Es política de SoftSpark Services s.r.l. que todos los miembros del personal participen activamente en prevenir que los servicios de SoftSpark Services s.r.l. sean explotados por criminales y terroristas para fines de lavado de dinero o para financiar actividades terroristas a través de ganancias obtenidas mediante apuestas en el sitio web de la empresa. Esta participación tiene como objetivos:
- Asegurar el cumplimiento de SoftSpark Services s.r.l. con todas las leyes aplicables, instrumentos legales de regulación y requisitos del organismo supervisor relevante
- Proteger a la empresa y a todo su personal como individuos de los riesgos asociados con violaciones de la ley, regulaciones y requisitos de supervisión
- Preservar el buen nombre de SoftSpark Services s.r.l. contra el riesgo de daño reputacional presentado por la implicación en actividades de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo
- Hacer una contribución positiva a la lucha contra el crimen y el terrorismo Para lograr estos objetivos, es política de SoftSpark Services s.r.l. que:
- Cada miembro del personal cumplirá con sus obligaciones personales según corresponda a su rol y posición dentro de la empresa
- Las consideraciones comerciales nunca tendrán prioridad sobre los compromisos de SoftSpark Services s.r.l. contra el lavado de dinero
- La empresa nombrará a un Oficial de Reporte de Lavado de Dinero (MLRO), y a un empleado designado para asegurar la continuidad durante su ausencia, y se les brindará toda la asistencia y cooperación por parte de todos los miembros del personal para llevar a cabo las funciones de sus nombramientos. Cualquier referencia al MLRO en este documento incluirá al empleado designado en caso de que el MLRO esté temporalmente ausente.
SoftSpark Services s.r.l. cree que antes de implementar su Procedimiento de Gestión de Fraude, es esencial identificar qué es, por un lado, el lavado de dinero, y qué, por otro lado, constituye el financiamiento del terrorismo.
El lavado de dinero es el movimiento o encubrimiento de ganancias criminales con el objetivo de oscurecer el vínculo entre el crimen y los fondos generados, para poder aprovecharse de los beneficios del crimen. Por lo tanto, el objetivo final es oscurecer la fuente de los fondos.
El financiamiento del terrorismo es el proceso de poner fondos u otros activos a disposición, directa o indirectamente, de grupos terroristas o terroristas individuales para apoyarlos en sus operaciones. Esto puede ocurrir a través de fondos provenientes de fuentes legítimas o de una combinación de fuentes legales e ilegales. De hecho, el financiamiento de fuentes legales es una diferencia clave entre las organizaciones terroristas y las organizaciones criminales tradicionales involucradas en operaciones de lavado de dinero. Aunque parecería lógico que el financiamiento de fuentes legítimas no necesitaría ser lavado, sin embargo, a menudo hay una necesidad de que los terroristas oscurezcan o disimulen los vínculos entre la organización o el terrorista individual y sus fuentes de financiamiento legítimas. Por lo tanto, el financiamiento del terrorismo se preocupa principalmente por oscurecer al destinatario final de los fondos.
En ciertos casos donde se necesita presentar un STR o SAR, la comunicación deberá mantenerse al mínimo debido a mandatos legales. Tales casos donde están involucradas terceras partes pueden a veces tomar mucho más tiempo de lo habitual y no tenemos visión ni la capacidad de acelerar tales procedimientos. A veces, varias partes están involucradas, lo que además aumenta el tiempo de resolución. Algunos casos e incidentes también requieren revisión de gestión o legal, lo que también aumenta los tiempos de resolución.
Según las leyes aplicables, SoftSpark Services s.r.l. adopta un enfoque basado en el riesgo. Por lo tanto, identifica y analiza sus riesgos y posteriormente hace uso de medidas, políticas, controles y procedimientos para frenar cualquier riesgo no deseado, entre los cuales aquellos relacionados con el lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo. El enfoque permite flexibilidad y una discreción significativa para ser ejercida por SoftSpark Services s.r.l.. Esto en sí mismo implica una responsabilidad significativa. Corresponde a SoftSpark Services s.r.l. demostrar mediante documentación adecuada, incluyendo pero no limitado a un proceso de análisis de riesgos, que ha evaluado todos los riesgos y ha implementado adecuadamente cualquier medida para controlar estos riesgos. En este sentido, esta política establece los pasos específicos que SoftSpark Services s.r.l. adoptará para asegurar que su conducta esté en línea con el Enfoque Basado en el Riesgo en lo que respecta a considerar e identificar aquellos riesgos que afectan directamente al lavado de dinero y el financiamiento del terrorismo.
La Gestión de Riesgos implica:
- reconocimiento de la existencia de riesgo
- realización de una evaluación de riesgos, y
- implementación de sistemas y estrategias para gestionar y controlar los riesgos identificados.
No hay duda de que el negocio de los juegos remotos se considera arriesgado. Sin embargo, la evaluación de riesgos identificará los riesgos clave que enfrenta la empresa, así como el nivel de estos riesgos, para que, en consecuencia, se adopten las medidas necesarias para gestionar y controlar los riesgos identificados. Este procedimiento especificará los controles y procesos que deben seguirse para asegurar que los riesgos que SoftSpark Services s.r.l. ha identificado y que enfrentará como parte de sus operaciones no se materialicen. La evaluación de riesgos organizacional de SoftSpark Services s.r.l., que debe ser aprobada por la Junta Directiva, toma en consideración los siguientes factores:
- Riesgo de Producto/Servicio/Transacción
Algunos productos/servicios/transacciones de juegos son más vulnerables a la explotación criminal que otros. Estos incluyen, por ejemplo, productos o servicios de juegos que permiten al cliente influir en el resultado de un juego, ya sea un jugador solo o en colusión con otros.
- Riesgo de Interfaz
Esto se refiere al canal a través del cual SoftSpark Services s.r.l. establece una relación comercial y/o a través del cual se realizan transacciones. Las interacciones no presenciales, como en el caso de la interfaz comercial de SoftSpark Services s.r.l., ya no se consideran automáticamente de alto riesgo, siempre que se adopten medidas y controles tecnológicos para abordar el mayor riesgo de fraude de identidad o suplantación. SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de adoptar una buena combinación de métodos de verificación basados tanto en fuentes documentales como electrónicas, como se menciona a continuación, para contrarrestar los riesgos mencionados. Por ejemplo, aunque SoftSpark Services s.r.l. hará uso de bases de datos electrónicas, es bien consciente de que las bases de datos solo confirman que los detalles de identificación proporcionados corresponden a los de una persona real, y no que el cliente sea realmente esa persona. La provisión de documentos de identificación adicionales proporcionará más pruebas de que SoftSpark Services s.r.l. estaba justificado al considerar que el cliente es realmente la persona que dice ser.
