Politika SoftSpark Services s.r.l. je da svi članovi osoblja aktivno sudjeluju u sprječavanju da usluge SoftSpark Services s.r.l. budu iskorištene od strane kriminalaca i terorista za pranje novca ili korištene za financiranje terorističke aktivnosti putem dobitaka ostvarenih klađenjem na web stranici tvrtke. Ova participacija ima za cilj:
- Osiguranje usklađenosti SoftSpark Services s.r.l. sa svim primjenjivim zakonima, zakonskim instrumentima regulacije i zahtjevima relevantnog nadzornog tijela
- Zaštita tvrtke i svih njezinih zaposlenika kao pojedinaca od rizika povezanih s kršenjem zakona, propisa i nadzornih zahtjeva
- Očuvanje dobrog imena SoftSpark Services s.r.l. protiv rizika reputacijske štete uzrokovane umiješanošću u aktivnosti pranja novca i financiranja terorizma
- Davanje pozitivnog doprinosa borbi protiv kriminala i terorizma. Da bi se postigli ovi ciljevi, politika SoftSpark Services s.r.l. je da:
- Svaki član osoblja ispunjava svoje osobne obveze u skladu sa svojom ulogom i pozicijom unutar tvrtke
- Komercijalni razlozi nikada neće biti dopušteni da imaju prednost nad obvezama SoftSpark Services s.r.l. u vezi s pranjem novca
- Tvrtka će imenovati Službenika za prijavu pranja novca (MLRO) i imenovanog zaposlenika koji će osigurati kontinuitet tijekom njegove/njezine odsutnosti, a svi članovi osoblja će im pružiti svu pomoć i suradnju u obavljanju dužnosti njihovih imenovanja. Svaka referenca na MLRO u ovom dokumentu uključivat će i imenovanog zaposlenika ako je MLRO privremeno odsutan.
SoftSpark Services s.r.l. vjeruje da je prije implementacije Procedure upravljanja prijevarama bitno identificirati što je, s jedne strane, pranje novca, a što, s druge strane, predstavlja financiranje terorizma.
Pranje novca je premještanje ili prikrivanje kriminalnih prihoda s ciljem zamagljivanja veze između zločina i generiranih sredstava, kako bi se moglo koristiti profitom od zločina. Dakle, krajnji cilj je zamagljivanje izvora sredstava.
Financiranje terorizma je proces stavljanja sredstava ili drugih sredstava na raspolaganje, izravno ili neizravno, terorističkim skupinama ili pojedinačnim teroristima kako bi ih podržali u njihovim operacijama. To se može dogoditi putem sredstava koja potječu iz legitimnih izvora ili iz kombinacije zakonitih i nezakonitih izvora. Zapravo, financiranje iz legalnih izvora je ključna razlika između terorističkih organizacija i tradicionalnih kriminalnih organizacija uključenih u operacije pranja novca. Iako bi se činilo logičnim da financiranje iz legitimnih izvora ne treba biti oprano, ipak često postoji potreba za teroristima da zamagle ili prikriju veze između organizacije ili pojedinačnog terorista i njegovih ili njezinih legitimnih izvora financiranja. Stoga se financiranje terorizma uglavnom bavi zamagljivanjem krajnjeg primatelja sredstava.
U određenim slučajevima kada je potrebno podići STR ili SAR, komunikacija će morati biti svedena na minimum zbog zakonskih mandata. Takvi slučajevi u kojima su uključene treće strane ponekad mogu trajati mnogo duže nego inače i nemamo uvid niti mogućnost ubrzanja takvih postupaka. Ponekad je uključeno nekoliko strana, što dodatno povećava vrijeme rješavanja. Neki slučajevi i incidenti također zahtijevaju upravljanje ili pravni pregled, što također povećava vrijeme rješavanja.
Prema primjenjivim zakonima, SoftSpark Services s.r.l. usvaja pristup temeljen na riziku. Stoga identificira i analizira svoje rizike te naknadno koristi mjere, politike, kontrole i postupke kako bi spriječio bilo kakve neželjene rizike, među kojima su oni povezani s pranjem novca i financiranjem terorizma. Pristup omogućuje fleksibilnost i značajnu diskreciju koju može koristiti SoftSpark Services s.r.l.. To samo po sebi podrazumijeva značajnu odgovornost. Na SoftSpark Services s.r.l. je da putem odgovarajuće dokumentacije, uključujući ali ne ograničavajući se na proces analize rizika, pokaže da je procijenio sve rizike i adekvatno postavio bilo koje mjere za kontrolu tih rizika. U tom smislu, ova politika izlaže specifične korake koje će SoftSpark Services s.r.l. usvojiti kako bi osigurao da njegovo ponašanje bude u skladu s Pristupom temeljenim na riziku u pogledu razmatranja i identificiranja onih rizika koji izravno utječu na pranje novca i financiranje terorizma.
Upravljanje rizicima podrazumijeva:
- prepoznavanje postojanja rizika
- provođenje procjene rizika, i
- implementacija sustava i strategija za upravljanje i kontrolu identificiranih rizika.
Nema sumnje da se posao daljinskog igranja smatra rizičnim. Međutim, procjena rizika će identificirati ključne rizike s kojima se tvrtka suočava, kao i razinu tih rizika, kako bi se, posljedično, usvojile potrebne mjere za upravljanje i kontrolu identificiranih rizika. Ovaj postupak će specificirati kontrole i procese koje treba slijediti kako bi se osiguralo da se rizici koje je SoftSpark Services s.r.l. identificirao i s kojima će se suočiti kao dio svojih operacija neće ostvariti. Organizacijska procjena rizika SoftSpark Services s.r.l. koju treba odobriti Upravni odbor uzima u obzir sljedeće čimbenike:
- Rizik proizvoda/usluge/transakcije
Neki proizvodi/usluge/transakcije u igrama su podložniji kriminalnoj eksploataciji od drugih. To uključuje, na primjer, proizvode ili usluge u igrama koje omogućuju kupcu da utječe na ishod igre, bilo da je to jedan igrač sam ili u dogovoru s drugima.
- Rizik sučelja
Ovo se odnosi na kanal putem kojeg SoftSpark Services s.r.l. uspostavlja poslovni odnos i/ili putem kojeg se provode transakcije. Interakcije koje nisu licem u lice, kao što je to slučaj s poslovnim sučeljem SoftSpark Services s.r.l., više se ne smatraju automatski visokim rizikom, sve dok se usvajaju tehnološke mjere i kontrole za rješavanje povećanog rizika od prijevare identiteta ili lažnog predstavljanja. SoftSpark Services s.r.l. će se pobrinuti da usvoji dobar miks metoda verifikacije temeljenih na dokumentarnim i elektroničkim izvorima kako je navedeno u nastavku, kako bi se suprotstavio spomenutim rizicima. Na primjer, iako će SoftSpark Services s.r.l. koristiti elektroničke baze podataka, dobro je svjestan da baze podataka samo potvrđuju da se identifikacijski podaci pruženi podudaraju s onima stvarne osobe, a ne da je kupac zapravo ta osoba. Pružanje dodatnih identifikacijskih dokumenata pružit će daljnji dokaz da je SoftSpark Services s.r.l. bio opravdan u razmatranju da je kupac zapravo osoba za koju se predstavlja.
