodavstvu ili smernicama, ili ako se smatra potrebnim.