- Riesgo Geográfico
Este es el riesgo que representa para SoftSpark Services s.r.l. la ubicación geográfica de los clientes, sin embargo, también las ubicaciones geográficas de sus proveedores y prestadores de servicios. El elemento a considerar en relación con este procedimiento de gestión de fraude es principalmente el atribuible a los clientes y la fuente de fondos de dichos clientes. La nacionalidad, residencia y lugar de nacimiento de un cliente deben tenerse en cuenta, ya que podrían ser indicativos de un mayor riesgo geográfico. Los países que tienen un sistema débil contra el lavado de dinero y el terrorismo, los países conocidos por sufrir un nivel significativo de corrupción y los países sujetos a sanciones internacionales en relación con el terrorismo o la proliferación de armas de destrucción masiva se considerarán de alto riesgo. Lo contrario también es cierto y, por lo tanto, pueden considerarse como presentando un riesgo medio o bajo.
Las evaluaciones de riesgos son 'trabajos en progreso'. Tales evaluaciones deben reevaluarse constantemente a medida que surgen nuevos riesgos. Los riesgos pueden surgir debido a cambios en la tecnología, que pueden facilitar los intentos de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. Otros cambios incluyen la ampliación de la base de clientes o la adición de juegos y métodos de pago que presentan un perfil de riesgo diferente a los ya ofrecidos, lo que requerirá una revisión de la evaluación de riesgos comerciales. En ausencia de tales cambios, SoftSpark Services s.r.l. reevaluará su evaluación de riesgos comerciales al menos una vez al año, para evaluar si son necesarios cambios. Al determinar el nivel de riesgo que representa un cliente, se tomará en consideración la acumulación de todos los indicadores relevantes. Estos juntos determinan el perfil de riesgo del jugador, contribuyendo a la totalidad del perfil de riesgo del jugador.
- Riesgo del Cliente
Esto se relaciona con el tipo de cliente al que se le proporciona el servicio. La evaluación del riesgo que representa una persona natural generalmente se basa en la actividad económica de la persona y/o la fuente de riqueza. Al identificar el nivel de riesgo inherente en una relación, SoftSpark Services s.r.l. evaluará cuál sería la probabilidad de que un cliente pudiera lavar ganancias del crimen a través del servicio de SoftSpark Services s.r.l.. Un cliente con altos ingresos que gasta una cuarta parte de su salario mensual en apuestas no es probable que constituya un alto riesgo, incluso si la cantidad apostada es grande. Por otro lado, un trabajador con salario mínimo que gasta su único salario en apuestas probablemente constituirá un alto riesgo. Además, se examinará al individuo para determinar si es una persona políticamente expuesta (PEP), o de alguna manera asociada a un PEP. También se realizarán verificaciones para asegurar que el individuo no esté sujeto a sanciones u otras medidas legales.
El Procedimiento de Gestión de Fraude ahora se centrará en el procedimiento de conocer a los clientes e identificar los riesgos relacionados con sus transacciones y la procedencia de sus fondos, tanto de dónde se obtuvieron los fondos como de la fuente de los fondos de donde el cliente ha remitido los fondos.
Como se describió anteriormente, una evaluación de riesgos nunca puede ser un ejercicio único para todos. SoftSpark Services s.r.l. en este sentido llevará a cabo una evaluación de riesgos al entrar en una relación comercial con, o realizar una transacción ocasional para un cliente. A efectos de claridad, SoftSpark Services s.r.l. no aceptará jugadores corporativos, solo jugadores individuales. La evaluación de riesgos mencionada permitirá a SoftSpark Services s.r.l. desarrollar un perfil de riesgo sobre el cliente y categorizar el riesgo como bajo, medio o alto, permitiéndole así identificar los controles que deben adoptarse. El perfil de riesgo del jugador no se completará al momento del registro. La parte de registro del proceso solo significará el inicio de la recopilación de información, y como tal, el perfil de riesgo se incrementará y refinará con el desarrollo de la relación con el jugador. Dicho esto, si hubiera un cambio en la relación comercial mantenida con el cliente, lo que por lo tanto también implica un cambio en el riesgo identificado, las medidas adoptadas para controlar el riesgo se adaptarán en consecuencia. Además, el monitoreo continuo, como se explica con más detalle a continuación, asegurará que cualquier cambio en el riesgo se detecte lo antes posible. El nivel de monitoreo será proporcional al riesgo que representa el cliente en particular, pero se implementarán sistemas para detectar situaciones de riesgo en desarrollo.
Para comenzar, SoftSpark Services s.r.l. adopta medidas de CDD para determinar quiénes son sus clientes. Todos los detalles recopilados en la etapa de registro se utilizan para construir el perfil del cliente. Se realiza un perfilado adicional del cliente, basado en la actividad del cliente y también en los aspectos de comportamiento particulares. Este aspecto de perfilado ayudará a determinar el riesgo asociado al jugador en particular y, por lo tanto, también facilitará la identificación de comportamientos inusuales futuros. El CDD se divide en las siguientes tres partes:
A. Identificación y Verificación del Cliente
La identificación consiste en la recopilación de los datos personales del jugador. Esta información se recopila durante el proceso de registro. La información personal que se recopilará es para iniciar el procedimiento de Conozca a su Cliente (KYC), que incluye la recopilación de los siguientes datos personales:
a) Nombre y apellido
b) Dirección residencial permanente
c) Fecha de nacimiento, ya que el jugador debe tener más de dieciocho años de edad (o cualquier otra edad según lo aplicable en la jurisdicción particular del jugador)
d) Dirección de correo electrónico válida
e) Lugar de nacimiento
f) Nacionalidad, y
g) Número de referencia de identidad donde sea aplicable.
Una vez que se proporciona la información anterior, SoftSpark Services s.r.l. primero determinará si la persona en cuestión es una Persona Políticamente Expuesta (PEP), un miembro de la familia del PEP o un asociado comercial cercano del PEP. Se integrará y utilizará una base de datos electrónica confiable, como opensanctions.org y complyadvantage.com en este sentido. Si se determina que una persona es un PEP o está de alguna manera relacionada con un PEP, entonces la persona será considerada a sí misma como un PEP y no se le permitirá registrarse como jugador con SoftSpark Services s.r.l., ya que esta última tiene una política estricta de no aceptar PEPs como jugadores. Esto significa, por lo tanto, que la determinación de si una persona es un PEP (según la definición anterior) se llevará a cabo en la etapa de registro.
La cuenta se abrirá formalmente una vez que se haya verificado el correo electrónico del jugador. En cualquier situación en la que el jugador sea identificado inmediatamente como de alto riesgo, SoftSpark Services s.r.l. puede solicitar de inmediato detalles personales adicionales y la verificación de los mismos detalles proporcionados. En cualquier caso, SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que en todo momento pueda determinar que el cliente es quien dice ser y que las medidas adoptadas son lo suficientemente efectivas para contrarrestar el riesgo de fraude de identidad y suplantación.