- Geografski rizik
Ovo je rizik koji SoftSpark Services s.r.l. predstavlja geografska lokacija kupaca, ali i geografske lokacije njegovih dobavljača i pružatelja usluga. Element koji treba uzeti u obzir u vezi s ovom procedurom upravljanja prijevarama prvenstveno je onaj koji se pripisuje kupcima i izvoru sredstava spomenutih kupaca. Nacionalnost, prebivalište i mjesto rođenja kupca treba uzeti u obzir jer bi mogli ukazivati na povećani geografski rizik. Zemlje koje imaju slab sustav za borbu protiv pranja novca i financiranja terorizma, zemlje za koje se zna da pate od značajne razine korupcije i zemlje koje su podložne međunarodnim sankcijama u vezi s terorizmom ili širenjem oružja za masovno uništenje smatrat će se visokorizičnima. Suprotno je također istinito i stoga se može smatrati da predstavljaju srednji ili niski rizik.
Procjene rizika su 'radovi u tijeku'. Takve procjene treba stalno preispitivati kako se pojavljuju novi rizici. Rizici se mogu pojaviti zbog promjena u tehnologiji, što može olakšati pokušaje pranja novca ili financiranja terorizma. Druge promjene uključuju širenje baze kupaca ili dodavanje igara i metoda plaćanja koje predstavljaju drugačiji profil rizika od onih koji su već ponuđeni, što će stoga zahtijevati reviziju procjene poslovnog rizika. U nedostatku bilo kakvih takvih promjena, SoftSpark Services s.r.l. će ponovno procijeniti svoju procjenu poslovnog rizika barem jednom godišnje, kako bi procijenio jesu li potrebne bilo kakve promjene. U određivanju razine rizika koju predstavlja kupac, uzet će se u obzir akumulacija svih relevantnih pokazatelja. Oni zajedno određuju profil rizika igrača koji doprinosi ukupnosti profila rizika igrača.
- Rizik kupca
Ovo se odnosi na vrstu kupca kojem se pruža usluga. Procjena rizika koji predstavlja fizička osoba općenito se temelji na ekonomskoj aktivnosti te osobe i/ili izvoru bogatstva. U identificiranju razine rizika inherentne u odnosu, SoftSpark Services s.r.l. će procijeniti kolika bi bila vjerojatnost da kupac može oprati prihode od kriminala putem usluge SoftSpark Services s.r.l.. Kupac s visokim primanjima koji troši četvrtinu svoje mjesečne plaće na klađenje vjerojatno neće predstavljati visok rizik, čak i ako je iznos koji se kladi velik. S druge strane, osoba s minimalnom plaćom koja troši svoju jedinu plaću na klađenje vjerojatnije će predstavljati visok rizik. Nadalje, pojedinac će biti provjeren kako bi se utvrdilo je li politički izložena osoba (PEP) ili je na bilo koji način povezan s PEP-om. Također će se provesti provjere kako bi se osiguralo da pojedinac nije podložan bilo kakvim sankcijama ili drugim zakonskim mjerama.
Procedura upravljanja prijevarama sada će se fokusirati na proceduru upoznavanja kupaca i identificiranja rizika povezanih s njihovim transakcijama i porijeklom njihovih sredstava, kako iz izvora iz kojeg su sredstva dobivena, tako i iz izvora sredstava iz kojeg je kupac poslao sredstva.
Kao što je gore opisano, procjena rizika nikada ne može biti univerzalna vježba. SoftSpark Services s.r.l. će u tom smislu provesti procjenu rizika prilikom ulaska u poslovni odnos s kupcem ili prilikom provođenja povremene transakcije za kupca. Radi jasnoće, SoftSpark Services s.r.l. neće prihvaćati korporativne igrače, već samo pojedinačne igrače. Spomenuta procjena rizika omogućit će SoftSpark Services s.r.l. da razvije profil rizika u vezi s kupcem i kategorizira rizik kao nizak, srednji ili visok, čime će omogućiti identificiranje kontrola koje treba usvojiti. Profil rizika igrača neće biti dovršen prilikom registracije. Dio procesa registracije samo će označiti početak prikupljanja informacija, i kao takav, profil rizika će se povećavati i usavršavati razvojem odnosa s igračem. Rekavši to, ako dođe do promjene u poslovnom odnosu s kupcem, što stoga također podrazumijeva promjenu u identificiranom riziku, mjere usvojene za kontrolu rizika bit će prilagođene u skladu s tim. Nadalje, kontinuirano praćenje, kako je objašnjeno u nastavku, osigurat će da se svaka promjena rizika uoči što je prije moguće. Razina praćenja bit će proporcionalna riziku koji predstavlja određeni kupac, ali će se uspostaviti sustavi kako bi se otkrile situacije koje se razvijaju kao rizične.
Za početak, SoftSpark Services s.r.l. usvaja CDD mjere kako bi utvrdio tko su njegovi kupci. Svi podaci prikupljeni u fazi registracije koriste se za izradu profila kupca. Daljnje profiliranje kupaca vrši se na temelju aktivnosti kupca i također na temelju posebnih ponašajnih aspekata. Ovaj aspekt profiliranja pomoći će u određivanju rizika povezanog s određenim igračem i stoga također olakšati identifikaciju budućeg neobičnog ponašanja. CDD je podijeljen u tri dijela:
A. Identifikacija i verifikacija kupca
Identifikacija se sastoji u prikupljanju osobnih podataka igrača. Ove informacije prikupljaju se tijekom procesa registracije. Osobni podaci koji se prikupljaju su za početak procedure Upoznaj svog klijenta (KYC), koja uključuje prikupljanje sljedećih osobnih podataka:
a) Ime i prezime
b) Stalna adresa prebivališta
c) Datum rođenja, jer igrač mora biti stariji od osamnaest godina (ili bilo koje druge dobi kako je primjenjivo u određenoj jurisdikciji igrača)
d) Važeća email adresa
e) Mjesto rođenja
f) Nacionalnost, i
g) Referentni broj identiteta gdje je primjenjivo.
Nakon što su gore navedene informacije pružene, SoftSpark Services s.r.l. će prvo utvrditi je li dotična osoba Politički izložena osoba (PEP), član obitelji PEP-a ili bliski poslovni suradnik PEP-a. Pouzdana elektronička baza podataka, kao što su opensanctions.org i complyadvantage.com, bit će integrirana i korištena u tu svrhu. Ako se utvrdi da je pojedinac PEP ili na bilo koji način povezan s PEP-om, tada će se smatrati da je i sam PEP i neće mu biti dopušteno registrirati se kao igrač kod SoftSpark Services s.r.l., jer potonji ima strogu politiku neprihvaćanja PEP-ova kao igrača. To stoga znači da će se utvrđivanje je li pojedinac PEP (prema gore navedenoj definiciji) odvijati u fazi registracije.
Račun će biti formalno otvoren nakon što je igračev email verificiran. U bilo kojoj situaciji u kojoj je igrač odmah identificiran kao visokorizičan, SoftSpark Services s.r.l. može odmah zatražiti dodatne osobne podatke i verifikaciju istih podataka. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da u svakom trenutku može utvrditi da je kupac onaj za koga se predstavlja i da su usvojene mjere dovoljno učinkovite da suzbiju rizik od prijevare identiteta i lažnog predstavljanja.
Verifikacija se sastoji u potvrđivanju osobnih podataka prikupljenih u svrhu identifikacije putem korištenja neovisnih podataka, informacija i dokumentacije dobivene iz pouzdanih izvora. Ako se identificiraju nedosljednosti u osobnim informacijama koje je pružio kupac, SoftSpark Services s.r.l. će razmotriti hoće li usvojiti dodatne mjere identifikacije i verifikacije.