La verificación consiste en confirmar los datos personales recopilados para fines de identificación mediante el uso de datos, información y documentación independientes obtenidos de fuentes confiables. Si se identifican inconsistencias en la información personal proporcionada por el cliente, SoftSpark Services s.r.l. considerará si adoptar medidas adicionales de identificación y verificación.
Esto se llevará a cabo de dos maneras:
- Fuentes documentales,
Como regla, este método de verificación se llevará a cabo haciendo referencia a documentos emitidos por el Gobierno que contengan una imagen fotográfica junto con la identidad del jugador (por ejemplo, pasaporte, tarjeta de identidad, licencia de conducir, etc.). Si no se puede verificar la dirección residencial del jugador utilizando cualquiera de los documentos mencionados, SoftSpark Services s.r.l. solicitará documentos alternativos confiables, como una factura de servicios públicos reciente, estados de cuenta bancarios, correspondencia de entidades gubernamentales o públicas, etc., para poder verificar la dirección. Los documentos solicitados se recibirán por correo electrónico y, si se considera necesario, se podrán solicitar documentos notariados.
SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que todos los documentos recibidos sean claros, legibles, de buena calidad y sean auténticos o reflejen documentos auténticos. Algunos documentos, como los pasaportes, pueden ser más fáciles de verificar ya que se pueden verificar contra otras fuentes. En otros casos, como con respecto a las facturas de servicios públicos, el proceso de verificación puede ser menos fácil. SoftSpark Services s.r.l. llevará a cabo verificaciones adicionales utilizando programas de software específicos / aplicaciones; que se integrarán como una solución para ayudar a los usuarios a realizar su trabajo.
Con respecto a la validez de la información proporcionada, SoftSpark Services s.r.l. también considerará otros datos que se recopilan del jugador, como la geolocalización, los datos de la dirección IP, etc., que deberían corroborar normalmente los datos contenidos en los documentos proporcionados por el jugador. Habrá excepciones, donde la dirección IP no coincidirá con el país / ubicación. Tales casos deberán verificarse caso por caso y la verificación / aclaración se obtendrá directamente del jugador.
- Medios electrónicos
Estos incluyen fuentes como E-ID o Bank-ID y bases de datos comerciales electrónicas. SoftSpark Services s.r.l. es muy consciente de que la fiabilidad de estas bases de datos puede no ser siempre la mejor. En este sentido, considerará qué fuente de información está alimentando la base de datos y si se sabe generalmente que dichos datos se mantienen actualizados. Al hacer uso de las bases de datos electrónicas mencionadas, SoftSpark Services s.r.l. también hará uso de otras pruebas documentales para una mejor confirmación / fiabilidad. Esto se debe a que un resultado positivo en la base de datos electrónica solo significará que hay un individuo cuyos datos personales corresponden a los proporcionados por el cliente, pero no que el cliente sea ese individuo. Por otro lado, al utilizar fuentes electrónicas como E-ID y Bank-ID, que solo se pueden acceder mediante el uso de credenciales en poder de un individuo específico, no se solicitarán medios de verificación adicionales, ya que estas fuentes se consideran que proporcionan un vínculo suficientemente fuerte.
B. Obtención de información sobre el propósito y la naturaleza prevista de la relación comercial
El objetivo detrás de la apertura de una cuenta de juego es bastante evidente y, por lo tanto, no se buscarán aclaraciones sobre por qué se ha realizado una solicitud de apertura de cuenta. Sin embargo, puede haber un motivo ulterior sobre la base del cual se abrió la cuenta, posiblemente incluso para el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo. Si SoftSpark Services s.r.l. tiene alguna sospecha de que subsiste tal motivo ulterior, entonces llevará a cabo una investigación adicional y solicitará datos y documentación adicionales para justificar sus sospechas o bien para confirmar que, de hecho, no hay indicios justificables de un motivo ilegal.
No hay un plazo o período específico cuando se llevarán a cabo estas verificaciones adicionales, ya que simplemente se llevarán a cabo cuando surja la sospecha. Por lo tanto, la investigación puede necesitar llevarse a cabo al momento del registro, mientras que en otros casos no será necesario llevarla a cabo hasta que se alcancen los umbrales obligatorios específicos de AML.
En el caso de que se deban realizar verificaciones antes del período obligatorio, SoftSpark Services s.r.l. primero recopilará suficiente información y, cuando sea necesario, documentación para establecer la fuente de riqueza del jugador. Identificar la fuente de riqueza del jugador consiste en determinar las actividades que generan el patrimonio neto del jugador, lo que luego llevará a SoftSpark Services s.r.l. a determinar si esta cantidad de riqueza justifica su nivel proyectado y real de actividad en la cuenta. SoftSpark Services s.r.l. en esta etapa también perfilará al jugador dentro de la matriz de riesgo del jugador (según la tabla en la siguiente sección). Cuando el riesgo determinado después de las verificaciones sea medio o bajo, SoftSpark Services s.r.l. aceptará una declaración del cliente con detalles, como la naturaleza del empleo/negocio, y una declaración sobre el salario anual. También se utilizarán búsquedas en redes profesionales y redes sociales para fines de verificación. Si el riesgo es alto o SoftSpark Services s.r.l. tiene dudas sobre la veracidad de la información recopilada, se solicitará al jugador que proporcione documentación adicional independiente y confiable que evidencie la supuesta fuente de riqueza. Por ejemplo, se puede pedir al individuo que envíe una copia de su nómina o que proporcione otra evidencia documentada para confirmar su declaración.
C. Monitoreo Continuo
Esto implica en última instancia el monitoreo de las transacciones de los clientes, los datos personales y los cambios en sus circunstancias o preferencias de apuestas, para asegurar que sean consistentes con la actividad anticipada, y si no lo son, identificar por qué han ocurrido los cambios. El objetivo es que las transacciones grandes inusuales subjetivamente, los cambios en los patrones de juego y otras actividades 'fuera de lo común' sean identificadas y analizadas. En este sentido, es importante que SoftSpark Services s.r.l. asegure que la información de los jugadores se mantenga actualizada. Se alentará e incluso se obligará a los jugadores a través de los términos y condiciones a informar a SoftSpark Services s.r.l. de cualquier cambio, y posiblemente proporcionar documentación para confirmar lo mismo. A través del proceso de monitoreo, se revisará el nivel de riesgo y se llevará a cabo un análisis de si la calificación de riesgo previamente establecida debe ser enmendada o no. Cualquier inconsistencia en la información deberá ser justificada y SoftSpark Services s.r.l. se reserva el derecho de solicitar evidencia adicional que corrobore.
Un monitoreo continuo adecuado también implica examinar cuidadosamente las transacciones y los patrones de juego del jugador para asegurar que estén en línea con el conocimiento de SoftSpark Services s.r.l. sobre el jugador, su actividad de juego y perfil de riesgo. Si los dos no coinciden, entonces SoftSpark Services s.r.l. cuestionará la situación de manera similar. Siempre que SoftSpark Services s.r.l. solicite más información, siempre tomará nota de sus hallazgos para evidenciar su cumplimiento. Si alguna inconsistencia identificada persiste sin ser abordada con éxito, SoftSpark Services s.r.l. analizará si se debe presentar algún informe a las autoridades pertinentes y también tomará una decisión sobre si considera necesario suspender la cuenta del jugador.
Por último, con respecto a los PEPs, puede surgir un escenario en el que un jugador no haya sido considerado un PEP en la etapa de registro, pero se convierta en uno durante el curso de la relación comercial. Si, al realizar el monitoreo continuo, SoftSpark Services s.r.l. se da cuenta de tal cambio, SoftSpark Services s.r.l. terminará su relación comercial ya que tiene una política estricta de no aceptar PEPs como jugadores. Si fuera el caso de que por alguna razón, el individuo no hubiera sido identificado como PEP incluso si lo era en la etapa de registro, pero se identifica posteriormente como tal, SoftSpark Services s.r.l. anulará cualquier ganancia obtenida por el individuo y luego transferirá los fondos depositados a la fuente original de donde se originaron los fondos. Posteriormente cerrará la cuenta del jugador, según el procedimiento establecido en la sección 3.3 a continuación.
Como se describió más arriba, la cuenta del jugador se abrirá exitosamente una vez que el jugador se registre proporcionando la información personal básica solicitada. El sistema está configurado para evitar que los menores se registren rechazando cualquier fecha de nacimiento insertada que indique que el jugador es menor de dieciocho años (o cualquier otra edad según la legislación específica, como Letonia, 21 años de edad).
Cualquier verificación de los detalles del jugador (con la excepción de las confirmaciones de PEP) puede ocurrir en cualquier momento a discreción de SoftSpark Services s.r.l.. Sin embargo, al menos, definitivamente debe llevarse a cabo cuando la cantidad depositada por los jugadores alcance el valor acumulado de € 2,000. No importa si tales depósitos se han realizado a través de una sola operación o varias operaciones que parecen estar vinculadas o no. SoftSpark Services s.r.l. por lo tanto implementará un sistema que calcule diariamente si el jugador ha alcanzado el límite de depósito de € 2,000 en su cuenta. Otro factor importante que incluirá el sistema es la identificación de posibles cuentas múltiples, que habrían sido creadas específicamente para defraudar a la empresa a través del abuso de bonos o específicamente para nunca alcanzar el límite de depósito requerido de € 2,000, y así asegurar que la cuenta permanezca sin verificar.
Hasta el momento en que se alcance este umbral, SoftSpark Services s.r.l. llevará a cabo un monitoreo continuo según el punto C de la sección 3.1 anterior, para asegurar que la información del jugador siga siendo correcta. Además, si SoftSpark Services s.r.l. nota en cualquier momento alguna inconsistencia entre la información proporcionada por el jugador y cualquier otra información que adquiera, SoftSpark Services s.r.l. cuestionará las discrepancias y tomará cualquier acción correctiva que considere necesaria. Además, si sospecha de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo, seguirá el procedimiento establecido en la sección 4 a continuación.
| Riesgo identificado | Medidas Adoptadas |
|---|---|
| Bajo | 1.Verificación de Datos Personales 2.Se lleva a cabo un Monitoreo Continuo para asegurar que la relación siga siendo de Bajo Riesgo y que no se exceda el umbral nuevamente 3.Cualquier caso sospechoso de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo debe ser reportado 4.Se recopilan datos personales adicionales según lo considere necesario SoftSpark Services s.r.l. 5.La Verificación de Datos Personales se lleva a cabo utilizando documentos que contienen fotografías del individuo |
| Medio | 1.Se recopila información sobre la Fuente de Riqueza 2.Se lleva a cabo un monitoreo continuo para poder detectar actividades inusuales, y también para mantener la información y el perfil actualizados 3.Cualquier caso sospechoso de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo debe ser reportado 4.Se recopilan datos personales adicionales según lo considere necesario SoftSpark Services s.r.l. 5.La Verificación de Datos Personales se lleva a cabo utilizando documentos que contienen fotografías del individuo |
| Alto | 1. Se recopila información sobre el origen de la riqueza 2. Se lleva a cabo un monitoreo continuo para poder detectar actividades inusuales y también para mantener la información y el perfil actualizados 3. Es posible que se necesite determinar las fuentes de fondos para transacciones específicas |
Una vez alcanzado el umbral mencionado, se confirmará el perfil de riesgo del jugador sobre la base de la evaluación de riesgos realizada de conformidad con la sección 2.2 anterior. Esta se llevará a cabo antes de que transcurran treinta días desde el momento en que se alcance el umbral de 2.000 EUR. La evaluación de riesgos determinará si el riesgo que presenta el individuo es bajo, medio o alto. Las medidas adoptadas para controlar el riesgo en cuestión varían según lo establecido en la tabla que figura a continuación:
SoftSpark Services s.r.l. permitirá a los jugadores continuar utilizando su cuenta de juego mientras siga obteniendo del jugador en cuestión la información y/o documentación necesarias, salvo que surjan o estén presentes otros factores que impidan que podamos permitirlo. No obstante, hasta el momento en que SoftSpark Services s.r.l. obtenga efectivamente la información y/o documentación mencionadas y verifique la identidad del jugador, no permitirá que el jugador realice ninguna retirada de fondos de su cuenta, independientemente del importe de que se trate.
Asimismo, si han transcurrido treinta días desde que se alcanzó el umbral de 2.000 EUR y el jugador no ha proporcionado la información y/o documentación solicitadas, SoftSpark Services s.r.l. podrá poner fin a la relación comercial con el jugador, siguiendo el procedimiento establecido en la siguiente sección.
SoftSpark Services s.r.l. terminará su relación comercial con un jugador si no proporciona la información y/o documentación solicitada, que SoftSpark Services s.r.l. le ha solicitado repetidamente. SoftSpark Services s.r.l. anulará cualquier ganancia y luego transferirá los fondos depositados a la fuente original de donde se originaron los fondos si no hay un riesgo comercial y transaccional adicional presente, como períodos de contracargo y similares. Cualquier aprobación para tal acción debe ser tomada por la alta gerencia y solo una vez que se haya asegurado de que no hay restricciones en la transferencia de los fondos. Si SoftSpark Services s.r.l. encuentra imposible remitir los fondos de regreso al jugador a través de los mismos canales, como medida de último recurso, remitirá los fondos a una única cuenta mantenida con una institución de crédito o financiera en una jurisdicción de buena reputación a nombre del jugador. Si no se dispone de tal cuenta, los fondos seguirán siendo mantenidos a nombre del jugador. Los fondos continuarán siendo mantenidos en la cuenta hasta que el jugador proporcione detalles adecuados para la transferencia. Si esto nunca se materializa, después de 30 meses, cualquier fondo restante en la cuenta también puede ser remitido a la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN. Siempre que se remitan tales fondos, SoftSpark Services s.r.l. indicará en las instrucciones que acompañan a los fondos que estos se están remitiendo debido a la imposibilidad de completar CDD. SoftSpark Services s.r.l. también considerará si hay motivos para presentar un Informe de Transacción Sospechosa (STR), según el procedimiento establecido a continuación.