Ovo će se provesti na jedan od dva načina:
- Dokumentarni izvori,
U pravilu, ova metoda verifikacije provodit će se pozivanjem na dokumente izdane od strane Vlade koji sadrže fotografsku sliku zajedno s identitetom igrača (npr. putovnica, osobna iskaznica, vozačka dozvola itd.). Ako se adresa prebivališta igrača ne može verificirati korištenjem bilo kojeg od upravo spomenutih dokumenata, SoftSpark Services s.r.l. će zatražiti alternativne pouzdane dokumente kao što su nedavni račun za komunalne usluge, izvadci iz bankovnog računa, korespondencija od Vlade ili javnih tijela itd., kako bi se mogla verificirati adresa. Dokumenti koji se traže bit će primljeni putem elektroničke pošte, a ako se smatra potrebnim, mogu se zatražiti i ovjereni dokumenti.
SoftSpark Services s.r.l. će osigurati da su svi primljeni dokumenti jasni, čitljivi, dobre kvalitete i autentični ili odražavaju autentične. Neki dokumenti, poput putovnica, mogu biti lakši za verifikaciju jer se mogu provjeriti s drugim izvorima. U drugim slučajevima, kao što je to s računima za komunalne usluge, proces verifikacije može biti manje jednostavan. SoftSpark Services s.r.l. će provesti dodatne provjere korištenjem specifičnih softverskih programa/aplikacija; koji će biti integrirani kao rješenje za pomoć korisnicima u obavljanju njihovog rada.
U pogledu valjanosti pruženih informacija, SoftSpark Services s.r.l. će također razmotriti druge podatke koji se prikupljaju od igrača, kao što su geo-lokacija, podaci o IP adresi itd., koji bi u normalnim okolnostima trebali potvrditi podatke sadržane u dokumentima koje je pružio igrač. Bit će iznimaka, gdje se IP adresa neće podudarati s državom/lokacijom. Takvi slučajevi trebali bi se provjeravati pojedinačno i verifikacija/pojašnjenje će se dobiti izravno od igrača.
- Elektronička sredstva
Ovo uključuje izvore poput E-ID ili Bank-ID i elektroničke komercijalne baze podataka. SoftSpark Services s.r.l. je svjestan da pouzdanost ovih baza podataka možda nije uvijek najbolja. U tom smislu razmotrit će koji izvor informacija ulazi u bazu podataka i jesu li ti podaci općenito poznati kao ažurirani. Kada koristi spomenute elektroničke baze podataka, SoftSpark Services s.r.l. će također koristiti druge dokumentarne dokaze za bolju potvrdu/pouzdanost. To je zato što pozitivan rezultat na elektroničkoj bazi podataka samo znači da postoji osoba čiji se osobni podaci podudaraju s onima koje je pružio klijent, ali ne i da je klijent ta osoba. S druge strane, kada se koriste elektronički izvori poput E-ID i Bank-ID, koji se mogu pristupiti samo korištenjem vjerodajnica koje posjeduje određena osoba, neće se tražiti dodatna sredstva verifikacije, jer se ovi izvori smatraju da pružaju dovoljno snažnu vezu.
B. Dobivanje informacija o svrsi i namjeravanoj prirodi poslovnog odnosa
Cilj otvaranja računa za igre je prilično očit i stoga se neće tražiti pojašnjenja zašto je zatraženo otvaranje računa. Međutim, može postojati skriveni motiv na temelju kojeg je račun otvoren, moguće čak i za pranje novca ili financiranje terorizma. Ako SoftSpark Services s.r.l. ima bilo kakvu sumnju da takav skriveni motiv postoji, tada će provesti daljnju istragu i zatražiti dodatne podatke i dokumentaciju kako bi ili opravdao svoje sumnje ili potvrdio da doista ne postoje opravdane indikacije ilegalnog motiva.
Ne postoji specifičan vremenski okvir ili razdoblje kada će se provoditi ove dodatne provjere, jer će se jednostavno provoditi kada se pojavi sumnja. Stoga će se istraga možda trebati provesti prilikom registracije, dok u drugim slučajevima neće biti potrebna sve dok se ne dostignu specifični obvezni AML pragovi.
U slučaju da se bilo kakve provjere trebaju provesti prije obveznog razdoblja, SoftSpark Services s.r.l. će prvo prikupiti dovoljno informacija, a gdje je potrebno, dokumentaciju kako bi utvrdio izvor bogatstva igrača. Identificiranje izvora bogatstva igrača sastoji se u određivanju aktivnosti koje generiraju neto vrijednost igrača, što će potom dovesti SoftSpark Services s.r.l. do utvrđivanja opravdava li ovaj iznos bogatstva njegovu projiciranu i stvarnu razinu aktivnosti na računu. SoftSpark Services s.r.l. će u ovoj fazi također profilirati igrača unutar matrice rizika igrača (prema tablici u sljedećem odjeljku). Gdje je rizik utvrđen nakon provjera srednji ili nizak, SoftSpark Services s.r.l. će prihvatiti izjavu od kupca s detaljima, kao što su priroda zaposlenja/posla i izjava o godišnjoj plaći. Pretrage na profesionalnim mrežama i društvenim medijima također će se koristiti u svrhu verifikacije. Ako je rizik visok ili SoftSpark Services s.r.l. sumnja u istinitost prikupljenih informacija, od igrača će se zatražiti da dostavi daljnju neovisnu i pouzdanu dokumentaciju koja dokazuje navodni izvor bogatstva. Tako, na primjer, pojedinac može biti zamoljen da pošalje kopiju svoje platne liste ili pruži takve druge dokumentirane dokaze kako bi potvrdio svoju izjavu.
C. Kontinuirano praćenje
Ovo u konačnici podrazumijeva praćenje transakcija klijenata, osobnih podataka i promjena u njihovim okolnostima ili preferencijama klađenja, kako bi se osiguralo da su u skladu s očekivanom aktivnošću, a ako nisu, da se identificira zašto su promjene nastale. Cilj je da se subjektivno neobične velike transakcije, promjene u obrascima igranja i druge 'izvanredne' aktivnosti identificiraju i analiziraju. U tom smislu, važno je da SoftSpark Services s.r.l. osigura da su informacije o igračima ažurirane. Potaknut će i čak obvezati igrače putem uvjeta i odredbi da obavijeste SoftSpark Services s.r.l. o bilo kakvim promjenama i, ako je moguće, dostave dokumentaciju kako bi to potvrdili. Kroz proces praćenja, razina rizika će se pregledati i provest će se analiza treba li prethodno utvrđeni rejting rizika izmijeniti ili ne. Svaka nedosljednost u informacijama trebala bi biti opravdana, a SoftSpark Services s.r.l. zadržava pravo zatražiti daljnje dokaze koji to potvrđuju.
Adekvatno kontinuirano praćenje također podrazumijeva pažljivo ispitivanje transakcija igrača i obrazaca igranja kako bi se osiguralo da su u skladu s poznavanjem igrača, njegovom aktivnošću igranja i profilom rizika. Ako se to dvoje ne podudara, SoftSpark Services s.r.l. će na sličan način ispitati situaciju. Kad god SoftSpark Services s.r.l. zatraži dodatne informacije, uvijek će zabilježiti svoja otkrića kako bi dokazao svoju usklađenost. Ako bilo koja identificirana nedosljednost i dalje postoji bez uspješnog rješavanja, SoftSpark Services s.r.l. će analizirati treba li podnijeti bilo kakvo izvješće relevantnim tijelima i također donijeti odluku smatra li potrebnim suspendirati račun igrača.