SoftSpark Services s.r.l. también llevará a cabo ejercicios de diligencia debida antes de entablar relaciones comerciales con terceros. Estos ejercicios serán realizados por la alta gerencia junto con el departamento legal y el MLRO. Al igual que el CDD, la diligencia debida comercial (BDD) buscará identificar qué riesgos surgirían si SoftSpark Services s.r.l. se involucra en negocios con el tercero. Al llevar a cabo esta evaluación, se determinará si se puede establecer la fuente, naturaleza y volumen de negocios que se introducirán a través del tercero. SoftSpark Services s.r.l. también dará mucho peso al hecho de que un proveedor ya sea un proveedor aprobado según los requisitos de la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN. También se considera positivo si un proveedor que actualmente no está aprobado busca aprobación en el momento de contratar con SoftSpark Services s.r.l. La evaluación también buscará establecer si el tercero tiene relaciones comerciales con otros terceros que se sabe que no son de buena reputación, o si el tercero realiza sus negocios en o desde una jurisdicción no reputada. En este sentido, SoftSpark Services s.r.l. pedirá al tercero que le proporcione copias originales/certificadas de toda la documentación necesaria, incluyendo, certificado de incorporación de la empresa, memorando y artículos de asociación, certificado de buena reputación, estados financieros anuales, identificación de los funcionarios de la empresa, así como una lista de accionistas, y una carta de referencia bancaria, confirmando que los asuntos de la empresa se manejan de buena manera. Una vez que se haya determinado que el tercero realiza negocios de una manera que no pondrá en peligro la posición de SoftSpark Services s.r.l., entonces las partes acordarán los términos de la relación comercial y firmarán los acuerdos y documentación pertinentes. Como parte del BDD, SoftSpark Services s.r.l. llevará a cabo un monitoreo continuo para asegurar que el tercero aún realice sus negocios de manera diligente, basado en su propia experiencia de la manera en que se brindan los servicios. Además, SoftSpark Services s.r.l. también se reserva el derecho de incluir una cláusula de Derecho de Auditoría en el acuerdo que firme con el tercero, si se considera necesario.
Cualquier revisión de lavado de dinero realizada se anotará por separado en el expediente del tercero. En cualquier caso, SoftSpark Services s.r.l. siempre se reservará el derecho de terminar su relación comercial con cualquier tercero si siente que al realizar negocios con el tercero, está poniendo en riesgo su cumplimiento con sus obligaciones de lavado de dinero y financiamiento del terrorismo. Se notificará a la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN según el acuerdo y según los requisitos de la misma autoridad.
SoftSpark Services s.r.l. puede decidir confiar en la información y documentación recopilada en la etapa de incorporación del cliente por un tercero, y/o contratar a un agente. En cualquiera de los casos, SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que el tercero esté establecido en un Estado miembro de la UE o en una jurisdicción de buena reputación que adopte las mismas medidas de lucha contra el lavado de dinero o contra el financiamiento del terrorismo que las establecidas en las leyes aplicables de Anjouan, o medidas equivalentes a estas. Al determinar esto último, SoftSpark Services s.r.l. se basará en fuentes reputadas como los informes de evaluación del Grupo de Acción Financiera sobre el Lavado de Dinero, Informes del FMI, etc.
Si SoftSpark Services s.r.l. decide confiar en la información proporcionada por un tercero, aún puede solicitar al jugador que le proporcione cualquier documento de verificación. En tales circunstancias, SoftSpark Services s.r.l. aún llevará a cabo la evaluación de riesgo basada en el cliente por sí misma, determinará la calificación de riesgo del cliente y realizará un monitoreo continuo. La relación entre SoftSpark Services s.r.l. y el tercero se establecerá en un acuerdo, y una de las condiciones será que el tercero proporcione a SoftSpark Services s.r.l. documentos relacionados con los jugadores, inmediatamente cuando se le solicite. SoftSpark Services s.r.l. también incluirá una cláusula de Derecho de Auditoría en el acuerdo y de hecho probará periódicamente este arreglo, para asegurar que se estén recopilando los detalles personales y la documentación necesaria de los jugadores según las especificaciones acordadas.
Una copia de este procedimiento también se proporcionará al tercero para asegurar que los requisitos de CDD y los umbrales aplicables se comuniquen adecuadamente, y así el tercero nunca tendrá la excusa de que no estaba al tanto de cuáles son los requisitos aplicables de la empresa. SoftSpark Services s.r.l. puede, siempre que la ley lo permita, optar por utilizar los servicios de agentes para incorporar o atender a los clientes. SoftSpark Services s.r.l. puede solicitar al agente que lleve a cabo los controles necesarios de lucha contra el lavado de dinero/contra el financiamiento del terrorismo y la adopción de medidas al incorporar o atender a uno de los clientes de SoftSpark Services s.r.l. En cualquier caso, sin embargo, SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que cualquier aplicación de medidas de CDD se lleve a cabo de manera diligente y según lo requerido por las leyes aplicables. SoftSpark Services s.r.l. es muy consciente de que al ejercer la dependencia o hacer uso de agentes, sigue siendo en última instancia responsable de asegurar que está cumpliendo con sus obligaciones de lucha contra el lavado de dinero/contra el financiamiento del terrorismo.
Aunque la descripción detallada de las responsabilidades del MLRO se establece en la Política de Roles y Responsabilidades de Recursos Humanos, la principal responsabilidad del MLRO será considerar cualquier informe interno de transacciones inusuales o sospechosas que se presenten dentro de la empresa, y dar seguimiento a estos informes y también presentar un STR ante la Unidad de Análisis de Inteligencia Financiera (FIAU), cuando se considere necesario. El MLRO también actuará como el canal principal a través del cual se llevarán a cabo las comunicaciones con la FIAU. Se asegurará de que SoftSpark Services s.r.l. esté implementando efectivamente las políticas y procedimientos que ha adoptado para abordar sus obligaciones de lucha contra el lavado de dinero/contra el financiamiento del terrorismo. El MLRO será responsable de monitorear cualquier actualización sobre sanciones
listas como la del Grupo de Acción Financiera (GAFI) y la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC). Luego actualizará al resto del personal sobre cualquier enmienda a las listas de sanciones y cualquier cambio fundamental en la ley aplicable. SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que la persona designada como MLRO tenga suficiente antigüedad y autoridad para poder actuar independientemente de su gestión.