Na kraju, u vezi s PEP-ovima, može se pojaviti scenarij u kojem igrač možda nije smatran PEP-om u fazi registracije, ali to postaje tijekom poslovnog odnosa. Ako, prilikom provođenja kontinuiranog praćenja, SoftSpark Services s.r.l. postane svjestan takve promjene, SoftSpark Services s.r.l. će prekinuti svoj poslovni odnos jer ima strogu politiku neprihvaćanja PEP-ova kao igrača. Ako je slučaj da iz nekog razloga pojedinac nije bio identificiran kao PEP čak i ako je bio PEP u fazi registracije, ali je naknadno identificiran kao takav, SoftSpark Services s.r.l. će poništiti sve dobitke koje je pojedinac ostvario i zatim će prenijeti uplaćena sredstva na izvor iz kojeg su sredstva potekla. Nakon toga će zatvoriti račun igrača, prema proceduri izloženoj u odjeljku 3.3 u nastavku.
Kao što je opisano gore, račun igrača će biti uspješno otvoren nakon što se igrač registrira pružajući tražene osnovne osobne podatke. Sustav je postavljen da spriječi registraciju maloljetnika odbijanjem bilo kojeg unesenog datuma rođenja koji bi značio da je igrač mlađi od osamnaest godina (ili bilo koje druge dobi prema specifičnom zakonodavstvu – kao što je Latvija – 21 godina).
Bilo koja verifikacija podataka igrača (s izuzetkom potvrda PEP-a) može se provesti u bilo kojem trenutku prema diskreciji SoftSpark Services s.r.l.. Međutim, barem, mora se definitivno provesti kada iznos koji su igrači uplatili dosegne kumulativnu vrijednost od 2.000 €. Nije važno jesu li takve uplate izvršene putem jedne operacije ili nekoliko operacija koje se čine povezane ili na drugi način. SoftSpark Services s.r.l. će stoga uspostaviti sustav koji svakodnevno izračunava je li igrač dosegao limit depozita od 2.000 € na svom računu. Drugi važan faktor koji će sustav uključivati je identifikacija mogućih višestrukih računa, koji bi računi bili posebno stvoreni kako bi se ili prevarila tvrtka zloupotrebom bonusa ili posebno kako bi se nikada ne dosegao potrebni limit depozita od 2.000 €, i time osiguralo da račun ostane neverificiran.
Do trenutka kada se dosegne ovaj prag, SoftSpark Services s.r.l. će provoditi kontinuirano praćenje prema točki C odjeljka 3.1 gore, kako bi osigurao da su podaci igrača još uvijek točni. Nadalje, ako SoftSpark Services s.r.l. primijeti u bilo kojem trenutku bilo kakve nedosljednosti između informacija koje je pružio igrač i bilo kojih drugih informacija koje dobije, SoftSpark Services s.r.l. će ispitati neslaganja i poduzeti bilo kakve korektivne mjere koje smatra potrebnima. Osim toga, ako sumnja na pranje novca ili financiranje terorizma, slijedit će proceduru izloženu u odjeljku 4 u nastavku.
| Rizik identificiran | Usvojene mjere |
|---|---|
| Nisko | 1. Provjera osobnih podataka 2. Provodi se kontinuirano praćenje kako bi se osiguralo da poslovni odnos ostane u kategoriji niskog rizika te da se ponovno ne prekorači prag 3. Obvezno je prijaviti sve sumnjive slučajeve pranja novca ili financiranja terorizma 4. Prikupljaju se dodatni osobni podaci koje tvrtka SoftSpark Services s.r.l. smatra potrebnima 5. Provjera osobnih podataka obavlja se uporabom dokumenata koji sadrže fotografiju pojedinca |
| Srednje | 1. Prikupljaju se podaci o izvoru bogatstva 2. Provodi se kontinuirano praćenje kako bi se mogle otkriti neobične aktivnosti, a također i ažurirati informacije i profil 3. Sve sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma moraju se prijaviti 4. Prikupljaju se dodatni osobni podaci koje SoftSpark Services s.r.l. smatra potrebnima 5. Provjera osobnih podataka provodi se korištenjem dokumenata koji sadrže fotografije pojedinca |
| Visoko | 1. Prikupljaju se podaci o izvoru bogatstva 2. Provodi se kontinuirano praćenje kako bi se mogle otkriti neobične aktivnosti, a također i kako bi se informacije i profil ažurirali 3. Izvori sredstava mogu biti potrebni za određene transakcije |
Nakon što se dosegne navedeni prag, profil rizika igrača bit će potvrđen na temelju procjene rizika provedene u skladu s odjeljkom 2.2. iznad. Navedena procjena provest će se prije isteka trideset dana od trenutka kada je dosegnut prag od 2.000 EUR. Procjenom rizika utvrdit će se je li rizik koji predstavlja pojedinac nizak, srednji ili visok. Mjere za kontrolu predmetnog rizika razlikuju se, kako je navedeno u tablici u nastavku:
SoftSpark Services s.r.l. omogućit će igračima da nastave koristiti svoj korisnički račun dok još uvijek pribavlja potrebne informacije i/ili dokumentaciju od predmetnog igrača, osim ako se pojave ili postoje drugi čimbenici koji nas sprječavaju da to omogućimo. Međutim, sve dok SoftSpark Services s.r.l. stvarno ne zaprimi navedene informacije i/ili dokumentaciju te ne provjeri identitet igrača, neće mu omogućiti izvršavanje bilo kakvih isplata s njegovog računa, neovisno o iznosu o kojem je riječ.
Nadalje, ako je proteklo trideset dana od trenutka kada je dosegnut prag od 2.000 EUR, a igrač nije dostavio zatražene informacije i/ili dokumentaciju, SoftSpark Services s.r.l. može raskinuti poslovni odnos s igračem, u skladu s postupkom navedenim u sljedećem odjeljku.
SoftSpark Services s.r.l. će prekinuti poslovni odnos s igračem ako ne dostavi tražene informacije i/ili dokumentaciju, što je SoftSpark Services s.r.l. više puta tražio od njega. SoftSpark Services s.r.l. će poništiti sve dobitke i zatim će prenijeti uplaćena sredstva na izvorni izvor odakle su sredstva nastala ako ne postoji dodatni poslovni i transakcijski rizik, poput razdoblja povrata sredstava i slično. Svako odobrenje za takvu radnju mora dati viši menadžment i to tek nakon što se utvrdi da ne postoji ograničenje prijenosa sredstava. Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da je nemoguće vratiti sredstva igraču putem istih kanala, kao krajnju mjeru, prenijet će sredstva na jedan račun koji se vodi kod kreditne ili financijske institucije u uglednoj jurisdikciji na ime igrača. Ako takav račun nije dostupan, sredstva će se i dalje držati na ime igrača. Sredstva će se i dalje držati na računu sve dok igrač ne dostavi odgovarajuće podatke za prijenos. Ako se to nikada ne ostvari, nakon isteka 30 mjeseci sva preostala sredstva na računu mogu se također uplatiti ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Prilikom uplate takvih sredstava, SoftSpark Services s.r.l. će u uputama koje prate sredstva naznačiti da se ona uplaćuju zbog nemogućnosti dovršetka CDD-a. SoftSpark Services s.r.l. će također razmotriti postoje li osnove za podnošenje Izvješća o sumnjivoj transakciji (STR), prema postupku utvrđenom u nastavku.
SoftSpark Services s.r.l. također će provoditi postupke dubinske analize prije stupanja u bilo kakve poslovne odnose s trećim stranama. Ove postupke provodit će viši menadžment u suradnji s pravnim odjelom i ovlaštenom osobom za sprečavanje pranja novca (MLRO). Jednako kao i dubinska analiza stranke (CDD), dubinska analiza poslovanja (BDD) nastojat će identificirati koji bi se rizici pojavili ako SoftSpark Services s.r.l. stupi u poslovanje s trećom stranom. Prilikom provođenja ove procjene utvrdit će se mogu li se utvrditi izvor, priroda i obujam poslovanja koje bi se uvelo putem treće strane. SoftSpark Services s.r.l. također će pridati veliku važnost činjenici je li dobavljač već odobreni dobavljač u skladu sa zahtjevima regulatora ANJOUAN GAMING AUTHORITY. Također se smatra pozitivnim ako dobavljač koji trenutno nije odobren zatraži odobrenje u trenutku sklapanja ugovora s društvom SoftSpark Services s.r.l. Procjena će također nastojati utvrditi ima li treća strana poslovne odnose s drugim trećim stranama za koje je poznato da nisu na dobrom glasu, ili posluje li treća strana u jurisdikciji koja nije na dobrom glasu ili iz nje. U tom pogledu, SoftSpark Services s.r.l. zatražit će od treće strane da mu dostavi originale/ovjerene preslike sve potrebne dokumentacije, uključujući potvrdu o osnivanju društva, osnivački akt i statut, potvrdu o urednom poslovanju (*certificate of good standing*), godišnja financijska izvješća, identifikaciju uprave društva te popis dioničara i bankovnu preporuku kojom se potvrđuje da se poslovi društva vode na uredan način. Nakon što se utvrdi da treća strana posluje na način koji neće ugroziti položaj društva SoftSpark Services s.r.l., stranke će se dogovoriti o uvjetima poslovnog odnosa i potpisati relevantne ugovore i dokumentaciju. Kao dio BDD-a, SoftSpark Services s.r.l. provodit će kontinuirani nadzor kako bi osigurao da treća strana i dalje posluje na savjestan način, na temelju vlastitog iskustva o načinu na koji se usluge pružaju. Nadalje, SoftSpark Services s.r.l. također zadržava pravo uključivanja klauzule o pravu na reviziju (*Right to Audit*) u ugovor koji potpisuje s trećom stranom, ako se to smatra potrebnim.
Svaki provedeni pregled sprječavanja pranja novca posebno će se zabilježiti u spisu treće strane. U svakom slučaju, SoftSpark Services s.r.l. uvijek će zadržati pravo na raskid poslovnog odnosa s bilo kojom trećom stranom ako smatra da poslovanjem s njom dovodi u opasnost svoju usklađenost s obvezama sprječavanja pranja novca i financiranja terorizma. Obavijest regulatoru ANJOUAN GAMING AUTHORITY dat će se u skladu s ugovorom i zahtjevima samog regulatora.
SoftSpark Services s.r.l. može odlučiti osloniti se na informacije i dokumentaciju prikupljenu u fazi ukrcaja (*on-boarding*) korisnika od strane treće strane i/ili angažirati zastupnika (*agent*). U bilo kojem od tih slučajeva, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da treća strana ima sjedište u državi članici EU-a ili u uglednoj jurisdikciji koja primjenjuje jednake mjere sprječavanja pranja novca ili suzbijanja financiranja terorizma kao što je propisano primjenjivim zakonima Anjouana, ili mjere koje su im ekvivalentne. Pri utvrđivanju potonjeg, SoftSpark Services s.r.l. oslanjat će se na ugledne izvore kao što su izvješća o evaluaciji Radne skupine za financijsku akciju protiv pranja novca (*FATF*), izvješća Međunarodnog monetarnog fonda po zemljama (*IMF Country Reports*) itd.
Ako se SoftSpark Services s.r.l. odluči osloniti na informacije koje je dostavila treća strana, i dalje može zatražiti od igrača da dostavi sve dokumente za verifikaciju. U takvim okolnostima, SoftSpark Services s.r.l. samostalno će provesti procjenu rizika temeljenog na korisniku, utvrditi ocjenu rizika korisnika i provoditi kontinuirani nadzor. Odnos između društva SoftSpark Services s.r.l. i treće strane bit će uređen ugovorom, a jedan od uvjeta bit će da treća strana dostavi društvu SoftSpark Services s.r.l. dokumente koji se tiču igrača odmah na zahtjev. SoftSpark Services s.r.l. također će u ugovor uključiti klauzulu o pravu na reviziju (*Right to Audit*) te će povremeno testirati ovaj aranžman kako bi osigurao da se potrebni osobni podaci igrača i dokumentacija prikupljaju u skladu s dogovorenim specifikacijama.
Preslika ovog postupka također će se dostaviti trećoj strani kako bi se osiguralo da su zahtjevi dubinske analize stranke (CDD) i primjenjivi pragovi adekvatno iskomunicirani, čime treća strana nikada neće imati izgovor da nije bila upoznata s primjenjivim zahtjevima društva. SoftSpark Services s.r.l. može, kad god je to zakonom dopušteno, odabrati korištenje usluga zastupnika radi ukrcaja ili pružanja usluga korisnicima. SoftSpark Services s.r.l. može zatražiti od zastupnika provođenje potrebnih kontrola i usvajanje mjera za sprječavanje pranja novca/suzbijanje financiranja terorizma prilikom ukrcaja ili pružanja usluga jednom od korisnika društva SoftSpark Services s.r.l. U svakom slučaju, međutim, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da se svaka primjena mjera CDD-a provodi savjesno i u skladu s primjenjivim zakonima. SoftSpark Services s.r.l. potpuno je svjestan da pri oslanjanju na treće strane ili korištenju zastupnika u konačnici sam ostaje odgovoran za osiguravanje pridržavanja svojih obveza u području sprječavanja pranja novca i suzbijanja financiranja terorizma.
Iako je detaljan opis odgovornosti Ovlaštene osobe za sprečavanje pranja novca (MLRO) naveden u Pravilniku o ulogama i odgovornostima u ljudskim resursima, glavna odgovornost MLRO-a bit će razmatranje svih internih izvješća o neuobičajenim ili sumnjivim transakcijama koja se pokrenu unutar društva, poduzimanje daljnjih radnji po tim izvješćima te podnošenje Izvješća o sumnjivoj transakciji (STR) Nadzorno-financijskoj jedinici (FIAU), kada se to smatra potrebnim. MLRO će također djelovati kao glavni kanal putem kojeg će se odvijati sva komunikacija s FIAU-om. On će osigurati da SoftSpark Services s.r.l. učinkovito provodi politike i postupke koje je usvojio radi ispunjavanja svojih obveza u području sprječavanja pranja novca i suzbijanja financiranja terorizma. MLRO će biti odgovoran za praćenje svih ažuriranja lista sankcija, kao što su liste Radne skupine za financijsku akciju protiv pranja novca (FATF) i Ureda za nadzor strane imovine (OFAC). Zatim će obavijestiti ostatak osoblja o svim izmjenama lista sankcija i svim temeljnim promjenama primjenjivog zakona. SoftSpark Services s.r.l. osigurat će da pojedinac imenovan za MLRO-a uživa dovoljan stupanj senioriteta i ovlasti kako bi mogao djelovati neovisno o upravoj strukturi društva.
MLRO će imati pristup svim potrebnim informacijama/dokumentaciji i zaposlenicima društva radi učinkovitog obavljanja svojih obveza. SoftSpark Services s.r.l. također je imenovao zamjenika (određenog zaposlenika) koji će moći djelovati kao MLRO tijekom odsutnosti MLRO-a. Imenovanja MLRO-a, kao i zamjenika, bit će objavljena regulatornom tijelu ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kako bi ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kao i FIAU, mogli uputiti upite i zahteve izravno njima kad god se ukaže potreba. Stoga će ti pojedinci djelovati kao kontaktna točka između društva SoftSpark Services s.r.l. i nadležnih tijela u pitanjima vezanim uz sprječavanje pranja novca i suzbijanje financiranja terorizma.