El MLRO tendrá acceso a toda la información/documentación necesaria y a los empleados de la empresa para llevar a cabo efectivamente sus obligaciones. SoftSpark Services s.r.l. también ha designado a un empleado designado que podría actuar como el MLRO durante la ausencia del MLRO. Los nombramientos del MLRO, así como del empleado designado, se darán a conocer a la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN, para que la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN, así como la FIAU, puedan dirigir consultas y solicitudes directamente a ellos, siempre que surja la necesidad. Por lo tanto, tales individuos actuarán como un punto de contacto entre SoftSpark Services s.r.l. y las autoridades relevantes en asuntos relacionados con la lucha contra el lavado de dinero/contra el financiamiento del terrorismo.
SoftSpark Services s.r.l. puede desarrollar una sospecha o tener motivos razonables para sospechar que la actividad en una cuenta está vinculada al lavado de dinero o al financiamiento del terrorismo. En ese momento, SoftSpark Services s.r.l. se asegurará de que se cumplan todos los requisitos de CDD, independientemente de si se ha alcanzado algún umbral aplicable. Consecuentemente, presentará un STR lo antes posible.
4.2.1 Procedimientos de Reporte Interno
Como se detalla más adelante en la sección 6 a continuación, todo el personal que se comunique con los jugadores, o tenga acceso a información sobre los asuntos de los clientes, recibirá capacitación sobre lavado de dinero. De esta manera, podrán identificar qué acciones de los jugadores deberían llevarlos razonablemente a sospechar que se está intentando o se ha llevado a cabo una actividad de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. Por ejemplo, se esperaría que se den cuenta de que si un jugador intenta registrar más de una cuenta con SoftSpark Services s.r.l., o si deposita cantidades considerables durante una sola sesión mediante múltiples tarjetas prepagas, entonces tales acciones deberían constituir indicadores o señales de alerta que deberían llevarlos a cuestionar el comportamiento del jugador. En ese momento, el empleado puede buscar sutilmente explicaciones del jugador, sin revelar su sospecha al jugador. Esta divulgación está prohibida, ya sea directa o indirectamente, y por lo tanto todos los miembros del personal deben ser astutos en este aspecto. Si el oficial no logra obtener información convincente, y después de una consideración completa el oficial sigue sospechando de un juego sucio, entonces en ese momento informará a su superior inmediato. Obviamente, antes de informar a su superior, el empleado deberá estar satisfecho de que hay una clara indicación de intención de eludir las salvaguardias, y que está presente el uso del sistema financiero para fines criminales.
Puede haber casos en los que el gerente no esté de acuerdo con el oficial, pero el oficial aún sienta que tiene motivos razonables para sospechar de irregularidades. En tales circunstancias, el empleado debe informar al MLRO de todos modos de sus sospechas. El empleado puede discutir el asunto directamente con el MLRO y no está obligado a informar o involucrar a su gerente. Al recibir el informe interno del empleado, el MLRO acusará recibo por escrito, refiriéndose al informe por su fecha y número de archivo único, sin incluir el nombre de la(s) persona(s) sospechosa(s). De esta manera, se considerará que la obligación legal del oficial de informar se ha cumplido. El empleado solo podrá discutir el asunto internamente con la gerencia, o con otros empleados, si se considera necesario, después de haber obtenido la aprobación del MLRO. Cualquier discusión externa está prohibida y se considerará como una advertencia. Si surgen circunstancias que dificultan que el empleado se comunique con el jugador sin arriesgar la posibilidad de advertir, el empleado debe buscar asesoramiento y seguir las instrucciones del MLRO. Este procedimiento constituirá el procedimiento interno de SoftSpark Services s.r.l. para reportar actividad y transacciones sospechosas.
4.2.2 Procedimientos de Reporte Externo
Como ya se describió en la sección anterior, el MLRO recibirá y evaluará los informes internos de sospecha. Abrirá y mantendrá un registro detallando el progreso relacionado con cada informe, anotando cualquier información que necesite ser documentada para asegurar que se mantenga un registro adecuado de las razones que llevaron a su decisión. Dicha documentación también puede ser utilizada para ayudar a las Autoridades en cualquier análisis o investigación del lavado de dinero o financiamiento del terrorismo sospechado, cuando tales detalles sean solicitados directamente al MLRO. Este registro será mantenido por el MLRO y solo será accesible para él, y no formará parte del expediente del jugador. El MLRO reunirá toda la información necesaria y planteará cualquier pregunta a cualquiera de los empleados de SoftSpark Services s.r.l. como parte de su investigación. Los empleados (ya sea aquellos que hayan presentado el informe interno u otros) proporcionarán al MLRO información relevante. Al hacerlo, no estarán violando su obligación de confidencialidad del cliente. Una vez que el MLRO decida que hay motivos razonables que justifican la presentación de un STR a través del sistema de presentación en línea de la Autoridad, hará esta divulgación formal a la FIAU en nombre de SoftSpark Services s.r.l.. No se harán copias de los informes internos o externos. El MLRO mantendrá dichos registros seguros. El MLRO, cuando sea apropiado, informará al originador del informe interno si se ha realizado o no una divulgación formal. Después de una divulgación formal, el MLRO tomará las acciones requeridas por las Autoridades en relación con la divulgación y seguirá sus instrucciones en consecuencia.
4.2.3 ¿Qué debería dar lugar a una actividad sospechosa?
Para mayor claridad, el reporte de STR cubrirá:
Cualquier actividad que lleve a SoftSpark Services s.r.l. a pensar que una persona está vinculada al lavado de dinero/financiamiento del terrorismo o a cualquier producto del delito, o que cualquiera de los dos se está cometiendo, o puede ser cometido, independientemente de si se han realizado transacciones o no.
Cualquier instancia en la que hechos objetivos lleven a SoftSpark Services s.r.l. a tener motivos razonables para sospechar que el lavado de dinero/financiamiento del terrorismo o de productos del delito puede estar ocurriendo.
SoftSpark Services s.r.l. estará obligada a presentar un STR ante la FIAU con respecto a la actividad realizada sobre la base de su Licencia de Juegos de Anjouan, y notificar en consecuencia a la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN, cuando se considere necesario y según las instrucciones dadas por la FIAU.
4.2.4 Detener/continuar el trabajo tras una sospecha
Debido a la naturaleza de los productos y servicios de juego ofrecidos por SoftSpark Services s.r.l., y la naturaleza de las transacciones en cuestión, SoftSpark Services s.r.l. no siempre estará en posición de abstenerse de llevar a cabo una transacción pendiente antes de la presentación de un STR. Esto se debe a que si SoftSpark Services s.r.l. se abstiene de aceptar una transacción cuando normalmente lo hace de inmediato, el retraso en la aceptación puede hacer que el jugador sepa que se le sospecha de actividad fraudulenta. Cualquier retraso puede perjudicar un análisis o investigación de la transacción sospechosa. Por lo tanto, siempre que SoftSpark Services s.r.l. sospeche de lavado de dinero/financiamiento del terrorismo, entonces SoftSpark Services s.r.l. procederá con la ejecución de la transacción sospechosa. Sin embargo, SoftSpark Services s.r.l. presentará un STR a la FIAU inmediatamente después de la ejecución de la transacción.