Društvo SoftSpark Services s.r.l. može razviti sumnju ili imati osnovanu sumnju da je aktivnost na računu povezana s pranjem novca ili financiranjem terorizma. U tom trenutku, SoftSpark Services s.r.l. osigurat će ispunjenje svih zahtjeva dubinske analize stranke (CDD), neovisno o tome je li dosegnut bilo koji primjenjivi prag. Slijedom toga, podnijet će Izvješće o sumnjivoj transakciji (STR) u najkraćem mogućem roku.
4.2.1 Interni postupci izvješćivanja
Kao što je detaljnije navedeno u odjeljku 6 u nastavku, sve osoblje koje komunicira s igračima ili ima pristup informacijama o poslovanju klijenata proći će obuku za sprječavanje pranja novca. Na taj način moći će prepoznati koje bi ih radnje igrača razumno trebale navesti na sumnju da se pokušava ili da je izvršeno pranje novca ili financiranje terorizma. Primjerice, od njih se očekuje da shvate da ako igrač pokuša registrirati više od jednog računa kod društva SoftSpark Services s.r.l., ili ako uplaćuje znatne iznose tijekom jedne sesije putem više unaprijed plaćenih (*pre-paid*) kartica, takve radnje trebaju predstavljati indikatore ili upozoravajuće znakove (*red flags*) koji bi ih trebali navesti na preispitivanje ponašanja igrača. U tom trenutku zaposlenik može diskretno potražiti objašnjenja od igrača, bez otkrivanja svoje sumnje igraču. Takvo je otkrivanje zabranjeno, bilo izravno ili neizravno, te stoga svi članovi osoblja u tom pogledu moraju biti iznimno oprezni. Ako službenik ne uspije pribaviti uvjerljive informacije, a nakon potpunog razmatranja i dalje sumnja na nečasne radnje, u tom će trenutku obavijestiti svog neposredno nadređenog. Sasvim razumljivo, prije izvješćivanja nadređenog, zaposlenik se mora uvjeriti da postoji jasan pokazatelj namjere zaobilaženja zaštitnih mehanizama te da je prisutno korištenje financijskog sustava u kriminalne svrhe.
Mogu postojati slučajevi u kojima se menadžer ne slaže sa službenikom, ali službenik i dalje smatra da ima razumnu osnovu za sumnju na nepravilnosti. U takvim okolnostima zaposlenik će u svakom slučaju obavijestiti MLRO-a o svojim sumnjama. Zaposlenik može o tome razgovarati izravno s MLRO-om i ni na koji način nije dužan obavijestiti ili uključiti svog menadžera. Po zaprimanju internog izvješća od zaposlenika, MLRO će u pisanom obliku potvrditi njegov primitak, pozivajući se na izvješće prema datumu i jedinstvenom broju spisa, bez navođenja imena osumnjičene osobe (ili osoba). Na taj način smatrat će se da je zaposlenikova zakonska obveza izvješćivanja ispunjena. Zaposleniku će biti dopušteno o predmetu interno razgovarati s upravom ili drugim zaposlenicima, ako se to uopće smatra potrebnim, tek nakon što dobije odobrenje od MLRO-a. Bilo kakve vanjske rasprave zabranjene su i smatrat će se odavanjem tajne (*tipping off*). Ako nastanu okolnosti zbog kojih je zaposleniku teško komunicirati s igračem bez rizika od odavanja tajne, zaposlenik treba potražiti savjet i slijediti upute MLRO-a. Ovaj postupak predstavlja interni postupak društva SoftSpark Services s.r.l. za izvješćivanje o sumnjivim aktivnostima i transakcijama.
4.2.2 Vanjski postupci izvješćivanja
Kao što je već opisano u prethodnom odjeljku, MLRO zaprima i procjenjuje interna izvješća o sumnji. On će otvoriti i voditi dnevnik s detaljima o napretku vezanom uz svako izvješće, bilježeći sve informacije koje je potrebno dokumentirati kako bi se osigurao odgovarajući trag razloga koji su doveli do njegove odluke. Takva se dokumentacija također može koristiti za pružanje pomoći tijelima u bilo kojoj analizi ili istrazi sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma, kada se takvi detalji izravno zatraže od MLRO-a. Ovaj dnevnik vodi MLRO i dostupan je samo njemu te ne čini dio igračeve datoteke/spisa. MLRO će prikupiti sve potrebne informacije i postaviti pitanja bilo kojem zaposleniku društva SoftSpark Services s.r.l. u sklopu svoje istrage. Zaposlenici (bilo oni koji su podnijeli interno izvješće ili drugi) duźni su pružiti MLRO-u relevantne informacije. Čineći to, neće prekršiti svoju obvezu čuvanja povjerljivosti podataka o klijentu. Kada MLRO odluči da postoje razumni razlozi koji opravdavaju podnošenje STR-a putem internetskog sustava za podnošenje nadležnog tijela, podnijet će ovo formalno izvješće FIAU-u u ime društva SoftSpark Services s.r.l. Nikakve preslike internih ili vanjskih izvješća neće se izrađivati. MLRO će takve zapise čuvati na sigurnom. MLRO će, kada je to prikladno, obavijestiti podnositelja internog izvješća je li podneseno formalno izvješće ili ne. Nakon formalnog podnošenja, MLRO će poduzeti radnje koje tijela zahtijevaju u vezi s izvješćem i postupiti u skladu s njihovim uputama.
4.2.3 Što bi trebalo pobuditi sumnju na sumnjivu aktivnost?
Radi jasnoće, izvješćivanje putem STR-a obuhvaća:
– Bilo koju aktivnost koja navodi SoftSpark Services s.r.l. na pomisao da je osoba povezana s pranjem novca/financiranjem terorizma ili bilo kojom imovinskom koristi stečenom kaznenim djelom, ili da se jedno od to dvoje čini ili bi se moglo počiniti, neovisno o tome jesu li transakcije izvršene ili ne.
– Bilo koji slučaj u kojem će objektivne činjenice navesti SoftSpark Services s.r.l. na razumnu sumnju da se možda odvija pranje novca/financiranje terorizma ili prikrivanje imovinske koristi stečene kaznenim djelom.
SoftSpark Services s.r.l. bit će dužan podnijeti STR tijelu FIAU u vezi s aktivnostima koje se provode na temelju njegove licence Anjouan Gaming Licence te u skladu s time obavijestiti regulatora ANJOUAN GAMING AUTHORITY, kada se to smatra potrebnim i prema uputama FIAU-a.
4.2.4 Zaustavljanje/nastavak rada nakon pojave sumnje
Zbog prirode proizvoda i usluga igara na sreću koje nudi SoftSpark Services s.r.l., kao i prirode dotičnih transakcija, SoftSpark Services s.r.l. neće uvijek biti u mogućnosti suzdržati se od izvršenja transakcije na čekanju prije podnošenja STR-a. To je zato što, ako bi se SoftSpark Services s.r.l. suzdržao od prihvaćanja transakcije u situacijama kada je obično prihvaća trenutno, kašnjenje u prihvaćanju moglo bi navešći igrača da shvati da ga se sumnjiči za prijevarnu aktivnost. Svako kašnjenje može naštetiti analizi ili istrazi sumnjive transakcije. Stoga, kad god SoftSpark Services s.r.l. posumnja na pranje novca/financiranje terorizma, ipak će pristupiti izvršenju sumnjive transakcije. Međutim, SoftSpark Services s.r.l. podnijet će STR tijelu FIAU odmah nakon izvršenja transakcije.
4.2.5 Zabrana otkrivanja
Sljedeće radnje ne predstavljaju kršenje zabrane otkrivanja podataka (odavanja tajne):
– Otkrivanja nadzornom tijelu, u ovom slučaju ANJOUAN GAMING AUTHORITY;
– Otkrivanja između obveznika unutar iste grupe;
– Otkrivanja između obveznika koji obavlja „relevantnu aktivnost” i druge osobe koja obavlja slične aktivnosti i gdje su slični zahtjevi nametnuti od strane jurisdikcije, pri čemu su te osobe unutar same pravne osobe ili unutar veće strukture kojoj pripadaju, a koje imaju zajedničko vlasništvo i upravljanje;
– Razmjena informacija temeljenih na istoj transakciji, gdje su obveznici i povezana aktivnost podložni istim zakonskim obvezama, a osobe pripadaju istoj kategoriji struke te stoga imaju slične obveze u pogledu profesionalne tajne i zaštite podataka;
– Otkrivanja od strane obveznika u tijeku postupaka pokrenutih u vezi s kašnjenjima u izvršenju transakcija, gdje je obveznik zapravo slijedio upute FIAU-a;
– Otkrivanje od strane obveznika nadzornom tijelu na temelju zahtjeva nadzornog tijela, u ovom pogledu ANJOUAN GAMING AUTHORITY.
SoftSpark Services s.r.l. također će pažljivo razmotriti sve mjere koje odluči primijeniti prema sumnjivom igraču nakon podnošenja STR-a. Kako ne bi ugrozio istragu, prije poduzimanja bilo kakve takve radnje, SoftSpark Services s.r.l. zatražit će smjernice od analitičara FIAU-a. SoftSpark Services s.r.l. će, koliko god je to moguće, smatrati takve radnje krajnjom mjerom i neće nepotrebno opterećivati FIAU sa svakom malom sumnjom. U slučajevima manjih sumnji koje ne opravdavaju izvješćivanje, umjesto toga povećat će kontinuirani nadzor i podnijeti STR tijelu FIAU tek kada sumnja potraje ili se indikatori povećaju. SoftSpark Services s.r.l. osigurat će odgovarajuće dokumentiranje takvog internog donošenja odluka.
Kad god igrač podnese zahtjev za isplatu, neovisno o korištenom načinu plaćanja, društvo SoftSpark Services s.r.l. će, prije prihvaćanja takvog zahtjeva, osigurati da se institucija kojoj se doznačuju sredstva nalazi u uglednoj jurisdikciji te da primjenjuje ekvivalentne zahtjeve za sprječavanje pranja novca i suzbijanje financiranja terorizma onima koji se primjenjuju na SoftSpark Services s.r.l. Sasvim razumljivo, to se također odnosi i na institucije iz kojih se prihvaćaju uplate igrača. Kao opće pravilo, isplate će se obrađivati samo na isti izvor s kojeg su sredstva potekla. Ova mjera ograničit će rizik od uspješnih isplata povezanih s pranjem novca ili financiranjem terorizma.
Zahtjevi za povlačenje sredstava podnose se prema sljedećem postupku:
– Zahtjevi za isplatu obrađivat će se odmah po zahtjevu.
– Ni pod kojim okolnostima ne mogu se obrađivati gotovinske isplate. Gotovinske transakcije izričito su zabranjene i zapravo ne postoje metode koje igrači mogu primijeniti za prijenos sredstava u gotovini.
– Provjeravat će se tijek igre (*gameplay*), kao i sve financijske transakcije.
– SoftSpark Services s.r.l. također će razmotriti igraju li pojedinci pošteno, ili je sustav igara na sreću na bilo koji način manipuliran, ili sustav umjesto toga radi nepravilno, a igrač je na bilo koji način iskoristio tehničku pogrešku (*bug*) bez odgovarajućeg obavještavanja društva SoftSpark Services s.r.l., u skladu sa zahtjevima Uvjeta korištenja.
– Također će se provjeriti je li provedena verifikacija dubinske analize stranke (CDD). Ako još nije provedena jer nije dosegnut uvjet uplate, donosi se odluka uprave o tome smatra li se potrebnim provesti verifikaciju CDD-a u ovoj fazi, prije dovršetka postupka isplate.
– Procjena rizika također se provodi/provjerava kako bi se osiguralo da je rizik igrača s obzirom na njegovu aktivnost kod SoftSpark Services s.r.l. utvrđen.
– Primjenjivi zahtjevi CDD-a bit će u skladu s odjeljkom 3.2 iznad.
– Ako igrač na zahtjev ne dostavi potrebne dokumente za verifikaciju, ili ako postane jasno da se verifikacija ne može provesti jer je pojedinac postupao prijevarno, isplate se neće obraditi. Kada društvu SoftSpark Services s.r.l. postane jasno da je pojedinac pokušao postupati prijevarno, blokirat će račun igrača, poništiti sve dobitke i jednostavno vratiti uplatu na račun s kojeg su sredstva potekla.
– U slučaju da se isplate ne mogu obraditi na račun s kojeg su sredstva potekla, kao na primjer kada igrač koristi Mastercard ili Paysafecard, SoftSpark Services s.r.l. službeno će zatražiti dokumente za verifikaciju igrača te podatke o drugom sustavu plaćanja za koji se može potvrditi da glasi na ime igrača, čime se na minimum svodi rizik od doznake sredstava pojedincu koji se razlikuje od osobe koja je izvorno uplatile sredstva. Ovaj je postupak uspostavljen kako bi se odvratila krađa kreditnih kartica i krađa identiteta.
U slučaju da je potrebna ručna isplata zbog zatvaranja računa, isplate će biti izvršene u roku od 10 radnih dana, pod uvjetom da iznos ne prelazi tjedni limit isplate i pod uvjetom da nema drugih neriješenih zahtjeva za prijevaru ili provjeru valjanosti.
U slučaju da su potrebni dokumenti o izvoru sredstava / izvoru imovine (*source of funds / source of wealth*), odluka će se donijeti u roku od 30 dana od zaprimanja svih potrebnih dokumenata. Ako dostavljeni dokumenti zahtijevaju slanje dodatnih dokumenata, ovaj se rok pomiče na 30 dana od zaprimanja posljednjeg dokumenta. U slučaju da se dokumenti ne dostave u roku od 30 dana, račun će se ograničiti, a odluka o tome kako postupiti sa sredstvima ostaje u diskrecijskom pravu uprave i pravnog odjela.
Pravilnik je društva SoftSpark Services s.r.l. da svo osoblje koje ima kontakt s klijentima ili pristup informacijama o poslovanju klijenata mora proći obuku za sprječavanje pranja novca kako bi se osiguralo da su njihovo znanje i razumijevanje na odgovarajućoj razini. Obuka će se nadalje osigurati najmanje jednom godišnje kako bi se održala svijest i osiguralo ispunjavanje zakonskih obveza društva. Svaka obuka uvažit će praktičnost dodjele različitih zadataka osoblju u skladu s njihovom ulogom, a sve dostupne informacije bitrizirat će se po načelu „potrebno je znati” (*need-to-know*). Međutim, zaposlenicima će se osigurati obuka o cjelokupnom procesu kako bi se osiguralo da svaki službenik ima cjelovito razumijevanje postupaka dubinske analize, KYC-a, AML-a i isplate, budući da su oni iznimno usko povezani.