4.2.5 Prohibición de Divulgación
✓ Divulgaciones a la Autoridad de supervisión, en este caso la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN;
✓ Divulgaciones entre personas sujetas en el mismo grupo;
✓ Divulgaciones entre una persona sujeta que realiza una 'actividad relevante' y otra persona que realiza actividades similares y donde se imponen requisitos similares por la jurisdicción. Las personas están dentro de la misma persona jurídica o dentro de una estructura más grande a la que pertenecen, que tienen propiedad, gestión común;
✓ Compartir información basada en la misma transacción, donde las personas sujetas y la actividad relacionada están sujetas a las mismas obligaciones legales y las personas son de la misma categoría profesional y, por lo tanto, tienen obligaciones similares con respecto al secreto profesional y la protección de datos;
✓ Divulgaciones por una persona sujeta en el curso de procedimientos iniciados con respecto a retrasos en la realización de transacciones, donde la persona sujeta estaba realmente siguiendo instrucciones según la FIAU;
✓ Divulgación por una persona sujeta a una autoridad de supervisión según la solicitud realizada por la autoridad de supervisión, en este sentido, la AUTORIDAD DE JUEGOS DE ANJOUAN.
SoftSpark Services s.r.l. también considerará cuidadosamente cualquiera de las medidas que decida adoptar frente al jugador sospechoso, como consecuencia de la presentación de un STR. Para no poner en peligro ninguna investigación, antes de emprender cualquier acción de este tipo, SoftSpark Services s.r.l. buscará orientación de los analistas de la FIAU. SoftSpark Services s.r.l. considerará, en la medida de lo posible, tales acciones como una medida de último recurso, y no sobrecargar innecesariamente a la FIAU con cada pequeña sospecha. En casos de sospechas menores que no justifiquen un informe, en su lugar aumentará el monitoreo continuo y solo presentará STRs a la FIAU una vez que persista una sospecha o aumenten los indicadores. SoftSpark Services s.r.l. asegurará una adecuada documentación de tal toma de decisiones interna.
Siempre que un jugador realice una solicitud de retiro, independientemente del método de pago utilizado, SoftSpark Services s.r.l., antes de acceder a dicha solicitud, se asegurará de que la institución a la que se remitirán los fondos esté situada en una jurisdicción de buena reputación y tenga requisitos equivalentes de lucha contra el lavado de dinero/contra el financiamiento del terrorismo que sean aplicables a SoftSpark Services s.r.l.. Obviamente, esto también se relaciona con las instituciones de donde se aceptan los depósitos de los jugadores. Como regla general, los retiros solo se procesarán a la misma fuente de donde se originaron los fondos. Esta medida limitará el riesgo de retiros exitosos de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo.
Las solicitudes de retiro se llevarán a cabo según el siguiente procedimiento:
✓ Las solicitudes de retiro se procesarán inmediatamente al solicitarlas.
✓ No se pueden procesar retiros en efectivo bajo ninguna circunstancia. Las transacciones en efectivo están específicamente prohibidas y de hecho no hay métodos que los jugadores puedan aplicar para procesar transferencias de fondos en efectivo.
✓ Se verificará el juego, así como todas las transacciones financieras.
✓ SoftSpark Services s.r.l. también considerará si las personas están jugando de manera justa, o si el sistema de juego ha sido manipulado de alguna manera, o si el sistema está, alternativamente, funcionando mal, y el jugador estaba de alguna manera aprovechándose de algún error sin, en consecuencia, informar a SoftSpark Services s.r.l., según los requisitos de los Términos y Condiciones.
✓ También se hará referencia a si se ha llevado a cabo la verificación de CDD. Si aún no se ha llevado a cabo ya que no se alcanzó el requisito de depósito, se tomará una decisión de gestión sobre si se considera necesario realizar la verificación de CDD en esta etapa antes de completar el proceso de retiro.
✓ También se lleva a cabo/verifica la evaluación de riesgos para asegurar que se determine el riesgo del jugador en relación con su actividad con SoftSpark Services s.r.l.
✓ Los requisitos de CDD aplicables serán según la sección 3.2 anterior.
✓ Si el jugador no proporciona los documentos necesarios para que se lleve a cabo la verificación, cuando se le solicite, o si queda claro que la verificación no puede llevarse a cabo porque el individuo ha actuado de manera fraudulenta, no se procesarán los retiros. Una vez que quede claro para SoftSpark Services s.r.l. que el individuo estaba intentando actuar de manera fraudulenta, bloqueará la cuenta del jugador, anulará todas las ganancias y simplemente devolverá el depósito a la cuenta de donde se originaron los fondos.
✓ En el caso de que no se puedan procesar retiros a la cuenta de donde se originaron los fondos, como cuando el jugador está utilizando Mastercard o Paysafecard, entonces SoftSpark Services s.r.l. solicitará formalmente documentos de verificación del jugador y también solicitará detalles de otro sistema de pago que pueda confirmarse que está a nombre del jugador y, por lo tanto, minimizando el riesgo de remitir fondos a un individuo diferente de la persona que originalmente remitió los depósitos. Este proceso está en su lugar para desalentar el robo de tarjetas de crédito y el robo de identidad.
En el caso de que se requiera un pago manual debido a cierres de cuentas, los pagos se realizarán dentro de 10 días hábiles, siempre que el monto no exceda el límite de retiro semanal y siempre que no haya otra revisión de fraude o verificación pendiente sin satisfacer.
En el caso de que se requieran documentos de fuente de fondos/origen de riqueza, la decisión se tomará dentro de los 30 días posteriores a la recepción de todos los documentos requeridos. Si los documentos proporcionados requieren que se envíen más documentos, este plazo se desplaza a 30 días desde la recepción del último documento. En caso de que los documentos no se proporcionen dentro de los 30 días, la cuenta será restringida y la decisión sobre cómo proceder con los fondos queda a discreción de la gerencia y el departamento legal.
Es política de SoftSpark Services s.r.l. que todo el personal que tenga contacto con clientes, o acceso a información sobre los asuntos de los clientes, reciba capacitación sobre lavado de dinero para asegurar que su conocimiento y comprensión estén a un nivel adecuado. Además, se proporcionará capacitación al menos una vez al año para mantener la conciencia y asegurar que se cumplan las obligaciones legales de la empresa. Cualquier capacitación impartida tomará en consideración la practicidad de asignar diferentes tareas al personal según su rol, y toda la información accesible será en base a la necesidad de saber. Sin embargo, se proporcionará capacitación sobre todo el proceso a los empleados, para asegurar que cada oficial tenga una comprensión holística de los procedimientos de diligencia debida, KYC, AML y pago, ya que estos están muy relacionados.
A la luz de la seriedad de las obligaciones impuestas por la ley y las regulaciones, y la gravedad de las posibles sanciones, el MLRO se asegurará de que la información sobre estas obligaciones esté disponible para todos los miembros del personal en todo momento. El MLRO también se asegurará de que se proporcione capacitación continua, es decir, cuando surja la necesidad, incluso en base a solicitudes directas realizadas por los empleados.