S obzirom na ozbiljnost obveza propisanih zakonima i propisima te težinu mogućih kazni, MLRO će osigurati da su informacije o tim obvezama u svakom trenutku dostupne svim članovima osoblja. MLRO će također osigurati provođenje kontinuirane obuke, odnosno po potrebi, uključujući i na temelju izravnih zahtjeva zaposlenika.
Programi obuke uključivat će testiranje kako bi se osiguralo da je svaki pojedinac postigao odgovarajuću razinu znanja i razumijevanja. Testiranje se može provoditi na različite načine, bilo putem formalnog testiranja, procjene kroz raspravu o studijama slučaja ili drugim putem. Posebna pažnja posvetit će se potrebama obuke višeg menadžmenta i odjela za usklađenost (*compliance*), čije znanje i razumijevanje moraju biti najtemeljitiji.
– obavijestiti svakog člana osoblja o programima obuke koje su dužni proći, kao i o vremenskom rasporedu za njihov dovršetak;
– provjeriti je li svaki član osoblja dovršio dodijeljene programe obuke, uz slanje podsjetnika svima koji nisu dovršili programe u skladu s primjenjivim vremenskim rasporedom;
– voditi evidenciju o završenim obukama, uključujući rezultate testova ili drugih procjena koje dokazuju da je svaki pojedinac postigao odgovarajuću razinu kompetencije;
– ažurirati osobne spise zaposlenika s detaljima o prođenoj obuci i ostvarenim rezultatima, gdje je primjenjivo;
– uputiti višem menadžmentu sve slučajeve u kojima članovi osoblja ne reagiraju na obavijesti ili su im rezultati nezadovoljavajući, radi izdavanja ukora ili pružanja dodatne obuke, ovisno o pojedinačnom slučaju.
Po završetku ciklusa obuke, Odjel za ljudske resurse osigurat će kontinuitet tekuće obuke i također će dobivati ažurirane informacije od MLRO-a u vezi s promjenama koje se događaju na terenu, kako bi Odjel za ljudske resurse mogao osigurati da se svim zaposlenicima organizira i pruži ažurirana obuka.
– učinkovitost završenih programa; i
– davati prijedloge o različitim metodama izvođenja.
– vrste klijentskih naloga i transakcija koje se smatraju „značajnima” te ih stoga treba skrenuti pozornost njima;
– prepoznavanje klijentskih naloga i transakcija koje, iako nisu prirode koja se inače smatra „značajnom”, na neki način predstavljaju neuobičajenost ili anomaliju te bi ih trebalo razmotriti u pogledu moguće sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma. MLRO će samostalno utvrditi potrebe obuke za svoju ulogu te se osigurati da prolazi kroz kontinuirano profesionalno usavršavanje (CPE) kako je potrebno za ispunjavanje njegovih/njezinih zakonskih obveza.
Cilj svih obuka jest osigurati da je osoblje sposobno prepoznati svaki pokušaj ili stvarnu aktivnost pranja novca ili financiranja terorizma koju igrači provode prilikom korištenja usluga društva SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars koristi vanjskog pružatelja usluga (treću stranu) za postupak pojednostavljene dubinske analize te ne snosi odgovornost za pogreške ako do njih dođe na strani vanjskog pružatelja usluga.
Kada se informacije prikupljaju u svrhu dubinske analize stranke (CDD), odgovorno osoblje dužnost je:
– voditi evidenciju u spisu klijenta;
– bilježiti slučajeve u kojima zatražene informacije nisu dostavljene ili pružena objašnjenja nisu bila zadovoljavajuća;
– osigurati da se sve evidencije vode na dosljedan način kako bi bile dostupne i razumljive drugim ovlaštenim članovima osoblja, uključujući MLRO-a.
Evidencije o transakcijama i korisnicima čuvaju se od datuma transakcije, odnosno od okončanja poslovnog odnosa, sve dok SoftSpark Services s.r.l. ima valjan pravni razlog za njihovo čuvanje. Takvi su razlozi ograničeni samo na zakonske obveze kojih se SoftSpark Services s.r.l. mora pridržavati, kao što su obveze sprječavanja pranja novca, porezni propisi itd. Slijedom toga, evidencije se arhiviraju. Igrači imaju mogućnost pristupa transakcijama sa svog profila u razdoblju od 2 mjeseca.
Ako SoftSpark Services s.r.l. utvrdi da se evidencija igrača mora čuvati dulje vremensko razdoblje zbog činjenice da je u vezi s tim igračem podneseno izvješće, sve relevantne evidencije čuvat će se u aktivnom sustavu (*live system*), a neće se arhivirati. To se čini kako bi se osiguralo da SoftSpark Services s.r.l. ispunjava svoje obveze u području sprječavanja pranja novca. Nakon što provjera / istraga bude dovršena i MLRO o tome odgovarajuće obaviješten, s evidencijama će se postupati jednako kao i sa svim ostalim informacijama te će se na njih primjenjivati ista politika arhiviranja.
Usklađenost s ovim pravilnikom stalno će se provjeravati i osiguravati. Upravni odbor zadržava pravo angažiranja vanjskih revizora radi provjere pridržava li se društvo mjera utvrđenih u ovom postupku. Nalazi takvih revizija i sve odgovarajuće preporuke za djelovanje prijavit će se Upravnom odboru. Potonji će potom zatražiti povratne informacije od uprave u pogledu prijedloga koje su iznijeli revizori. Na temelju preporuka, kao i povratnih informacija uprave, direktori će donijeti odluku o tome koje procese / postupke treba izmijeniti ili uvesti. Također će se raspraviti i utvrditi vremenski okvir za provedbu. Izvješće o provedbi bilo kakvih promjena mora se podnijeti direktorima, budući da su oni u konačnici odgovorni za poslovanje društva.
MLRO će očito biti uključen i njegov će se doprinos smatrati presudnim u pogledu ovog procesa. On će biti zadužen za nadzor aspekata politika i postupaka dubinske analize stranke (CDD) i sprječavanja pranja novca u društvu. Bilo koji nedostatak u tim postupcima ili usklađenosti s njima koji zahtijeva hitnu ispravku MLRO će riješiti odmah te će o takvim incidentima izvijestiti Upravni odbor po potrebi. Također će zatražiti od Odbora da mu pruži svu potrebnu podršku.
MLRO će izravno revidirati postupak najmanje jednom godišnje. MLRO će također izvijestiti Upravni odbor o svojim nalazima. Ovo izvješće uključivat će:
– sažetak svih promjena u regulatornom okruženju (ili okruženjima) u kojima SoftSpark Services s.r.l. posluje;
– sažetak aktivnosti sprječavanja pranja novca unutar društva, uključujući broj internih izvješća o sumnji koje je zaprimio MLRO i broj izvješća podnesenih nadležnim tijelima;
– detalje o svim nedostacima usklađenosti u pogledu kojih su mjere već poduzete, zajedno s izvješćima o rezultatima;
– detalje o svim nedostacima usklađenosti u pogledu kojih je potrebno poduzeti mjere, zajedno s preporučenim radnjama, uključujući predloženi vremenski okvir i potrebnu podršku uprave;
– pregled planova za kontinuirani razvoj uključenog osoblja, uključujući periodičnu obuku i aktivnosti podizanja svijesti za sve relevantne zaposlenike.
Tamo gdje je naznačena radnja uprave, Upravni odbor zatražit će od uprave da pruži svoje povratne informacije i vremenski okvir kada će se poduzeti potrebne radnje.
Ovaj će se postupak pregledavati i ažurirati najmanje svakih šest mjeseci. Međutim, to se može odvijati i češće ako se u bilo kojem trenutku uvedu izmjene u zakonodavstvu ili smjernicama, ili ako se to smatra potrebnim.