Los programas de capacitación incluirán pruebas para asegurar que cada individuo haya alcanzado el nivel adecuado de conocimiento y comprensión. Las pruebas pueden llevarse a cabo de diversas maneras, ya sea a través de pruebas formales, evaluación mediante discusión de estudios de caso u otros medios. Se dará especial consideración a las necesidades de capacitación de la alta gerencia y del equipo de cumplimiento, cuyo conocimiento y comprensión deben ser los más completos.
✓ informar a cada miembro del personal sobre los programas de capacitación que deben realizar y el calendario para completarlos;
✓ verificar que cada miembro del personal haya completado los programas de capacitación asignados, emitiendo recordatorios a aquellos que no hayan completado los programas según el calendario aplicable;
✓ mantener registros de la capacitación completada, incluidos los resultados de las pruebas u otras evaluaciones que demuestren que cada individuo ha alcanzado un nivel adecuado de competencia;
✓ actualizar los archivos personales de los empleados con detalles de la capacitación realizada y los resultados obtenidos cuando corresponda;
✓ referir a la alta gerencia cualquier caso en el que los miembros del personal no respondan o cuyos resultados sean insatisfactorios, para emitir reprimendas o proporcionar capacitación adicional según el caso individual.
Al completar un ciclo de capacitación, el Departamento de Recursos Humanos asegurará la continuidad de la capacitación continua y también obtendrá actualizaciones del MLRO en relación con los cambios que ocurran en el campo, para que el HR pueda asegurar que se organice y proporcione capacitación actualizada a todos los miembros del personal.
✓ la efectividad de los programas completados; y
✓ hacer sugerencias sobre diferentes métodos de entrega.
✓ el tipo de instrucciones y transacciones de los clientes que cuentan como 'significativas' y, por lo tanto, deben ser llevadas a su atención
✓ identificar instrucciones y transacciones de clientes que, aunque no sean de una naturaleza que normalmente cuente como 'significativa', son de alguna manera inusuales o anómalas y deben considerarse con respecto a una posible sospecha de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo. El MLRO determinará las necesidades de capacitación para su propio rol y se asegurará de que se someta a Educación Profesional Continua (CPE) según sea necesario para cumplir con sus obligaciones legales.
El objetivo de toda la capacitación proporcionada es asegurar que el personal sea capaz de identificar cualquier intento o actividad real de lavado de dinero o financiamiento del terrorismo ejercida por los jugadores al utilizar los servicios de SoftSpark Services s.r.l.
Chipstars está utilizando un proveedor externo de terceros para el procedimiento de verificación de diligencia debida simplificada y no es responsable de los errores si ocurre un error en el lado del proveedor externo.
Cuando se recopila información con fines de CDD, el personal de servicio responsable hará lo siguiente:
✓ mantener registros en el expediente del cliente.
✓ registrar casos en los que la información solicitada no se ha proporcionado, o las explicaciones proporcionadas no han sido satisfactorias.
✓ asegurar que todos los registros se mantengan de manera consistente para que sean accesibles y comprensibles para otros miembros autorizados del personal, incluido el MLRO.
Los registros de transacciones y clientes desde la fecha de la transacción y el final de la relación comercial, respectivamente, se mantienen mientras SoftSpark Services s.r.l. tenga una razón legal válida para mantener dichos registros. Tales razones están limitadas solo a obligaciones legales que SoftSpark Services s.r.l. necesita cumplir, como obligaciones de lucha contra el lavado de dinero, regulaciones fiscales, etc. Los registros se archivan en consecuencia. Los jugadores tienen la posibilidad de acceder a las transacciones desde su perfil durante un período de 2 meses.
Si SoftSpark Services s.r.l. determina que el registro de un jugador necesita ser retenido por un período prolongado de tiempo debido al hecho de que se ha presentado un informe con respecto a ese jugador, todos los registros relevantes se retendrán en el sistema en vivo y no se archivarán. Esto se hace para asegurar que SoftSpark Services s.r.l. cumpla con sus obligaciones de lucha contra el lavado de dinero. Una vez que se haya completado la investigación y el MLRO haya sido informado en consecuencia, los registros se tratarán de manera similar a toda la demás información y se aplicará la misma política de archivo.
El cumplimiento de esta política será constantemente probado y asegurado. La Junta Directiva se reserva el derecho de contratar auditores externos para examinar si la empresa está cumpliendo con las medidas establecidas en este procedimiento. Los hallazgos de dichas auditorías y cualquier recomendación apropiada para la acción se informarán a la Junta Directiva. Esta última solicitará luego comentarios de la gerencia con respecto a las sugerencias hechas por los auditores. Basado en las recomendaciones, así como en los comentarios de la gerencia, los directores tomarán una decisión sobre qué procesos/procedimientos enmendar o introducir. También se discutirá y decidirá un cronograma para la implementación. Los comentarios sobre la implementación de cualquier cambio se informarán a los directores, ya que son en última instancia responsables de las operaciones de la empresa.
El MLRO obviamente estará involucrado y su aporte se considerará primordial con respecto a este proceso. Se le asignará la tarea de monitorear aspectos de las políticas y procedimientos de CDD y lucha contra el lavado de dinero de la empresa. Cualquier deficiencia en estos procedimientos o el cumplimiento de los mismos, que requiera rectificación urgente, será tratada de inmediato por el MLRO, quien informará de tales incidentes a la Junta Directiva según corresponda. También solicitará a la Junta que le brinde cualquier apoyo necesario.
El MLRO auditará el procedimiento directamente, al menos anualmente. El MLRO también informará sus hallazgos a la Junta Directiva. Este informe incluirá:
✓ un resumen de cualquier cambio en el entorno regulatorio en el que opera SoftSpark Services s.r.l.
✓ un resumen de las actividades de AML dentro de la empresa, incluido el número de informes internos de sospecha recibidos por el MLRO y el número de divulgaciones realizadas a las Autoridades.
✓ detalles de cualquier deficiencia de cumplimiento sobre la que ya se haya tomado acción, junto con informes de los resultados.
✓ detalles de cualquier deficiencia de cumplimiento sobre la que se necesite tomar acción, junto con acciones recomendadas, incluyendo el plazo sugerido y el apoyo de la gerencia requerido.
✓ un esquema de planes para el desarrollo continuo del personal involucrado, incluyendo actividades periódicas de capacitación y concienciación para todo el personal relevante.
Donde se indique acción de gestión, la Junta Directiva solicitará a la gerencia que proporcione su retroalimentación y cronograma de cuándo se tomará la acción necesaria.
Este procedimiento será revisado y actualizado al menos cada seis meses. Sin embargo, esto puede ocurrir con más frecuencia, si se introducen cambios en la legislación o las directrices en cualquier momento, o si se considera necesario.